- No es suficiente estar ocupado, también lo están las hormigas
- El correo electrónico y las reuniones son asesinos de tiempo
En las antiguas Grecia y Roma, para controlar la duración de los turnos de intervención en los tribunales se utilizaba un cronómetro de agua llamado clepsidra, un medidor de tiempo cuyo nombre, no por casualidad, proviene del verbo robar. Y no hay nada peor que dejar que nos roben el tiempo. Sin duda es nuestro recurso más preciado, dado que el que perdemos no puede recuperarse.
Hoy en día, más que nunca, nos asaltan diversos ladrones de tiempo que merman nuestra capacidad de acción y nuestra productividad; y el primer paso para ponerlos a buen recaudo es identificarlos.
Empecemos por las constantes interrupciones. Para vivir un tiempo de calidad y efectividad, necesitamos estar concentrados en una sola cosa con atención plena, lo que implica ignorar el resto de estímulos. Sí que es cierto que podemos hacer dos cosas a la vez (el conocido multitasking), pero siempre que la complejidad de dichas actividades sea baja. Esto es, podrás cocinar mientras ves la televisión, pero no redactar un recurso de apelación mientras atiendes a cada persona –compañeros con dudas, asistentes, clientes desocupados– que se asoma por la puerta del despacho. El cerebro está preparado para hacer dos cosas a la vez, en efecto, pero no para concentrarse en ambas al mismo tiempo. Y no te imaginas el tiempo que precisamos para, tras la distracción, recuperar el nivel original de atención.
También son ladrones de tiempo los compromisos sociales o profesionales a los que asistimos porque no sabemos decir que no; y las distracciones derivadas de la tecnología, como los grupos de WhatsApp (comienza por deshabilitar las notificaciones y, en el ordenador, ir cerrando las pestañas de internet que no uses). Pero voy a detenerme en otros dos que, especialmente en los despachos, suelen pasar inadvertidos y que, más que ladrones, son asesinos de tiempo.
En primer lugar, los correos electrónicos. El e-mail no es un medio urgente de comunicación, así que no has de reaccionar como si lo fuera. Si te dedicas a ser el gestor de tu correo en vez de hacer tus tareas principales, estarás dejando que otros marquen tu agenda, que decidan a qué dedicas tu tiempo y tu energía. Tal vez te mantengas ocupado, pero eso es solo un espejismo de ser productivo. Como decía el pensador norteamericano H. D. Thoreau, «no es suficiente estar ocupado; también lo están las hormigas».
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