Los primeros días en los que nos reincorporamos al trabajo tras el periodo vacacional suelen ser bastante anárquicos. Los saludos y la inevitable charla con los compañeros; el examen de la documentación que ha entrado durante el mes de agosto; la necesidad de comenzar a planificar nuestros próximos trabajos; las primeras llamadas de clientes… Lo cierto es que para un abogado, los días de vuelta al trabajo no son días normales, por lo que, de entrada, los damos por perdidos a efectos de la realización de un trabajo verdaderamente productivo, asimilándolos más a un “aterrizaje” o puesta en materia.
No obstante, coincidiendo con estos primeros días post vacacionales, en nuestro despacho realizamos desde hace años una actividad que denominamos "Alarde", y que constituye un medio ideal para afrontar el comienzo "del curso" de la forma más productiva. Es objeto del presente post, explicaros este proceso (que supongo que es utilizado por muchos compañeros), y animaros a que lo llevéis a cabo en estos días.
Comenzando con la denominación, el término Alarde lo hemos importado del denominado Alarde Judicial, recogido en los artículos 317.3 de la Ley Orgánica del Poder Judicial y 125.2.a) del Reglamento 1/2011, de la Carrera Judicial, que establecen un sistema de organización y control de los asuntos judiciales que se lleva a cabo tras la marcha del Juez o Magistrado del órgano judicial. Sustancialmente, el Alarde Judicial se realiza confeccionando relaciones, numeradas e individualizadas por anualidades, de todos los asuntos que se encuentren pendientes de dictar auto o sentencia, agrupándose según su diferente naturaleza e indicándose el trámite procesal en que estos asuntos se encuentran, la fecha de la última actuación y la resolución judicial de la que penden.
Dicho esto, la elaboración del Alarde que llevamos a cabo en el despacho (no sólo tras las vacaciones, sino con periodicidad mensual) no es más que un examen de todos los asuntos cuya defensa tiene el abogado asignado y que se encuentran (siguiendo la terminología usada en el despacho) en estado de ABIERTOS (se está realizando alguna acción en el asunto en la fecha del alarde y se encuentran en el despacho del abogado a mano) o DORMIDOS (asuntos en los que estamos trabajando pero respecto de los que no hay que realizar acción alguna de momento y se encuentran "archivados" en los armarios), con el fin de conocer el estado real de los mismos y, sobre la base de dicha información, tomar las decisiones estratégicas oportunas. Como veremos a continuación, son diversos los objetivos/beneficios que se consiguen con un Alarde bien realizado.
Respecto a los recursos o material que debemos emplear, necesitamos las carpetas físicas con todos los expedientes activos y dormidos, el programa informático del despacho que disponga de la base de datos de los expedientes, la agenda de señalamientos y vencimientos y una hoja donde recogeremos las acciones a realizar. Naturalmente, last but not least, necesitamos tiempo, pues este proceso puede durar una jornada entera de trabajo (o más), sin perjuicio de las tareas que posteriormente tenga que realizar el personal administrativo para regularizar la situación.
El proceso a seguir es simple y podría dividirse en dos fases. En la primera, siguiendo el orden del archivo de los asuntos que aparece en el programa de gestión, vamos examinando físicamente expediente por expediente, con el fin de conocer el estado real del mismo (última acción o resolución judicial, vencimientos, impulso a realizar, etc…) y a la vista de dicha información:
1º.- Se toma una decisión sobre el estado del asunto (abierto, dormido o cerrado), ya que un asunto puede aparecer como abierto o dormido cuando ya esté concluido (cerrado) o incluso estar dormido, pero ser necesaria su activación. Todo esto podrá suponer un cambio en el registro informático y en el sistema de archivo físico del expediente.
2º.- Se comprueba el vencimiento o señalamiento del asunto y se coteja con el existente en la Agenda.
3º.- Si es conveniente realizar una acción próximamente, se anota en la hoja el número de expediente y la acción a realizar.
4º.- Si consideramos que podemos delegar el asunto en otro compañero, este es el momento de tomar la decisión.
Dado que es fundamental el manejo del expediente físicamente, es aconsejable recoger los datos anteriores (estado, vencimiento, acciones y delegación) en la hoja de acciones a realizar. Una vez terminado el examen físico, podemos trasladar más cómodamente la información de la hoja al programa informático (2ª fase del Alarde), conservando la hoja de acciones para un posterior proceso de planificación de nuestros trabajos.
Como vemos, si bien es un proceso casi artesanal, lo cierto es que con el mismo se consiguen diversos objetivos/beneficios de suma importancia:
1º.- Adquirimos un conocimiento general de todos los asuntos que estamos llevando a través de una puesta al día de los mismos.
2º.- Actualizamos el estado de los asuntos, con lo que lograremos conocer nuestra carga real de trabajo, y dispondremos de un archivo totalmente renovado.
3º.- Realizamos un doble control de la información recogida en el programa, especialmente en cuanto a vencimientos y señalamientos.
4º.- Nos facilita el futuro proceso de planificación de los asuntos.
5º.- Nos ofrece una oportunidad para llevar a cabo delegaciones de tareas con el conocimiento e información necesaria.
Para concluir, dos advertencias finales: La primera es que el Alarde no puede sustituir el sistema de recogida de información periódica de los asuntos en el programa del despacho, más bien es una medida de control de dichos datos ya informatizados. En segundo lugar, al realizar el alarde no hay que desfallecer, ya que si bien se empieza muy animado, la cosa va cambiando cuando llegamos a los expedientes más recientes (momento en el que, además, estamos más cansados) ya que entonces es cuando nos damos cuenta de la extraordinaria carga de trabajo la que tendremos que enfrentarnos en el futuro frente a la escasez del tiempo para resolverla. Aquí se aconseja descansar un poco y, puestos en materia, ser honestos y detenerse en lo que haga falta en el asunto y apuntar todo lo que tengamos que hacer al respecto. Ya tendremos tiempo de planificar.
