Como hemos tratado en este blog con cierta reiteración, la hoja de encargo constituye un instrumento extraordinario para que el abogado siente las bases de una relación profesional estable y estructurada con el cliente. Sin embargo, conforme a nuestra normativa deontológica el empleo de la hoja de encargo no pasa de constituir una mera recomendación, muy conveniente, eso sí, pero que deja en manos del abogado la decisión final de su uso.
Por lo tanto, en esta materia rige la libertad de forma acorde con el principio que rige en nuestro ordenamiento jurídico, por lo que la hoja de encargo podrá formalizarse cabo tanto verbalmente como documentalmente.
Respecto a la primera opción, lo cierto es que las particularidades técnicas y jurídicas que alberga la hoja de encargo hacen poco recomendable el empleo del pacto verbal. Creo que en este punto hay poco que razonar, máxime cuando en el clausulado suelen recogerse estipulaciones que regulan la naturaleza económica de la relación.
En cuanto a la segunda opción, es decir, documentar la hoja de encargo, es obvio que es la más recomendable, puesto que de esta forma ambas partes conocerán con precisión desde el principio los términos de la relación contractual, dándose cumplimiento, especialmente por parte del abogado, a los principios de transparencia y previsibilidad, garantizándose igualmente el devenir de una relación bien estructurada y en la que se producirán escasas sorpresas y, caso de acaecer alguna, qué duda cabe que existirán mecanismos precisos para solventarlas.
Ahora bien, cuestión distinta es la forma que debemos seguir para documentar la hoja de encargo.
En tal sentido, la práctica profesional aconseja regular con máximo detalle la relación. No obstante, al cliente, especialmente al cliente persona física o el portador de casos relativamente sencillos o poco complejos, no es amigo de documentos extensos y de un clausulado meticuloso, máxime cuando estamos en las primeras fases de la relación y tiene que decidir si realiza o no el encargo. Por ello, es habitual que tras el primer contacto se envíe al cliente una propuesta u oferta de servicios en la que se detallen los aspectos esenciales de la relación (objeto, honorarios, forma de pago, suplidos, etc.) en lugar de una hoja de encargo con forma contractual (De una parte… y De otra…).
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PRESUPUESTO PARA LA DEFENSA DE ASUNTO JUDICIAL DATOS DEL CLIENTE: ____________ EXPEDIENTE: __________ Estimado ____________ De acuerdo con la conversión que hemos mantenido por la que nos solicitan colaboración profesional a efectos de defensa en procedimiento judicial, por la presente pasamos venimos a realizarle las siguientes consideraciones: En consecuencia, caso de aceptarse el presupuesto, rogamos nos lo envíen debidamente firmado por fax o correo electrónico. Igualmente, para considerarse el encargo efectuado y aceptado y por tanto comenzar con nuestra intervención profesional, rogamos ingresen en la cuenta abajo indicada el importe de (IVA incluido) por encargo del asunto. A la espera de sus noticias, reciba un cordial saludo. Conforme, EL CLIENTE |
De esta forma, alejamos los fantasmas de una excesiva regulación que el cliente puede intuir como perjudicial para sus intereses y, una vez aceptada, proceder si así lo consideramos, a la redacción de un documento más acorde con la forma de un contrato en el que se regule de manera más completa la relación. Igualmente, de no interesar la firma del contrato posteriormente, la propia redacción de la propuesta de servicios conllevará que su aceptación por el cliente convierte la misma en una verdadera hoja de encargo.
Por lo tanto, mi recomendación se centra en el empleo de propuestas de servicios en las que, se establezcan las estipulaciones esenciales para la relación de modo que de no firmarse contrato a posteriori, ésta sea suficiente para regular la situación. No obstante, si lo consideramos conveniente, proceder más tarde la formalización de un contrato de servicios más extenso (práctica ésta muy habitual con clientes empresas) Concretamente, en nuestro despacho solemos emplear una oferta de servicios a modo de hoja de encargo y en la que se regulan con detalle el resto de extremos de la relación profesional.
En definitiva, la decisión de cómo hemos de documentar la hoja de encargo constituye una decisión estratégica de primer orden para comenzar la relación de forma ordenada y evitando cualquier controversia sobre aspectos formales que deben quedar en un segundo plano en relación con el verdadero interés del cliente: su asesoramiento o defensa.
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