El presente año 2020 va a suponer un cambio de paradigma en la forma de trabajar de las Administraciones Públicas. Dos son los eventos que previsiblemente han influido o van a determinar esa disrupción: la primera ha sobrevenido por sorpresa y tiene que ver con los cambios que han tenido que afrontarse como consecuencia de la crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19; la segunda era más previsible ya que tiene relación con la entrada en vigor de todos los aspectos de las leyes 39 y 40 de 1 de octubre de 2015 el próximo 2 de octubre de 2020 (si no se produce un nuevo aplazamiento).
La nota común es que las Administraciones se han visto obligada a emplear los medios telemáticos para desempeñar su actividad sin disponer de todos los medios al efecto. En el caso del COVID-19 se han puesto a prueba los medios de comunicación telemáticos que tenían las Administraciones pero además también la propia organización ha tenido que adaptarse en mayor o menor medida al trabajo en remoto y a un nuevo empleo de las nuevas tecnologías. Las situaciones han sido tan diversas que sería complicado extraer unas conclusiones que puedan extenderse a todas las Administraciones y departamentos, pero seguramente se ha demostrado que muchos trabajos pueden realizarse en remoto y que muchas actuaciones administrativas pueden y deben ser telemáticas. Los responsables políticos o administrativos deben abandonar así la última trinchera que les quedaba, asumiendo que el cambio tecnológico no puede pararse y que la digitalización de la Administración debe ser una realidad que se debe materializar más pronto que tarde.
Las nuevas tecnologías permiten hacer lo mismo o más con menos medios personales y eso es precisamente lo que necesita la Administración que entre recortes presupuestarios y de personal, con imposición de recortes de plantilla y tasas de reposición ha visto como se reducía sus efectivos de funcionarios a la vez que la edad media de las plantillas aumenta. Asumiendo que el rejuvenecimiento no se va a producir a corto plazo hay que replantear el empleo de los medios personales y materiales disponibles.
La tecnología puede y debe plantear otro modo de trabajar en la Administración y de relacionarse con los ciudadanos que debe permitir mayor eficiencia de recursos. Cada vez es más palmario en la campaña de la declaración de la renta, cuando debemos pagar un impuesto o multa o solicitar colegio para nuestros hijos. Si bien queda camino por recorrer los procedimientos que podemos tramitar de manera digital cada vez son más y se puede hacer de forma más sencilla.
No obstante, no se puede sacar demasiado pecho ya que apenas estamos e mitad del camino cuando el próximo 2 de octubre de 2020 (tras varios aplazamientos con respecto a la promulgación de las leyes de 2015) deberíamos estar llegando a la meta de la administración electrónica.
Pocos dudan que el uso de las nuevas tecnologías en la Administración debería aumentar la productividad (si puede llamarse así) y disminuir la burocracia, reduciendo costes a la propia Administración y a los interesados (desplazamientos, colas, fotocopias o trámites inútiles que pueden hacerse automáticamente). No obstante, para llegar al papel cero y a un funcionamiento electrónico eficiente aún quedan por superar algunos obstáculos:
Los medios personales de la Administración deben planificarse de otro modo. Es una necesidad que los empleados públicos sean reclutados buscando ciertas habilidades que hace años no eran imprescindibles y al mismo tiempo se hace necesario reconvertir puestos y trabajadores para que realicen otras funciones. Se van a requerir menos funcionarios pero con unos perfiles más concretos. Obviamente seguirá habiendo muchas profesiones basadas en la atención personal (médicos, policías, bomberos) pero serán necesarios menos bedeles u ordenanzas ya que mientras había un correo interno físico que justificaba movimiento de papeles y personas con los medios telemáticos no hay que dedicar el mismo personal a esas tareas que se hacen desde un ordenador en menor tiempo. No se trata de prescindir de funcionarios sino reconvertir los puestos en función de las tareas reales que se afronten. Igualmente será necesario planificar las plantillas en las ofertas de empleo público de forma que se cubran servicios que van a tener mucho que ver en la digitalización como los servicios informáticos y de programación que deberían ver sus plantillas ampliadas para responder a las horas de programación que se les exigirán.
La estructura de las Administraciones y también de los sindicatos que participan en la negociación no favorecen los virajes de timón muy cerrados y las dinámicas hay que irlas adaptando, pero no se puede obviar el cambio de tareas y de habilidades que se requieren para los nuevos empleados públicos.
Mi impresión personal es que los funcionarios son conscientes del cambio de época y aceptan, si bien con alguna excepción residual, los nuevos métodos de trabajo y buscan formación para afrontarlo mejor, pero es cierto que las estructuras ofrecen cierta resistencia, máxime si el centro de decisión está menos centralizado o los responsables no apuestan claramente por el cambio. Las consecuencias del COVID-19 están mostrando que hay otras formas de trabajar que son posibles e incluso deseables si posibilitan mayor conciliación de la vida familiar, cierta flexibilidad e incluso ahorros a la organización, al trabajador, sociales y medioambientales.
El cambio es una realidad y las organizaciones y los responsables deben afrontarlo y no rehuirlo. Se debe tender a primar las nuevas tecnologías para realizar trabajos automáticos y repetitivos permitiendo que los empleados públicos desempeñen tareas que aporten un valor añadido y funcionando por objetivos más que por presencia en el centro de trabajo. Esto hay que analizarlo casuísticamente, no es lo mismo prestar asistencia sanitaria, que educación o tramitar un expediente de una subvención pero en todos los casos se pueden integrar las nuevas tecnologías facilitando la labor y ahorrando tiempo o recursos.
El otro gran caballo de batalla para poder realizar el cambio son los medios materiales. Tampoco aquí se trata de bienes ilimitados por lo que hay que sacar el mayor provecho posible a los recursos públicos con una buena planificación.
La actualización que debe producirse en cuanto a medios materiales no es tanto en equipos informáticos, que se podrán actualizar de manera programada, sino en cuanto a las aplicaciones que deben ponerse a disposición de empleados públicos y administrados. Aunque con matices, puede afirmarse que los funcionarios ya trabajan desde hace tiempo con un ordenador que cumple los requisitos para realizar la función que tiene asignada.
El desafío consiste en diseñar o adquirir los programas informáticos que permitan que se prescinda del papel y que los procesos y procedimientos sean enteramente informáticos; no como mera realización en formato electrónico de lo que antes se hacía en papel sino con sistemas más integrados que aprovechen mejor los recursos y datos. Para esto tienen que funcionar los registros electrónicos, los sistemas de comunicaciones y notificaciones electrónicas y el archivo; siendo interoperables entre sí. Nada fácil en el momento en el que nos encontramos. Estos sistemas deben someterse a la prueba de fuego de su puesta en práctica y al proceso de depuración de defectos.
Varios problemas hay que enfrentar: el diseño de estos programas o aplicaciones resulta caro pero si se tiene en cuenta que es una inversión que ahorrará muchos costes materiales y personales no puede tomarse una actitud cicatera y poner parches que no suponen ningún avance. Debe analizarse cuidadosamente lo que se requiere pero ha de tratarse desde el punto de vista de la inversión en futuro no como gasto. A veces esta concepción choca con los ciclos políticos puesto que las elecciones llegan antes de que se puedan ver los resultados de programas que dan fruto a medio plazo o no son tan visibles pero sí aportan mucho al funcionamiento interno de la organización.
Las decisiones tecnológicas que se adoptan a medio plazo pueden vincular a la Administración de manera casi permanente a una empresa. Si se adquiere una licencia para asentar sobre una tecnología los programas de tramitación de una Administración dicha entidad puede quedar ligada a esa tecnología sin posibilidad de cambiar ya que el cambio de empresa o tecnología podría suponer partir casi de cero.
Todos estos desafíos, y otros que se plantearán, deberán ir recibiendo respuesta; la solución no puede pasar por no enfrentarlos. La Administración ya no puede estar parada ante el cambio de época.
Este año 2020 hemos vivido situaciones que no se veían al menos en un siglo, pero la diferencia es que las nuevas tecnologías han permitido afrontar de otra manera los desafíos que se han presentado. La Administración, como el resto de la sociedad, ha tenido que operar cambios inmediatos que suelen llevar años. La transformación ya no puede parar: porque la sociedad lo demanda, porque lo impone la ley y porque es la forma de avanzar para ser más eficaces y eficientes, siendo principios constitucionales que deben presidir la actuación de los poderes públicos.
