A menudo, me gusta intentar salir de mi postura profesional más técnica para calzarme los zapatos de otros perfiles profesionales, sobre todo, de aquellos afines a mis clientes. Con esta práctica, consigo acercarme y entender mejor sus inquietudes y, por ende, afinar muchísimo más en el servicio prestado. Para este artículo, he hecho algo similar, y he conseguido ser consciente sobre lo expuestos que estáis los abogados al bombardeo continuo sobre aplicaciones IA, la indiscutible necesidad de digitalizarse, subir al tren de la tecnología…
Lejos de escribir un artículo más sobre este tema, he querido ver de qué manera y con mis conocimientos y experiencia, puedo facilitar el uso de la inteligencia artificial y ayudaros a ganarle la batalla a la pereza digital y a la procrastinación. En este afán de buscar soluciones prácticas, que realmente sean interesantes para el sector legal, he dado con varias propuestas, aunque me voy a centrar en dos de ellas: las consultas y la captación de clientes para concertar citas.
La transformación digital en el sector legal está cambiando de forma radical la manera en la que se prestan los servicios, no cabe duda de que ahora, son más accesibles y eficientes.
Por su parte, los clientes necesitan hoy día soluciones rápidas, personalizadas y convenientes, que con la tecnología podemos satisfacer. Veamos algunos de estos servicios con más detalle.
Los servicios de abogacía a través de la tecnología
Tanto la gestión de consultas como la captación de citas pueden agilizarse a través de aplicaciones de inteligencia artificial. De ahí que, a través de las tecnologías más actuales, podamos encontrar al asistente ideal que necesitamos en el despacho.
¿Qué beneficios pueden suponer para el cliente?
- Una mayor accesibilidad. Pueden consultarte desde cualquier lugar e incluso sin limitación horaria.
- Ahorro, derivado de los desplazamientos que se evitan.
- Mayor comodidad. Los clientes pueden tratar temas delicados desde la privacidad de su hogar u oficina.
Y para ti, como abogado:
- Aumento de la eficiencia. Puedes gestionar más casos y optimizar tu tiempo.
- Mayor flexibilidad. Las herramientas digitales facilitan la conciliación de la vida profesional y personal.
- Ampliación de la cartera de clientes. Puedes llegar a clientes de otras zonas geográficas.
Los chatbots con IA en el despacho
El objetivode usar chatbots es interactuar con los clientes de forma natural, respondiendo a preguntas frecuentes y guiándolos en el proceso de contratación de servicios de forma que terminen programando una cita en tu agenda.
Además de ofrecer una atención 24/7, a través de los chatbots se pueden identificar clientes potenciales interesados en tus servicios. Y por otro lado, la automatización de ciertas tareas te puede liberar de repetir acciones y centrarte en las que sólo tú puedes atender y que puedes sacar mayor rentabilidad.
Posibles usos:
- Filtrar el primer contacto. Puedes programar chatbots para responder a las primeras preguntas de un usuario en la web sobre servicios legales.
- Agendar y programar consultas.
- Obtener informes de vídeo reuniones con lo que se ha planteado durante la sesión y de forma bien organizada.
- Recopilar información relevante del cliente antes de la consulta.
¿Cómo se hace esto?
Hay muchas aplicaciones en el mercado, pero no es necesario complicarse mucho. Si dispones de la licencia Microsoft 365 empresa básico puedes aprovechar las opciones de Booking para agendar las citas, las posibilidades de Teams para las vídeollamadas y utilizar aplicaciones Copilot para automatizar y usar IA en funciones como las que he descrito anteriormente. ¿El coste? Aproximadamente 5.60€ por usuario + IVA al mes.
Prueba ya
Si recuerdas, al inicio de este artículo te comentaba que quería ayudarte de una forma práctica y hasta ahora, te he dado pautas sobre el uso de las tecnologías IA. Aunque también te he detallado algunas funciones que puedes usar desde ya, me gustaría que hoy mismo pruebes una de ellas. A continuación, te voy a indicar cómo obtener un resumen/ informe sobre una vídeollamada con Teams. Es muy sencillo:
- Graba la reunión con transcripción. Cuando dé comienzo, inicia la grabación de la misma teniendo activada la opción de transcripción, de este modo, te aseguras que después se pueda generar un texto con el contenido. A modo de recomendación para asegurar la calidad de la misma, te diría que habléis de forma clara, pronunciando y evitando ruidos de fondo.
- Descargar el resumen. Cuando finalice la sesión, puedes acceder al resumen con la transcripción bien en el chat de la reunión o a través del calendario de Teams (la opción se denomina “Resumen”. Recuerda revisar el contenido que la IA te ha generado. Verás que de forma condensada e incluso, ordenada, aparece todo lo tratado en la vídeollamada, destacando los puntos clave, las conclusiones e incluso asignando tareas.
Resulta curioso descubrir que la inteligencia artificial es capaz de identificar los temas principales de la conversación y ordenarlos para exponerlos en un práctico acta de trabajo posterior. A pesar de esta gran labor, siempre recomiendo revisar punto a punto y agregar las notas propias.
Hoy, que me había calzado los zapatos de un abogado, he descubierto además que existen múltiples plataformas que facilitan ofrecer los servicios legales online. Lo más interesante es elegir una que disponga de las funcionalidades que realmente necesitas y con la que puedas hacer uso del análisis de los datos que vas recopilando en el día a día y de la inteligencia artificial. Así podrás tomar decisiones estratégicas con mayor acierto.
¡Es buen momento para dejar de ser mero espectador de lo que ocurre ahí fuera con la IA y formar parte de los profesionales que aprovechan el momento digital que vivimos!
