Con placer he aceptado la invitación a escribir un artículo sobre Igualdad y Legal Tech que Thomson Reuters me ha formulado, dudando al principio si mi experiencia podía entrar en este marco. Legal Technology o legal tech hace referencia al uso de la tecnología y de softwares para ofrecer servicios jurídicos, así que la preguntas es si el Legal Project Management puede considerarse también una tecnología que permite brindar servicios jurídicos. Siendo desde mucho tiempo muy poco purista y mucho más funcionalista, más bien centrada en la creación de valor y oportunidades que en marcos cerrados de trabajo, pienso que el LPM es propiamente una tecnología, ósea, tal como propone la RAE, un conjunto de teorías y de técnicas que permiten el aprovechamiento práctico del conocimiento científico.
Por otro lado, ¿tiene conexión con la DEI? Es cierto que, como escribe Chaka Booker en su artículo How To Use A Popular Project Management Framework To Improve DEI (Forbes), cuando consideras la gestión de proyectos, “no piensas inmediatamente en ella como a un mecanismo para aumentar la diversidad, la equidad y la inclusión (DEI). En cambio, es probable que te vengan a la mente una variedad de otras palabras: objetivos, recursos, plazos, contingencias, delegación, monitoreo, o una serie de metodologías específicas: Agile, Lean, Kanban, Waterfall. O diferentes formas de visualizar el trabajo: diagramas de Gantt, diagramas de evolución, diagramas de ruta crítica”.
La diversidad, la equidad y la inclusión efectivamente no son temas que se tratan especialmente en gestión de proyectos en el día a día, a menos que no se busque aplicar este enfoque. Lo cual tiene un cierto sentido ya que la finalidad de los conceptos, herramientas y técnicas que se desarrollan en este marco están pensado para coordinar actividades dentro de plazos y presupuestos de costes, ayudar a los equipos a eliminar la confusión en qué hacer, cuándo y cómo, definir la toma de decisiones, fortalecer la comunicación y mejorar los resultados.
El LPM proporciona claridad y control con el objetivo, por ejemplo, de mejorar las relaciones con los clientes y el entorno de trabajo, aumentar la rentabilidad y la sostenibilidad de la firma de abogados, proporcionar transparencia en el presupuesto del departamento legal y simplificar la toma de decisión con respecto a externalizaciones o gestión interna de proyectos.
Sin embargo, siendo su función principal la organización del trabajo, también deberíamos considerar el LPM como una oportunidad poderosa para mejorar la diversidad y la inclusión. Sabemos que el LPM dota a una organización, sea un despacho o una asesoría jurídica, de métricas de asesoramiento interno para que se puedan lograr objetivos de eficiencia, rentabilidad, calidad y satisfacción del cliente en la gestión de asuntos jurídicos. Estas métricas están pensadas para tener más información y por lo tanto mejorar nuestra toma de decisiones. En otras palabras, el LPM es un proceso para definir, planificar y ejecutar asuntos legales que apuesta por la transparencia, la objetividad y la responsabilidad en la gestión, dejando claro quién hace qué, cuándo, cómo lo hace y si lo hace de manera eficiente.
Si estas es la premisa, creo que el potencial de LPM en favorecer la DEI pueda aparecer comprensible a todos. Se trata de usar las métricas para tener información consistente sobre la planificación de los recursos y las performances de los mismos.
Por ejemplo, a través de una Matriz de Asignación de Responsabilidades, como es la Matriz RAM (o en español RACI/RASCI), es posible darnos cuenta de quién compone nuestro equipo y de cómo hemos asignado el trabajo a los diferentes recursos. Si vemos estos datos con la lente de la DEI, es posible una planificación de recursos que tenga en cuenta los valores de la diversidad, equidad e inclusión. Se puede ver si los equipos son equipos diversos e incluyentes, o no lo son, y por lo tanto corregir una planificación no adecuada, recalibrando los valores de la DEI. Esta atención a la diversidad y a la inclusión está en el ADN del project management, aunque quizás no enfocada necesariamente a la diversidad de género y racial, sino más bien a la diversidad de perfiles, profesionalidades, competencias, conocimientos y habilidades. En la Teoría de los Roles de Meredith Belbin, que parte de la pregunta “¿Por qué algunos equipos tienen éxito y otros no?”, se propone como principal razón del éxito la diversidad de los roles en un equipo, definiendo como rol las conductas que solemos tener a la hora de trabajar en un equipo.
Por lo tanto, las métricas del LPM en la fase de planificación nos pueden permitir una gestión de las oportunidades de acceso más ecua, lo cual se repercute en crear oportunidades de contribución. Es evidente que el primer punto es poder acceder a tener un rol dentro del proyecto y el segundo es cómo puede contribuir al éxito.
Si nos movemos a la fase de ejecución, habrá otras métricas que nos permiten tener una información transparente, responsable y constantemente actualizada sobre cómo se están ejecutando las tareas por parte de cada uno de los miembros del equipo: sabremos quién ha ejecutado una tarea en particular, o quién ha gestionado una determinada comunicación; quién ha podido minimizar un cierto riesgo, o quién se ha desviado en tiempo y coste. En otras palabras, es posible monitorear y medir las performances de todos los recursos. Estas mediciones nos permiten definir el grado de cumplimiento de un recurso de forma objetiva, evitando que pueda haber reconocimientos no objetivos, basados más bien en criterios de interés u oportunidad.
Este enfoque a su vez repercute en conseguir tener un entorno de trabajo más atractivo y variado, lo cual incide en la capacidad de atraer y retener el talento, superando las dos principales causas de abandono: falta de oportunidades en el trabajo y falta de atribución de crédito por el trabajo realizado. EL LPM nos permite una mejor gestión en la evaluación del desempeño laboral y en la recompensa por el desempeño, gracias a la transparencia en la planificación y en la medición de roles y responsabilidades.
Estas conclusiones son ciertas para cada proyecto jurídico que se gestiona aplicando conocimientos, técnicas y herramientas de project management; pero hay más, porque del piano del proyecto hay que moverse al piano de los procesos y de la cultura. Aplicar el LPM significa crear un sistema y no solo gestionar un proceso: crear un sistema basado en ciertos procesos responsables, transparentes y objetivos, y en una cultura que promueva los mismos valores de transparencia, accountability, objetividad, rendimiento y recompensas.
No sería complicado incluir en las métricas tradicionales del LPM, algunas métricas específicas que permitan tener datos con respecto a la aplicación de la DEI en la gestión de proyectos y dotar al legal project manager de una función de monitoreo. Estas métricas de cumplimiento deberían ser unos de los criterios los departamentos de asesoría jurídica en la selección de proveedores externos. De hecho, hay empresa que ya tienen en cuenta de estas métricas, como Coca Cola. En el artículo “Seguid el ejemplo de Coca Cola y eliminaréis la injusta brecha de género en los despachos” (Cinco Días), se comenta sobre cómo la compañía exige a los despachos que cumplan con unos porcentajes de diversidad a la hora de formar equipos. Bradley G. Gayton, General Counsel de Coca Cola, el 28 de enero de 2021 envió una carta a sus proveedores de servicios legales con un mensaje muy claro: “Además de que los despachos le proporcionen sus datos de diversidad, Coca Cola exigirá que, para cada asunto nuevo tras la aprobación de las directrices, al menos el 30% de las horas facturables de cada uno de los asociados y socios sean de “abogados diversos”, y de esas cantidades al menos la mitad provengan de abogados de raza negra. La aspiración última es que este porcentaje llegue al 50%”. Interesantes y contundentes las consecuencias: “Si un despacho no cumple con dichas directrices, la compañía norteamericana le pedirá que presente un plan para cumplirlas. Si hay un incumplimiento del despacho durante dos revisiones trimestrales, esto provocará una reducción no reembolsable del 30% de los honorarios a pagar por parte de Coca Cola. Y si el despacho incumple continuamente las directrices, la compañía puede llegar a descartarlo para futuros casos”.
Queda claro que el LPM puede ser un vehículo para crear un sistema y una cultura que apuesten por la DEI, haciendo que esta apuesta no solo permita generar un entorno inclusivo y respetuoso para todos a través de una gestión más proactiva del trabajo y las oportunidades, sino un entorno más rentable en cuanto a los resultados económicos y más atractivo en cuanto a la gestión del talento.
