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09/07/2020. 19:15:04

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KM, de la documentación a la experiencia

Responsable Knowledge Management
Hogan Lovells

La gestión de los conocimientos pasó de centrarse en la búsqueda de documentos, a centrarse en la búsqueda de expertos. La información incorporada en estos sistemas abre una enorme cantidad de posibilidades de gestión de la experiencia.

En un principio, la gestión del conocimiento jurídico nació completamente centrada en los documentos. Se trataba fundamentalmente de dos grandes tareas, identificar e indexar la documentación relativa a un asunto una vez que este había finalizado y crear precedentes.

El Knowledge Management, pieza clave en su firma

Por documentación resultante de una determinada operación se entiende cualquier documento sustantivo que los abogados crean. En contraste, los precedentes se refieren a documentos examinados, más generales, diseñados específicamente para referencia y reutilización regular. Los precedentes pueden incluir investigación legal, plantillas de presentación de litigios, documentos modelo de transacciones y listas de verificación.

El limitado valor de reutilización de la documentación de un asunto venía dado por la multitud de resultados irrelevantes. Además, incluso un resultado relevante podría no ser tan útil como se esperaba porque era tan específico para una determinada situación que a la postre resultaba inoperativo. Todo ello llevó a los abogados a tratar de desarrollar precedentes.

Rápidamente descubrieron, sin embargo, que crear precedentes requería recursos y, a pesar de las buenas intenciones, los abogados carecían del tiempo necesario para convertir documentos específicos en precedentes más generales.

Para llenar este vacío, las firmas de abogados, sobre todo en el ámbito anglosajón, contrataron abogados de apoyo profesional (PSL) cuyo trabajo incluía la creación de precedentes y la supervisión de todas las actualizaciones normativas. Cabe destacar que los bufetes de abogados estadounidenses, aún hoy, contratan menos PSL que los del Reino Unido, Australia y Canadá. En el ámbito nacional, está figura raramente forma parte de las distintas áreas de práctica.

Menos valor de reutilización

Pese a todos los esfuerzos desarrollados, la realidad es que, incluso cuando los abogados pueden encontrar documentos relevantes, precedentes y mensajes de correo electrónico con un contenido jurídico importante, estos materiales tienen menos valor de reutilización de lo esperado. El contexto en el que se utilizaron originalmente, es crucial para comprenderlos y reutilizarlos; sin embargo, rara vez los documentos son capaces de trasladar ese contexto.

En consecuencia, la gestión de los conocimientos pasó de centrarse en la búsqueda de documentos a centrarse en la búsqueda de expertos. El experto podría identificar documentos útiles y explicar su contexto y uso.

Es inevitable en este momento hacer referencia a otra situación que cambió el énfasis de los documentos a la experiencia. La crisis económica de 2008 fue sin duda un motor que generó muchos cambios en el ámbito de las grandes firmas.

En primer lugar, los departamentos de marketing y desarrollo de negocio crecieron en importancia. Pero es que, además, las firmas tuvieron que hacer un gran esfuerzo para encontrar nuevas vías de facturación de los asuntos, dado que los sistemas basados en la facturación por horas resulto seriamente cuestionado.

Las firmas debieron hacer un gran esfuerzo para encontrar otras formas de fijar los precios, de establecer presupuestos y ofrecer tarifas alternativas. Ello llevo ineludiblemente al análisis de la rentabilidad por materia, cliente y socio.

Localizar  experiencia y asuntos relevantes

Llevar todo ello adelante requirió información precisa tanto sobre la experiencia de los abogados como sobre el área de práctica, contando con la experiencia más relevante en la oferta de servicios profesionales.

Los clientes requieren abogados con experiencia probada para resolver sus problemas. Para demostrar su pericia, ya sea en propuestas formales como en otras más abiertas, los despachos necesitan reunir la información que muestre la experiencia relevante de la firma y los abogados más adecuados en cada materia.

Las firmas, además, y de forma pública, han de presentar la experiencia específica en cada área de práctica, ganar las mejores posiciones en los rankings sectoriales y ganar premios. Todo ello requiere ineludiblemente localizar la experiencia y los asuntos relevantes del abogado.

Además, la fijación de precios y el análisis de la rentabilidad hace necesario registrar la experiencia histórica. Se han de localizar asuntos similares para estimar los costos y fijar los precios. Para ello, necesitan un registro preciso del tipo de materia y experiencia. Asimismo, el análisis de la rentabilidad por tipo de materia parte del mismo requisito.

Con esta finalidad se han creado nuevos software diseñados específicamente para gestionar la experiencia. Se trata de ofrecer un único sistema que puede potenciar el marketing, la gestión del conocimiento y los aspectos financieros. Este tipo de herramientas permiten recopilar los detalles fundamentales sobre los abogados y los distintos asuntos, pero en realidad el software de la experiencia maneja datos mucho más valiosos.

Efectivamente los departamentos de desarrollo  de negocio y financiero parecen, en principio y por motivos obvios, los grandes beneficiarios. Sin embargo, y esta es la clave de una nueva etapa, la información incorporada en estos sistemas abre una enorme cantidad de posibilidades de gestión de la experiencia.

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