"Hay que incorporar al sistema además la información que no es explícita" "Probablemente la dificultad más importante que hace que muchas firmas, a pesar de afirmar públicamente que cuentan una estrategia en KM, no hayan logrado aún que sea una realidad aceptada y potenciada por todos sus trabajadores" Mónica Caballo, Knowledge Manager de SJ Berwin, comenta las nuevas tendencias del KM a nivel general y como ellas ya han influido la forma como el despacho, SJ Berwin, las ha adaptado sus necesidades.
Mónica Caballo Baldominos, es licenciada en Documentación por la Universidad de Alcalá de Henares, diplomada en Biblioteconomía y Documentación por la Universidad Complutense de Madrid, y tiene un Experto Universitario en Dirección y Gestión de la Información y sus tecnologías: Diseño y Desarrollo de Sistemas Empresariales de Información, por el Instituto de Dirección y Organización de Empresa de la UAH. Además de haber trabajado para la Administración (Senado, Biblioteca Nacional Española, etc.) su carrera profesional la ha enfocado hacia la gestión de la información y del conocimiento en diversas empresas privadas, y desde hace unos años viene desempeñándose en algunos de los despachos de abogados más importantes del país. Actualmente ocupa el cargo de Knowledge Manager de SJ Berwin, sede España.
A nivel general, ¿hacia dónde cree que va el KM? Y ¿Cuál es la tendencia que usted considera más interesante y prometedora del KM en el ámbito jurídico?
Creo en primer lugar que cada firma es un mundo y que no se debe generalizar. Pero observo que existe la tendencia y la aspiración en muchos casos a lograr algo que en Berwin es ya una realidad. Probablemente la dificultad más importante que hace que muchas firmas, a pesar de afirmar públicamente que cuentan una estrategia en KM, no hayan logrado aún que sea una realidad aceptada y potenciada por todos sus trabajadores, y que se vaya más lentamente, sea que no todos sus órganos decisorios hayan sido capaces de entender el verdadero concepto de Gestión del Conocimiento, comprender sus beneficios en toda su dimensión, y potenciarlo sin fisuras a todos los niveles, desde arriba, conectando a sus empleados con los beneficios reales para ellos, de manera que se logre su colaboración voluntaria…
Hoy día casi todas las firmas dicen tener un departamento de este tipo y otra cosa que observo es que normalmente no se cuenta con el perfil más adecuado para dirigir este tipo de departamento, pues en la mayoría de los casos las personas al frente son abogados de formación, y no profesionales de la información, documentalistas, con equipos de documentalistas, que son los que realmente sabrían definir y construir la estructura lógica del sistema de información, sea en un despacho o en una farmacéutica, pues no depende de la industria o el sector que se trata, sino de la capacidad que tiene la Documentación y los documentalistas de ser una ciencia auxiliar para todas las demás.
¿Por qué se presenta esta circunstancia?
Se desconoce en la mayoría de las ocasiones la existencia de unos titulados universitarios perfectamente formados para esto, de una manera experta, tal y como otros lo han hecho en Derecho, y que tienen cinco años a sus espaldas de aprendizaje en el campo de la Gestión de la Información. Siempre, claro, se habrá de trabajar en colaboración total (no enfrentados, como sucede en otras ocasiones) con los departamentos de IT, de perfil más técnico, y por tanto tampoco con los conocimientos suficientes para sacar partido real a la inversión en este tipo de departamentos.
Hay que incorporar al sistema además la información que no es explícita, la que no está en ningún soporte, en ningún documento, es decir, esa que va de boca a oído, desde conversaciones telefónicas hasta cualquier otra forma de comunicación personal, saber quién sabe qué Who Knows What, Who Knows Who…y eso es algo muy intangible, muy difuso, pero hay maneras.
¿Cómo se conecta un departamento tan técnico como el de KM a la estructura empresarial de un despacho?
En el caso de SJ Berwin, tenemos como es deseable, como máximo responsable de KM a nivel Firm a un socio, un abogado de formación, pero es un abogado experto en temas de Gestión del Conocimiento, formado y dedicado durante años también a ello. Esto es importante y necesario, pues es indispensable para dar impulso desde arriba y la figura de un socio implicado es lo mejor que puede pasarle a este tipo de departamentos; y, además, los abogados tienen su papel indispensable, sin ellos, sin su conocimiento y su colaboración, por mucho que haya una estructura, no funcionará el sistema, pues son como he dicho, los propios abogados los que van a expresar sus necesidades reales de información porque son ellos los que mejor las conocen.
Y también es necesario que sean parte activa, parte del sistema, un eslabón más en la cadena de KM, que tengan autonomía en la búsqueda y recuperación de la información que necesitan, que sean capaces de lograrlo y de aplicarlo de la mejor manera en beneficio del cliente. El personal de KM nos ocupamos de pensar y montar todo ese sistema, de que no falten los medios, de mejorarlos y actualizarlos constantemente, de facilitarles la Formación necesaria las veces que haga falta, de estar pendientes de que el sistema responda a todas y cada una de sus necesidades.
