Ayer hablé con un amigo abogado que tenía cinco reuniones en el mismo día. Le di las gracias por sugerirme el post de hoy y me despedí rápido para no ser el causante de una cadena de retrasos.
En los despachos de abogados existe la tendencia a abusar de las reuniones. Como toda actividad que tiene como centro tomar una decisión, nos gusta que alguien más opine y sentirnos respaldados en la opción que hemos tomado.
Creo que el trabajo en equipo puede llevar a la confusión de tener que tomar todas las decisiones de manera colegiada, y en la mayoría de las ocasiones, sobre todo en el ámbito de la gestión y dirección del despacho, la decisión de grupo no suele ser la mejor, simplemente es la políticamente correcta para que nadie se enfade.
Aún así, seguiremos teniendo reuniones, reuniones y más reuniones. ¿Cómo podemos evitar las reuniones innecesarias? ¿Cómo podemos optimizar y sacar provecho a nuestras reuniones?
En primer lugar, debemos analizar por qué nos reunimos, y pensar en el objeto de la reunión. ¿Es realmente necesario? ¿No hay una persona encargada de tomar ese tipo de decisiones? Si se pasa este primer filtro deberemos hacernos la segunda pregunta: ¿Quienes tienen que asistir a la reunión? ¿Es realmente necesario que estén todos los abogados de un despacho? ¿Dos socios para tratar un tema relativamente sencillo con un cliente? ¿Reunión de socios para decidir la marca y el modelo de la nueva fotocopiadora?
En tercer lugar, ¿cuánto debe durar la reunión? Si existe una materia en el universo de la que se puede estar hablando media vida, es el derecho. En la otra media hablaremos sobre los problemas de gestión del despacho. La cantidad de variables en las hipótesis planteadas tienden al infinito (los famosos "y si…") y desviarnos de las que razonablemente puedan ocurrir será un grave error que pagará nuestra agenda.
Cuarto punto. Frecuencia. ¿Cada cuánto tiempo debe reunirse los socios de un despacho? ¿Es necesario hacer una junta general de socios extra-oficial para todo tipo de decisiones?
Por último, en quinto lugar, el desarrollo de la reunión. Si llevamos bien preparados los siguientes puntos, saldremos contentos del desarrollo de la reunión:
- Orden del día, evitará que acabemos haciendo un repaso universal a todos los asuntos, o en el caso de las reuniones de socios, de cualquier tema que le venga a la cabeza a los asistentes.
- Decidir quién va a moderar la reunión, evitaremos, en el caso de asistir más de un miembro del despacho, que lleguen a existir dos o tres reuniones simultáneas.
- Tiempo total de la reunión y del que vamos a dedicar a cada uno de los asuntos a tratar.
- Notas que recojan el contenido de la reunión. Las palabras se las lleva el viento, pero un buen resumen que quede en nuestro sistema permanecerá para siempre. También puede resultar muy conveniente enviárselo al cliente.
Algunos de los ejemplos que he puesto pueden ser muy exagerados, pero si sumamos las horas que gastamos al año en reuniones innecesarias el resultado puede ser escandaloso. El tiempo es uno de nuestros activos, así que hay que procurar emplearlo bien.
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