Si eres un abogado independiente o un socio en un pequeño despacho probablemente realizas múltiples funciones en el despacho y asumes más tareas de las que deberías. Según un informe del mercado legal americano, en los pequeños despachos los abogados titulares de estos despachos dedican menos del 60% de su tiempo a la práctica del derecho, siendo uno de sus mayores desafíos la cantidad de tiempo que invierten en tareas administrativas.
Si estás en esta situación es el momento de reenfocar qué es lo que se está haciendo y corregir aspectos que puedan ayudar a reenfocar la actividad del despacho orientada al crecimiento.
Revisión de los procesos de trabajo
Con el enfoque en las horas facturables es fácil que los bufetes pequeños comiencen con un plan de crecimiento y objetivos medibles, pero pierdan el enfoque debido a reuniones diarias y tareas administrativas. Al mapear procesos empresariales repetibles, podrás delegar o externalizar el trabajo que está fuera de tu experiencia y liberar más tiempo para tareas de alto valor, como el trabajo legal facturable y el desarrollo del despacho.
Las tareas que se pueden sistematizar y automatizar incluyen:
- Comunicaciones y revisiones de clientes y potenciales clientes.
- Redacción de documentos, gestión de archivos y calendarios.
- Gestión del tiempo, facturación y cobros.
Al combinar estos procedimientos documentados con las personas y la tecnología adecuada, aumentará la disponibilidad para realizar tareas más rentables para el despacho.
Construye un equipo con excelencia
A partir de la estrategia de crecimiento establecida y los procesos optimizados toca definir qué roles se necesita reclutar y contratar, así como las responsabilidades clave de cada miembro del equipo.
Algunos despachos pequeños funcionan mejor construyendo un equipo interno, mientras que otros prefieren externalizar a terceros. Independientemente de tu estructura es esencial establecer procesos claros, inculcar la cultura del despacho en tu equipo y empoderar a cada persona para que actúe cuando se le deleguen tareas.
Enfoque a la optimización del trabajo diario
Si has delegado el resto para hacer lo que mejor haces corresponde asegurar que el tiempo sea productivo. Por ello, corresponde definir las tareas diarias, semanales y mensuales y alinearlas con tus objetivos a corto y largo plazo.
Una gran estrategia de gestión del tiempo es usar el método de bloqueo de tiempo y categorizar tus entradas de calendario según tus objetivos personales y profesionales, así podrás ver cuánto de tu trabajo diario generará ingresos en el futuro y hacer ajustes según sea necesario.
Revisar la política de honorarios
Los clientes se vuelven más exigentes, por ello, es importante evaluar modelos de precios competitivos y cumplir con sus expectativas, así que hay que establecer diferentes políticas de honorarios y adaptarlas a cada momento según la oportunidad para que permitan cerrar más acuerdos. Por otro lado, aumentar las tasas de cobro de clientes actuales y futuros.
Escuchar al cliente para mejorar su experiencia con el despacho
La clave para proporcionar una experiencia excepcional al cliente radica en anticipar y comprender lo que quieren y luego entregarlo de manera impecable. Dedica tiempo a analizar el ciclo de vida de tus clientes actuales y evalúa cada paso de su recorrido desde la consulta inicial hasta el cierre del caso.
Mide tu actividad y define que es relevante
Puede ayudar a entender como es tu actividad y en qué poder mejorar. Establecer unos parámetros que se puedan medir y que te ayuden a comprender que es lo que está funcionando bien y que es lo que se puede mejorar. Incluso, puedes llegar a la conclusión de lo que hay que dejar de hacer.
Dedica esfuerzos en construir una marca
Con los sistemas de tu práctica funcionando y tiempo dedicado al marketing es hora de encontrar nuevos clientes para hacer crecer tu despacho. Mantente al día con las últimas tendencias y tecnologías de marketing, tanto dentro como fuera de la industria legal, para promover tu práctica y ofertas de servicios únicos.
Evidentemente, no hay fórmulas mágicas, pero todo los que ayude a reflexionar y a cuestionarse los que se está haciendo y como mejorarlo contribuirá al crecimiento. El día a día nos absorbe y nos impide ver que hay cosas que se pueden cambiar y mejorar. Hay que pararse de vez en cuando y reenfocar lo que se está haciendo.
