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19/08/2022. 08:06:06

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Sistematizar con plantillas y ganar tiempo

Seguramente, a menudo repites acciones utilizando tus programas informáticos habituales. Así, en tu despacho pasas un día, otro día y otro más repitiendo las mismas notificaciones a distintos clientes, por ejemplo.  

Ya sabes que los informáticos somos mucho de “sistematizar para ahorrar tiempo”. La buena noticia es que no hay que ser informático para que tú mismo puedas generar plantillas con las que sistematizar algunos de tus procesos cotidianos. Te aseguro que se trata de echar el freno durante diez minutos, pensar qué tareas sueles repetir con tus herramientas digitales y ponerte a ello, porque es una labor muy sencilla de realizar. Veamos cómo se preparan las plantillas.

Documento de texto, hoja de cálculo…

Es probable que tengas un documento, un correo o un Excel, cualquier archivo que repites de manera casi idéntica cada poco tiempo. ¿Qué sueles cambiar para reutilizarlo? Seguro que pocos detalles, como membrete de cliente, fecha, etc. Entonces, ¿por qué no te lo pones más fácil? Te invito a diseñar una plantilla con todo lo que sueles repetir constantemente. De este modo, sólo necesitarás rellenar los huecos variables y no tendrás que andar eliminando y rescribiendo.  

Es más sencillo de que lo crees. Vayamos por pasos para documentos de Word o Excel:

  1. Prepara un documento nuevo con todos los elementos que necesitas ya escritos, como si fuera un contrato en los que sólo hay que rellenar el nombre, dirección y DNI….  
  2. Destaca en color los espacios que debes completar. 
  3. Guarda el documento identificándolo de forma intuitiva y precedido de la palabra Plantilla. Por ejemplo: plantilla-contratoalquiler.docx

A modo de recomendación, puedes almacenar una carpeta con todas tus plantillas en una ubicación que te resulte muy fácil de acceder, que tengas siempre a mano.

Atención, esto es muy importante

Cuando vayas a utilizar una de tus plantillas, lo primero primerísimo que debes hacer antes de rellenar ningún espacio es – Guardar como-, asignándole otro nombre. De este modo, la plantilla seguirá intacta y lista para la siguiente ocasión.

Esta es una sencilla recomendación que suelo hacer a profesionales que, como tú, gestionáis mucha documentación. Con este truco informático ganarás agilidad e inmediatez, ya que no tienes que realizar desde cero un documento tecleando lo mismo una u otra vez. Y si solías usar un documento completo como plantilla, también evitarás machacarlo y/o perderlo.

Plantillas de correo electrónico

Independientemente del gestor/ programa de correo que utilices, puedes preparar una plantilla para tus correos electrónicos. Incluso si tienes varias cuentas de correo y las usas para distintos fines, puedes crear una plantilla diferente para cada uno.

En la configuración de tu cuenta, al desplegar la ruleta, encontrarás la opción de añadir imagen, enlaces, cabecera y una firma; en la que además puedes incluir previamente la despedida. Todos estos datos que guardes en tu configuración, se rellenarán automáticamente en cada correo. Si necesitaras cambiar algo puntualmente, lo puedes hacer directamente ese correo, no tienes que tocar la configuración.

Esta es una captura de la configuración de la firma en Gmail (pestaña general de la configuración).

Como ves, se trata de un sencillo editor que puedes aprovechar para realizar tu plantilla en pocos minutos. Después ya solo tendrás que escribir el cuerpo de tu correo y el asunto.

Ahora bien, si sueles enviar un “correo tipo” con notificaciones, puedes hacer como vimos con los docx o los Excel, puedes crear un correo plantilla con el cuerpo ya escrito y guardarlo como borrador. Es decir, antes de rellenar y enviar, debes hacer una copia. Así no tendrás que andar eliminando el contenido. 

Este truco te requerirá de apenas unos minutos, y después en cuanto lo usas de forma habitual, serás consciente de las horas que ahorras al cabo del mes.

Más plantillas

Para presentaciones o diseños de algún cartel o notificación (de eventos, por ejemplos), también puedes hacer lo mismo. En ese caso debes añadir al archivo que te va a servir como plantilla, una paleta de tus colores corporativos para elegir tonos acordes y tu logotipo. Prepara en ese diseño una estructura previa para la cabecera, título e introducción… Así sólo tendrás que insertar los datos pertinentes y listo. Además, conseguirás unificar tu estilo en todas las comunicaciones que realices.

Igual se te ocurren más tareas, y por si fuera así, te repetiré un mantra muy útil:

“Sistematizar y documentar

Sistematizar y documentar

Sistematizar y documentar”

No importa las veces que haga falta repetirlo porque ya sabes que te ahorrará una cantidad de tiempo impresionante. Además, dispones de las herramientas para crear tus plantillas y sabes hacerlas. Recuerda que, hasta ahora, lo habías repetido muchas veces. Aunque eso ya ¡es una historia que ya se terminó!

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