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09/12/2022. 02:32:29

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Consejos prácticos para la gestión del tiempo de un abogado

Carlos Wienberg
Abogado
Muñequitos blancos con maletines

De nuestro tiempo de vida dedicamos como media unos 11 años a nuestra profesión.


Se aprovecharán mejor estos 11 años si se siguen los siguientes consejos:

I. Planificación

La base de la gestión del tiempo es la planificación. Tenemos que planificar el día para sacarle el mejor rendimiento. Primero nos debemos dedicar a las tareas difíciles y arduas y rellenar los huecos que sobren con trabajos de menor importancia, tal y como lo ha descrito muy bien Stephen R. Covey:

"Imagínese que tiene un florero, guijarros, chinas y arena. Si llena el florero primero de guijarros, cabrán aún chinas y arena en los espacios huecos. Pero si por el contrario empieza a rellenar el florero primero de chinas y arena, cabrán en él muchos menos guijarros que en el anterior ejemplo. De ello podemos deducir que tareas pequeñas se pueden introducir fácilmente en cualquier sitio, donde haya un hueco, pero que las tareas grandes, sin embargo, necesitan sus espacios propios".

La planificación debe pues empezar por las tareas difíciles y para ellas debemos reservar las horas del día en las que mejor rendimos. El biorritmo existe, y esto significa para la mayoría de las personas: entre las 8:00 y las 12:00 se tiene la máxima capacidad de concentración y se rinde al máximo.

II. Organización

Hay que delegar todos los trabajos delegables y dedicar el máximo de la jornada laboral a trabajos por los que se pueda minutar, a actividades de marketing y networking y a la formación.

Hay que procurar tener la mesa vacía cuando se llegue por la mañana al despacho. Comenzaremos la jornada de trabajo con un estado de ánimo muy diferente si por la mañana nos encontramos con una mesa vacía en vez de con una llena de todos los papeles del día, de la semana o del mes anterior. Para conseguir una mesa vacía es muy recomendable disponer de una estantería dividida en tres partes. La izquierda para asuntos que se deben trabajar inmediatamente. En el medio los asuntos normales y la derecha para asuntos que puedan esperar. En nuestra mesa estarán pues sólo los asuntos que estemos trabajando durante el día. Este orden nos da además la tranquilidad de controlar perfectamente nuestra carga de trabajo.

Pero ninguna planificación podrá ser efectiva si no somos capaces de repeler adecuadamente las interrupciones que se producen constantemente. Hay que organizarse de tal forma que evite las constantes  interrupciones, por ejemplo, fijando una o dos horas al día para consultas internas, estableciendo una filtración de llamadas efectiva, y exigiendo que, preguntas y comunicaciones de colaboradores se realicen como norma, por intranet.

Parece mentira pero muchos abogados piensan muy a menudo que los clientes con sus llamadas telefónicas nos distraen del trabajo (que queremos realizar para otros clientes). Es un tema sensible. El problema se soluciona de un plumazo si sistemáticamente se cobra cada llamada. Se soluciona porque entonces la llamada ya no la vemos como una interrupción sino como un ingreso. El cliente que vea que en la factura aparecen "40 llamadas telefónicas" sabrá que al llamarnos deberá pagar por ello y hará un uso más consciente del teléfono, sobre todo aquellos clientes que piensan que telefonear al abogado es en principio gratis.

Literatura: Heussen/ Wienberg, La Gestión del Tiempo para Abogados, Arazandi, 2ª edición. (2007)

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