Perdidos en la actividad

Encontramos por doquier historias de personas que han alcanzado el éxito tras años de dedicación y sacrificio. Y caracterizan a los dos extremos, tanto a los que han partido de condiciones difíciles y han tenido que superar importantes limitaciones, como aquellos que, aún teniendo excelentes aptitudes naturales, se han apoyado en el esfuerzo, la práctica y el trabajo para alcanzar la excelencia. 

No nos extrañe pues que cuando queremos superar retos y dificultades, nos comportemos como laboriosas hormigas que van y vienen de forma incansable, cumpliendo el cometido que les ha sido asignado.

Pero en el día a día nos falta Visión y nos sobra el esfuerzo dedicado a todo aquello que llevamos a cabo y que no aporta ningún valor ni al despacho, ni al cliente, ni al equipo.

Nuestra actividad cotidiana está llena de tareas y formas de actuar que reproducimos porque así lo aprendimos, lo hacía nuestro antecesor, o es la costumbre, pero que realmente no realizan, a día de hoy, una contribución real a los resultados.

Cualquier empresa, desde un despacho hasta una gran organización, sólo tendrá éxito si se asegura de estar llevando a cabo las actividades que necesita y con el nivel de excelencia requerido. Y esto sólo es posible si tanto el conjunto, como cada uno de sus integrantes, saben a qué deben dedicar sus esfuerzos.

Para ello proponemos abordar tres acciones capaces de orientar el esfuerzo individual y colectivo:

• La realización de un ejercicio de visión de la empresa, no como una actividad para la galería, sino como una reflexión profunda y fructífera sobre qué y cómo queremos ser, da dirección a las actividades, sirve para guiar la toma de decisiones y moviliza, tanto a emprender las acciones que se necesitan, como a dejar a un lado todo aquello que no contribuya a la realización de esa visión.
• La revisión de la organización interna. La palabra organización hace referencia a la estructura y los procesos que una empresa necesita para asegurar la adecuada coordinación de las actividades que le permiten ofrecer un producto y un servicio. Con el tiempo, cualquier empresa puede tener repartidas algunas de sus tareas clave de un modo que poco tiene que ver con la definición anterior.

El objetivo y resultado de esta revisión es la identificación de lacras organizativas: rutinas innecesarias, procesos lentos por un bajo uso de la tecnología, apropiación de tareas que deberían estar haciendo otros o una mala asignación de funciones. Estas deficiencias una vez corregidas y superadas llevan necesariamente a un mayor rendimiento producto de un funcionamiento más ágil y satisfactorio. 

• Dar visión o sentido al puesto que ocupa cada uno es un ejercicio clarificador cuando se conecta con la visión de la empresa y la organización. Una de las mejores prácticas que podemos llevara a cabo es dar a las personas que los ocupan una visión amplia de la posición que ocupan.

Ello supone hablar en términos de para qué existe ese puesto en la organización, y hacer evidente cuál es su contribución al conjunto.  De este modo, la persona estará en mejores condiciones de comprender mejor su cometido y poder preguntarse qué actividades deberían recibir mayor atención por su parte y cuáles deberían pasar a un segundo plano o incluso desaparecer para ofrecer la aportación que su puesto exige.

En definitiva, la reflexión que pretendemos abrir es  ¿estamos realmente seguros de que todo lo que hacemos en nuestros despachos aporta algún tipo de valor para alguien, sean los clientes, los dueños, los compañeros de trabajo o para nuestro propio puesto?

Si la respuesta es no, nuestro consejo es abordar las acciones propuestas en este artículo para asegurar que dedica sus esfuerzos a trabajar no más, sino en la dirección correcta.

Siempre es posible llevar a cabo esta reflexión a nivel particular, aunque la organización para la que trabaje no se haga estas preguntas, hágaselas usted y actúe según su visión, no según su costumbre.