El tema de la subida de precios y encarecimiento de la vida está muy presente en las reuniones. En los desayunos entre compañeros también se habla de esto, y de los alquileres. Como buenos técnicos enamorados de los números, nos planteábamos en qué podríamos ahorrar y en qué podrían ahorrar todas esas pequeñas empresas a las que 2023 les ha empinado la cuesta hacia arriba. De esas reflexiones surge este artículo, porque en los despachos, también se puede ahorrar en tecnología.
La cuestión es que el tema del alquiler lo tenemos muy parcelado. En nuestro país ha costado mucho plantear el alquiler de vivienda como una alternativa válida; la tendencia siempre ha sido comprar. Ese sentimiento de pertenencia siempre ha ido acompañado de una falsa seguridad, o lo que es lo mismo: alquilar generaba una falsa inseguridad. ¿Temíamos quedarnos en la calle de un día para otro? ¿No tener una herencia que dejar a nuestros progenitores? Seguramente el cambio de parecer se lo debamos globalización y a la movilidad laboral. Aunque puede que también el temido Impuesto de Sucesiones y Donaciones, ¿no?
Eso ocurre con la vivienda, pero ¿qué sucede con el resto?
Los servicios de alquiler de vehículos los habíamos reservado para un viaje o una mudanza (en el caso de que nuestro cuñado no pueda prestarnos su fantástica furgoneta). Hasta hace relativamente pocos años no nos planteábamos el servicio del renting de automóviles, a no ser que fuera para la empresa.
Las empresas constructoras sí están más habituadas a alquilar máquinas que necesitan para un momento puntual, y a esto se van animando otros negocios.
En otros países europeos se piensa antes en alquilar que en comprar. Y es que es sensato pensar que puedes optar a lo que realmente quieres por una cuota que te puedes permitir, que comprar algo con lo que simplemente, te conformas. Cada vez más personas con un alto nivel adquisitivo apuestan por alquilar donde quieren vivir que invertir en una vivienda más pequeña o lejos de todo.
Con la tecnología venía ocurriendo prácticamente lo mismo. Hasta ahora se pensaba que, si es necesario un ordenador más potente, hay que comprarlo, al igual que el software o las impresoras. Sin embargo, estoy convencido, porque los datos que arroja la experiencia con muchas empresas así lo dicen, que alquilar tecnología es una buena medida para liberar de costes innecesarios a muchas empresas.
Si volvemos al ejemplo del alquiler de la vivienda, como inquilino te olvidas del mantenimiento, de reparaciones continuas, de las derramas de la comunidad y ¡hasta de las interminables reuniones de vecinos! Con la tecnología ocurre igual, de lo que nos da quebraderos de cabeza, ¡se encarga el dueño! Así que, además de ahorrar dinero, podemos evitarnos unas cuantas preocupaciones al mes.
Entonces, aunque sea para un uso continuado, ¿se pueden alquilar los equipos y programas informáticos?
Sin la menor duda. Además, resulta una muy buena opción para los despachos.
Las empresas de un tamaño considerable operan con muchos servicios outsourcing: transporte, embalaje, limpieza, almacenamiento… Aunque también alquilan recursos informáticos porque necesitan de altas prestaciones tecnológicas. Pensemos por ejemplo en grandes consultoras, entidades bancarias, aseguradoras y hasta entidades gubernamentales que deciden alquilar sus assets informáticos en lugar de adquirirlos y mantenerlos. Son conscientes de que son equipos y/o aplicaciones que utilizarán de por vida, pero con el alquiler además de ahorrar, invierten en seguridad. Las grandes corporaciones confían su información a servidores externos y hasta los ordenadores que emplean sus trabajadores, pertenecen a otras empresas. Para ellos sin duda, son muchas las ventajas. Por un lado, están ahorrando dinero en los costes salariales de un equipo de profesionales que les den soporte informático. Y por otro, se aseguran la escabilidad; siempre van a tener cubiertas sus necesidades de infraestructura tecnológica, que pueden ir adaptando conforme evolucionen con los años. En este sentido, la potencia y prestaciones de un equipo adquirido en la primera década del siglo, se queda corta para satisfacer las necesidades presentes.
Los técnicos añadimos un punto de vista extra a estos números que hacen las grandes empresas para decidir alquilar en vez de comprar: los responsables se centran en lo que de verdad mueve la empresa, no se preocupan por cómo solucionar una rotura e incidencia técnica. Basta con marcar un teléfono para recuperar el buen ritmo de trabajo.
Por todo esto, resulta más cómodo alquilar servidores, equipos, impresoras e incluso personal cualificado para que se haga cargo de todo esto. Esta es la alternativa perfecta para pagar por lo que realmente necesitas y vas a usar. De otro modo, puede que hagas un excesivo gasto en equipamiento que ahora necesitas, pero puede que, en unos meses, puede que no, y para colmo, quede obsoleto. Este aspecto es muy importante cuando hablamos de tecnología: la continua evolución de la oferta viene dada por nuevas prestaciones, compatibilidades, aspectos relacionados con la seguridad… E indudablemente, es un gran hándicap.
¿Qué se puede alquilar en un despacho?
Al igual que nos fijamos en estrategias de grandes corporaciones para adaptarla a nuestro negocio, con este servicio podemos hacer igual. Es decir, que podemos alquilar todo. No es necesario ser un gigante para obtener ventajas del renting tecnológico.¿Quién no quiere ahorrar costes y tiempo hoy día?
Veamos el caso de la impresión en los despachos. Por más que sepamos que hoy día es necesario digitalizarse para subsistir, el sector de la abogacía se sigue resistiendo y aún hoy se tira mucho de papel…
Imagina poder olvidarte de los problemas que te proporciona tu impresora. En alguna ocasión te has visto manchado por el tóner antes de acudir a una cita, o apretando botones sin ton ni son. Justo cuando necesitabas una documentación, la impresora ha decidido “no cooperar”.
El alquiler de impresoras es un servicio que conozco bien. Lo que comenzó como solución temporal para algunos despachos, se ha convertido en un servicio muy necesario. Puedes creerme si te digo que, para muchos, la gestión de las impresoras y materiales asociados a esta como los tóneres, cartuchos, piezas… se vuelve un asunto en el que acaban perdiendo tanto tiempo como dinero. Hay quien me ha llegado a afirmar que: “las impresoras huelen nuestro miedo”. La verdad es que suelen estropearse en el momento más inoportuno.
Un buen servicio de alquiler de impresoras te puede asesorar en el modelo que necesites, te lo conseguirá y se encargará de proporcionarte los consumibles, el transporte y el arreglo de las mismas, sustitución de máquina y su mantenimiento. Lo único que debes poner será el papel.
La cuestión con el alquiler de impresoras es que pagues solamente por cada copia que imprimas, y ya está.
Si vas a optar por este servicio, asegúrate que la empresa te incluya todo lo que he comentado aquí y que proporcione servicio concertado en tu localidad.
Puede que ahora te plantees alquilar algo más que la impresora de la oficina: software, una nube, dispositivos móviles… Ahorra y disfruta de los recursos que realmente necesitas.
