Los departamentos jurídicos y los despachos de abogados han de tomar consciencia de la necesidad de tener una estrategia digital clara y un plan de implementación para sus organizaciones. La tecnología a seleccionar e implementar en cada despacho o departamento jurídico dependerá en gran medida de la comprensión óptima de las actividades jurídicas en cada compañía.
En concreto y en lo que respecta a los departamentos jurídicos in house, la necesidad de digitalización y de adaptación de su funcionamiento a las nuevas tecnologías, suele ser un requerimiento que parte del mismo comité de dirección o del órgano de administración y que se alinea con una estrategia digital de la compañía, a su vez en el caso de los despachos de abogados suele ser un requerimientos de los clientes, que exigen una atención adecuada a los tiempos y necesidades de los mismos, muchos de ellos inmersos también en una acentuada transformación digital. La crisis no ha hecho más que acelerar este cambio del sector jurídico hacia la digitalización que ya estaban siendo demandado por clientes externos e internos.
La estrategia digital tiene que acompañar a los departamentos jurídicos in house y a los despachos de abogados a lograr sus objetivos:
- Prestar un mejor y más adecuado servicio al cliente, interno o externo.
- Mejorar la eficiencia y la productividad de los abogados integrantes del equipo.
- Hacer frente al ingente volumen de datos y a la mayor complejidad de la información que se maneja en los despachos.
- Mejorar el conocimiento y el know-how de la organización.
- Mejorar la capacidad de atraer y retener talento profesional.
- Ser más competitivos en costes y en precios.
Para lograr lo anterior es necesario disponer de un presupuesto para desarrollar la estrategia y de una priorización de las herramientas y los objetivos de inversión en cada despacho o asesoría jurídica in house. En este sentido podemos avanzar que será vital la inversión, que no gasto, en las siguientes herramientas:
- Herramientas colaborativas, que permitan el intercambio de información y documentación de forma ágil entre abogados y clientes. Es preciso acudir a métodos de comunicación diversos (p.e. videoconferencias, chats, correos, etc…) con los clientes, internos y externos, que, al estar restringida la celebración de reuniones presenciales, faciliten el salvar el distanciamiento social y la ausencia de cercanía.
- Gestores documentales, que permitan a los equipos de abogados, el adecuado archivo, selección y búsqueda de todo tipo de documentos, y que, a su vez, sean fácilmente integrables con bases de datos de legislación, jurisprudencia y doctrina, tan necesarios para las tareas diarias del abogado.
- Herramientas de Inteligencia Artificial, Big Data y análisis predictivo, que permitan estandarizar y homogeneizar procesos, haciendo con ello más eficiente y productivo el trabajo legal.
- Herramientas de firma electrónica y verificación documental, que faciliten la gestión de trámites en remoto y on line, y que con ello contribuyan a ahorrar costes de desplazamiento.
La cuestión a la que se enfrentan ahora despachos y asesorías jurídicas in house es seleccionar proveedores de tecnología que garanticen los máximos estándares de eficiencia en la organización del trabajo, de confianza en las respuestas y de seguridad, y conseguir aprovechar el teletrabajo como un reto y una oportunidad para dar un servicio optimo y transparente al cliente, ofreciéndoles accesos seguros que permitan compartir información y hacerles participar de la misma. Todo ello reportará seguro en modelos de negocio novedosos en el ámbito legal.
