Las operaciones en un despacho de abogados y el uso de la tecnología

Independientemente de la estrategia que nuestro despacho tenga -de entre las cuatro posibles- la prestación del servicio jurídico requiere la obtención y uso de recursos y la correcta división y prestación de numerosas tareas; y ésto son las operaciones del despacho.

Denominamos operaciones en un despacho: al uso de recursos, cerebros y normas internas, para la realización del conjunto de actividades que han de desarrollarse de forma sucesiva y ordenada para la entrega al cliente y cumplimiento de la promesa realizada.

Ello implica:

• tener recursos adecuados: por definición escasos, y cerebros que piensen.
• conjunto de actividades: obtención y transmisión de conocimientos.
• desarrollo y ejecución de actividades y normas internas: acción y modificación de la realidad a través del conocimiento e inventiva.
• forma sucesiva y ordenada: en el tiempo, y a modo de peldaños.
• entrega al cliente y cumplimiento de la promesa: fin último, objetivo y satisfacción.

Con la anterior definición presente, podemos hablar de otras claves de las operaciones. Así debemos tener presente: que la prestación del servicio ha de ser en el menor tiempo posible, que el cliente se pasea por la fábrica, que los profesionales son personas de muy alta cualificación, que la tasa de ocupación ha de ser inferior al 80%, que no todas las tareas necesarias para la prestación del servicio requieren la misma cualificación, y hay muchas tareas estandarizables y realizables según modelos prediseñados y por último que los dos recursos clave son el profesional y el tiempo, siendo el tiempo el más escaso.

Por todo lo anterior podemos concluir que las operaciones consisten en obtener los recursos necesarios, descomponer las tareas, descubrir las tareas estandarizables y repetibles, asignar las tareas a las distintas personas en función de sus capacidades, y  todo ello se debe potenciar con la tecnología necesaria.

Veamos qué son y como la tecnología los amplifica:

Descomposición de tareas. Independientemente de los servicios que se presten, éstos pueden descomponerse en diversas tareas, que muchas de ellas son prestadas por abogados pero fácilmente pueden ser prestadas por otras personas. Esta descomposición es aún más sencilla cuanto más especializado sea el despacho, y más homogéneos sus asuntos. Las IT son imprescindibles para una correcta descomposición, gestión, clasificación y engarce de las tareas.

En la Dirección de las Operaciones, sirven las IT para la correcta asignación de recursos, gestión de multiproyectos, gestión de vencimientos, gestión de la ocupación del personal, control de tiempos, y utilización de tiempos a punto de perderse.

Gestión del Conocimiento. Con las IT obenemos, clasificamos y ordenamos la información, pero además gestionamos el conocimiento. Gestión de conocimiento entendida, no sólo como el conjunto de documentos o bases de datos jurídicas, sino como la posibilidad de resolución de problemas por el profesional y la participación del conjunto en ese aprendizaje (el énfasis dependerá de la estrategia de nuestro despacho)

Comunicación: En la comunicación interna y externa, incluida la fase de entrega al cliente, es más que evidente cómo operan las IT, así como su bajo coste.

En resumen y como listado para reflexionar y trabajar en nuestro despacho. Las IT actúan de este modo:

IT en las PERSONAS:

• Permiten que cada persona acceda, conozca, comunique y deposite su tarea: acceso a conocimiento ilimitado, Bases de Datos Jurídicas, formularios, etc,
• ubicuidad: calidad de vida,
• conectividad total, y posibilidad de comunicación infinita,
• innecesariedad de horarios,
• aprendizaje más rápido: la curva de aprendizaje se acelera,
• gestión de conocimiento: aprendizaje continuo y recíproco,
• facilidad y agilidad de acceso al conocimiento global del despacho,
• eliminación de tiempos perdidos,
• incorporación más rápida de un nuevo letrado al despacho o a la tarea,
• posibilidad de ir delante del cliente: comunicar mientras está pasando, incluso el cliente puede informarse él mismo,
• liberación de espacio, lo que permite un mejor ambiente de trabajo. Reducir tiempos de desplazamientos y de reuniones,
• mayor facilidad de especialización,
• facilidad de trabajo en equipo,
• el profesional dedica su tiempo a aquello en lo que es más eficiente y más le gusta.

iT en la DIRECCION DE OPERACIONES:

• Estandarización e incluso "commoditización" de ciertas tareas,
• asignación eficiente de tareas, una vez descompuestas, a las personas adecuadas
• control de tiempos, inlcuido los pendientes de prestar,
• control de la Rentabilidad general, de cliente, de proyecto, de cada tarea y de ocupación por letrado,
• formación y aprendizaje exponencial,
• ágil reposición de profesionales,
• abogacía defensiva,
• posibilidad de estimar los tiempos de un determinado tipo de asunto y presupuestar su coste,
• control de vencimientos,
• descubrimiento y traslado de los cuellos de botella,
• generar y capturar el conocimiento de la resolución de un problema,
• el aprendizaje contínuo motiva y retiene a los profesionales.

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