Cuestiones aclaratorias en materia de facturación

El objetivo no es otro que mejorar el entendimiento y favorecer, en la medida de lo posible, la armonización a nivel comunitario de las pautas señaladas por la normativa de facturación que se encuentran reguladas en la Directiva 2010/45.

El documento, en cuya elaboración he tenido oportunidad de colaborar, es de fácil comprensión y, en mi opinión, de gran utilidad práctica. Es el fruto de reuniones y discusiones mantenidas por la Comisión Europea con las autoridades fiscales de los distintos Estados miembros de la UE así como con empresas, asociaciones empresariales y expertos fiscales. No se trata de un documento de carácter vinculante, pero sí que debería servir de guía para, de una vez por todas, alcanzar un grado de armonización aceptable en este sentido.

Algo que a priori parece tan simple como es la emisión de una factura, puede convertirse en un tema complejo y con una extensa casuística dependiendo del tipo de operación que se facture, de la condición del destinatario de la factura, de si nos referimos a entregas de bienes o a prestaciones de servicios, a operaciones exentas o no, sujetas al IVA o no, con aplicación de la regla de inversión del sujeto pasivo y un largo etcétera. La complicación es aún mayor cuando hablamos de operaciones internacionales donde cuestiones como el idioma o la divisa de emisión de la factura pueden hacer aún más compleja la situación.

Conviene no olvidar que la factura es el documento justificativo del derecho a la deducción del IVA soportado en las adquisiciones de bienes y servicios, por lo tanto, es importante que las mismas cumplan con la normativa aplicable. De lo contrario, el derecho a la deducción podría verse limitado. Si bien es cierto que la jurisprudencia comunitaria ha señalado en numerosas ocasiones que el incumplimiento de un requisito meramente formal no es suficiente argumento para que una autoridad fiscal pueda limitar el derecho a la deducción del IVA soportado, en la práctica es muy habitual encontrarnos con este tipo de situaciones que pueden ser evitadas anticipándose al problema para lo que es necesario contar con una correcta política de facturación en la empresa.

El documento es extenso por lo que de forma muy breve voy a señalar los aspectos que en mi opinión son más relevantes y que de acuerdo con mi experiencia tienen una mayor implicación práctica en el día a día de las empresas:

• La garantía de la autenticidad del origen y de  la integridad del contenido de las facturas electrónicas no precisa de condiciones o requisitos adicionales respecto de las expedidas en papel y corresponde al obligado a su expedición dar prueba de esta autenticidad e integridad. No es necesario, por tanto, contar con ningún tipo de autorización o validación de la administración tributaria en este sentido.
• La garantía de la autenticidad del origen y de  la integridad del contenido de las facturas debe mantenerse durante todo el período obligatorio de conservación de las mismas con el fin de que las autoridades fiscales puedan acceder a las mismas  en casos de verificación. Es decir, las medidas de garantía deben mantenerse por los sujetos pasivos durante el período de prescripción del impuesto.
• Un documento pdf que se envía por correo electrónico tiene la condición de factura electrónica. Este ha sido un asunto tradicionalmente controvertido por lo que se agradece la claridad y la contundencia con la que la Comisión se ha pronunciado al respecto.
• La emisión de facturas electrónica requiere de la aceptación del destinatario de las mismas. La aceptación no necesariamente tiene que ser explícita, puede ser tácita. Así, el pago de una factura debe considerase como el consentimiento y aceptación de la misma.
• Como normal general, se puede afirmar que la normativa de facturación aplicable a una determinada operación es la que resulta exigible en el país donde, de acuerdo con las reglas de localización del hecho imponible en el IVA, tiene lugar la entrega de bienes o la prestación del servicio. No obstante, existen excepciones a esta norma general, principalmente en relación con servicios internacionales sujetos a la regla de inversión del sujeto pasivo y en relación con entregas de bienes o prestaciones de servicios sujetas a gravamen fuera del territorio comunitario.

Por lo tanto, lo complejo de este asunto no es la normativa de facturación a aplicar sino la correcta aplicación de las reglas de localización del hecho imponible en el IVA.

Así, se deberá analizar si el servicio en cuestión es un servicio "normal" o por  el contrario es un servicio sujeto a reglas especiales de localización del hecho imponible. Por ejemplo, servicios relacionados con bienes inmuebles, servicios de mediación, servicios de carácter cultural, servicios de arrendamiento de medios de transporte o servicios de transporte de viajeros. Todos ellos tienen reglas de localización específicas no siempre fáciles de determinar. También será necesario determinar desde donde se presta el servicio. Es decir, si éste se presta desde el país donde se sitúa la sede de actividad de la compañía o desde otro país donde existe un establecimiento permanente del sujeto pasivo.

• Los casos de auto facturación deben contar con un acuerdo entre las partes. Las autoridades fiscales no pueden exigir la forma en la que dicho acuerdo se llevará a cabo. Por ejemplo, no pueden exigir que el acuerdo sea por escrito (requisito exigido por la normativa de muchos Estados miembros de la UE).  Con el fin de buscar una mayor agilidad y reducir la carga burocrática de las empresas, existe total libertad de las partes a este respecto.
• Las autoridades fiscales no pueden obligar a traducir todas las facturas que el sujeto pasivo emite, al idioma oficial de un determinado Estado. Están legitimadas a solicitar la traducción de determinados documentos necesarios para verificar la realidad o la correcta tributación de una determinada operación pero nunca de una forma sistemática y generalizada.

Estos y otros aspectos tienen una importancia práctica para las empresas que conviene tener siempre en cuenta.

El proceso de facturación es el paso final de la realización de una operación y como tal, tiene una especial trascendencia tanto para el emisor de la factura como para su receptor. La factura es el documento en el que se reflejan dos de los mecanismos más importantes y que dan sentido al IVA, el mecanismo de la repercusión y el derecho a la deducción, por lo tanto, conviene dar a este proceso la importancia que se merece.

Prueba de que no es un asunto sencillo y de que tiene sus complicaciones es que la propia Ley del IVA y la Ley General Tributaria prevén un procedimiento específico para la resolución de controversias en materia de facturación (artículo 88.Seis y 227, respectivamente). Sobra decir que es siempre mucho mejor evitar la controversia mediante un asesoramiento recibido a tiempo y mediante una correcta planificación.