Sabido es que mediante la reforma introducida por la Ley Orgánica 19/2003, de 23 de diciembre, modificadora de la Ley Orgánica del Poder Judicial de 1985, se han establecido una serie de cambios profundos en la tramitación de todos los procesos civiles que se sustancien a partir de la puesta en funcionamiento de esta nueva Oficina Judicial aprobada por Ley.
Pues bien, definida en el reformado artículo 435 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, estamos ante "la organización de carácter instrumental que, de forma exclusiva, presta soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional de jueces y magistrados", que además debe proporcionar a la actividad propia del Poder Judicial la infraestructura técnica y humana que precisa.
Así, dicha Oficina Judicial se compone básicamente de las Unidades Procesales de Apoyo Directo (UPAD), definidas en el reformado artículo 437.1 de la LOPJ como "aquella unidad de la Oficina judicial que directamente asiste a jueces y magistrados en el ejercicio de las funciones que les son propias, realizando las actuaciones necesarias para el exacto y eficaz cumplimiento de cuantas resoluciones dicten", y formadas como mínimo por un secretario, un gestor procesal y administrativo y un tramitador procesal y administrativo. De otro lado, se encuentra el Servicio Común Procesal (SCP), definido en el artículo 438 de la LOPJ como " aquella unidad de la Oficina judicial que, sin estar integrada en un órgano judicial concreto, asume labores centralizadas de gestión y apoyo en actuaciones derivadas de la aplicación de las leyes procesales".
Dentro de la actuación de las Unidades Procesales de Apoyo Directo (UPAD) en un juicio ordinario civil, nos podemos encontrar con que dicha unidad conozca y resuelva sobre la admisión o inadmisión de la demanda, confeccionando las cédulas de emplazamiento, exhortos, etc.,. la admisión de la reconvención, la preparación de la audiencia previa, la celebración de la audiencia previa y del juicio en su caso.
Por su parte, dentro del Servicio Común Procesal nos podemos encontrar con distintas unidades tales como el servicio común procesal de registro y reparto, el servicio común procesal de ordenación del procedimiento, el servicio común de actos de comunicación, el servicio común de auxilio judicial, el servicio común de ejecución o el servicio común de caja.
Basándose en los principios de jerarquía, coordinación externa con otras administraciones públicas e interna entre las distintas unidades, adaptación de la organización de la Justicia al Estado Autonómico y a las nuevas tecnologías, agilidad, eficacia, eficiencia, racionalización del trabajo y coordinación y cooperación entre Administraciones, se puede afirmar que en un juicio verbal civil, a modo de ejemplo práctico, es preceptivo que intervienen las siguientes unidades de la nueva Oficina Judicial:
- En la presentación de la demanda y su reparto: Servicio Común procesal de registro y reparto.
- En el examen de los requisitos formales: Servicio Común de Ordenación del Procedimiento.
- En la admisión o inadmisión de la demanda: Unidades Procesales de Apoyo Directo.
- En el señalamiento de la vista: Servicio Común de Ordenación del Procedimiento.
- En la presentación de escritos por las partes solicitando la citación por el secretario judicial de testigos o la práctica de otras pruebas: Servicio Común procesal de registro y reparto.
- En la preparación de las pruebas admitidas, citaciones y oficios: Servicio Común de Ordenación del Procedimiento.
- En la celebración de la vista: Unidad Procesal de Apoyo Directo.
- En la Sentencia: Unidad Procesal de Apoyo Directo.
- En la notificación y remisión de los autos: Servicio Común de Ordenación del Procedimiento, Servicio Común de Actos de Comunicación y/o Servicio Común de Auxilio Judicial.
