En el anterior post examinamos los beneficios de un eficaz sistema de presupuestación. Hoy, de forma eminentemente práctica, analizaremos la secuencia de un proceso estándar de presupuestación, si bien, dado el carácter informativo de estas colaboraciones, nos limitaremos a realizar un breve recorrido por las sucesivas fases.
Entrando en materia, comenzaremos afirmando que todo proceso de presupuestación debe cumplir con dos principios básicos:
- Respetar un orden cronológico vinculado a las actuaciones a seguir,
- Garantizar los medios que faciliten la interacción entre todos los Departamentos involucrados en el proceso, y
- Disponer del auxilio de soportes documentales para agilizar el procedimiento.
Con la vista puesta en los mismos, la secuencia podría seguir el siguiente orden:
- Primera reunión Abogado-Cliente: En esta reunión, el abogado obtiene la información necesaria sobre el asunto e informa al cliente de la existencia de un "protocolo" de minutación, cuyos elementos esenciales son la necesidad de elaborar el presupuesto antes de comenzar con el asunto y su aprobación, sin la cual, no podremos hacernos cargo del asunto (salvo casos excepcionales de actuación inmediata).
- Redacción documento de descripción de encargo: El abogado rellena un formulario de descripción del encargo en el que se incluyen los datos relativos al asunto, imprescindibles para que el Departamento de Administración elabore el presupuesto.
- Elaboración del presupuesto: El Departamento de Administración elabora el presupuesto (siguiendo las normas de minutación establecidas en el despacho) y lo al cliente (vía fax o correo electrónico) con la máxima inmediatez.
- Aceptación del presupuesto: La aceptación del presupuesto se produce cuando el cliente devuelve firmado el presupuesto o, en su caso, efectúa el pago o provisión (en este supuesto, se dará el encargo por aceptado, sin perjuicio de la recepción del presupuesto firmado a posteriori). El Departamento de Administración comunicará al Abogado que puede comenzar la gestión del asunto (no obstante, el abogado, por razón del asunto, conocerá de la aceptación del presupuesto incluso antes de dicha comunicación).
- Hoja de Control: El Departamento de Administración introducirá en la Hoja de control de cobros el importe presupuestado y las fases de cobro pactadas (con el encargo del asunto; con la celebración de la audiencia previa y/o el juicio; una vez redactado el contrato, etc…).
- Seguimiento al presupuesto: Una vez se vayan conociendo las fechas vinculadas a los pagos establecidos (por ejemplo, fijación de la audiencia previa), el abogado deberá comunicarlas al Departamento de Administración para su incorporación a la hoja de control de cobros.
- Gestión de la Facturación: Usando la hoja de control de cobros, el Departamento de Administración se pondrá en contacto con los clientes coincidiendo con las fechas de pago establecidas, solicitando el pago de la correspondiente provisión.
Si bien la secuencia anterior recoge los pasos básicos para presupuestar, éste sistema se completaría con un procedimiento para resolver las incidencias habituales (el cliente propone cambios en el presupuesto antes de aceptarlo; lo acepta pero no abona la provisión; requiere una gestión inmediata antes de la aceptación del presupuesto, etc…), así como un procedimiento de gestión de cobro.
Naturalmente, en despachos unipersonales o carentes de un Departamento de Administración, este sistema se puede utilizar con las necesarias adaptaciones.
Concluyendo con el examen del sistema de presupuestación, en nuestro próximo post facilitaremos un modelo de presupuesto de honorarios, analizando las partes esenciales del mismo
