Ahora que estamos en temporada de la Pasarela Cibeles y de crisis, muchos son los blogs que hablan del fondo de armario imprescindible. Especialistas en moda, periodistas y diseñadores tienen siempre un concepto en la cabeza: el fondo de armario para todos los terrenos. Se trata de prendas que se pueden poner hasta que se caigan de viejas, porque no pasarán de moda; que hacen falta ya sea usted un fashion-victim o alguien a quien la moda no le importa en absoluto. ¿Las características? Cosas imprescindibles, elegidas con acierto, de calidad para que aguanten el trote y que abarcan más que una moda concreta. Eso nos vale para el despacho y los básicos imprescindibles, y no hablamos ni de las sillas y las mesas, ni de los abogados, ni de la señora que limpia: hablamos de las herramientas de gestión documental.
Un hecho comprobado a cada momento en cada oficina del mundo entero es que los papeles tienden a multiplicarse. Tras multiplicarse, sufren una mutación que les hace desaparecer -pero sólo a los más importantes y que necesitamos con cierta urgencia-. Aunque contemos con ese dicho tan bonito de "La casa no roba, sólo esconde", hay veces que la alevosía en el escondrijo lo acerca al robo. Con violencia además. Otro hecho es que hay tareas materiales de mero orden que fagocitan horas preciosas en que podía hacerse trabajo de más entidad.
Hasta la Administración de Justicia se ha dado cuenta de que así no se puede seguir. ¿Y usted?, ¿sigue con el pico y la pala?
En primavera del año pasado, un informe elaborado por Everis y Pross reveló que el sector de la abogacía en España está aún lejos del mundo anglosajón en cuanto al uso de las nuevas tecnologías, si bien en los últimos años se había observado un claro crecimiento en la implantación de las TIC.
El estudio dice que las tecnologías más utilizadas por los profesionales del sector, además del teléfono móvil, son el correo electrónico (el 95% afirma emplearlo), las Bases de datos de Jurisprudencia y Legislación (79%) y la firma electrónica (55%). El teléfono móvil y el correo es algo de lo que ya poquísima gente puede prescindir. El móvil, ya es algo de seguridad personal; y el correo electrónico ha hecho olvidar el matasello y la espera del cartero, y nos ha hecho a todos…tecnológicos.
Las Bases de datos de Jurisprudencia y Legislación pasaron, además, hace unos meses un punto de no retorno con Litigator, la herramienta de Thomson Reuters Aranzadi. Lo que aporta es definitivo para perfeccionar cada documento vinculado a la litigación: en las bases que conocemos, y que todos hemos manejado, el mecanismo se basaba en el análisis de palabras, en la búsqueda por datos objetivos. Litigator, sin embargo, incorpora una nueva filosofía de análisis, más jurídico -menos lingüístico- y más preciso. Lo que más me ha sorprendido es la presentación de la información desde una nueva perspectiva: la del rol que ocupa nuestro cliente en un caso, permitiendo así un rápido acceso a la información que me ayudará a definir mi fundamentación jurídica (argumentos a favor del rol de mi cliente), y algo muy importante, el acceso también a la información en contra de mi cliente, ayudándome por tanto a prever alegaciones de la parte contraria. Litigator es ya una realidad que pertenece a los avances tecnológicos de hoy en día.
Por lo que respecta a acceso al correo electrónico a través de dispositivos móviles como las PDAs, su uso actualmente sólo se ha generalizado entre los despachos más grandes. En el caso de los pequeños y medianos despachos, el desconocimiento de las tecnologías disponibles y la falta de formación específica son principales obstáculos para la incorporación de las TIC en el sector de la abogacía.
Si echa un vistazo al mercado verá que hay cosas para despachos de todos los tamaños, que solucionan problemas que, por otro lado, son comunes a todos. A principio de mes hablamos de PS Legal, que une el control de los expedientes judiciales y extrajudiciales, el seguimiento de asuntos en función de las fases procesales, la creación de una agenda integrada con los expedientes y la realización y seguimiento de la minutación, facturación contabilidad y tributación.
¿Qué fondo de despacho cree usted que es el ideal?
