El 27 de enero tuvo lugar en la sede madrileña de Écija, firma líder en la prestación de servicios profesionales en Tecnología, Medios y Telecomunicaciones, el Desayuno sobre ‘las nuevas obligaciones de las empresas sobre Notificaciones y comunicaciones por medios electrónicos por la Agencia Tributaria. Riesgos derivados del uso masivo de certificados en las corporaciones’, que aglutinó a representantes de más de cuarenta entidades procedentes de todos los sectores presentes en nuestro país.
El punto de partida del Desayuno fue el reciente Real Decreto 1363/2010, por el cual a partir del 1 de enero de 2011 la mayoría de corporaciones, incluidas las Sociedades Anónimas y Limitadas, están obligadas a recibir sus notificaciones y comunicaciones administrativas de la Agencia Estatal Tributaria mediante un sistema de dirección electrónica habilitada.
Como toda nueva norma esta reciente obligación no sólo supone un cambio en el canal por el que recibir notificaciones, sino que ya se plantean algunas dudas que presentan problemas y cambios operativos en el día a día de las entidades, según ha quedado patente en los comentarios y el debate que se ha planteado con los asistentes al Desayuno de trabajo.
Y es que en estructuras de Grupos de Sociedades, puede implicar la necesidad de introducir cambios en los procesos internos para garantizar una adecuada distribución de notificaciones entre las diferentes empresas del Grupo, por ejemplo por un departamento financiero común, a las personas correctamente definidas para ello, necesidad de garantizar entrega, lectura, trazabilidad, así como el correcto uso de los correspondientes certificados de firma electrónica emitidos a diferentes personas, al objeto de garantizar la seguridad jurídica necesaria.
Sin duda, el incremento del uso de certificados electrónicos para dotar de seguridad jurídica a las relaciones entre entidades, Administración y particulares resulta imparable en un país modernizado gracias a Internet y las Tecnologías de la Información en muchos de sus entornos de actuación. Pero aún existe un gran desconocimiento y descontrol por parte de las corporaciones sobre quién tiene un certificado electrónico de empresa, qué uso le está dando para vincular a la empresa, si ha delegado su uso en uno o varios ayudantes y/o secretarias, si ha copiado el certificado en otros dispositivos o PC ́s, etc.
Por todo ello, desde Écija ven necesario proporcionar instrumentos legales, técnicos y operativos para controlar su uso y evitar fraudes e incumplimientos normativos derivados de un uso inadecuado o desleal, basado en el desconocimiento o en el dolo de alguno de sus trabajadores.
Para todo ello, resulta fundamental inventariar y custodiar de forma adecuada los certificados electrónicos que se utilicen en nombre de la entidad, dar a conocer la operativa de uso y las responsabilidades de uso de esos certificados, vincular jurídicamente a los titulares o custodios de esos, y también a las personas delegadas, así como realizar una trazabilidad del uso que se ha dado a cada certificado.
