El presente post tiene como objeto trasladar al abogado la importancia de gestionar la preparación de la audiencia previa y el juicio como si de un proyecto se tratase. A tal efecto se adjuntan dos cronogramas que hemos elaborado para proyectar la audiencia previa y el juicio y que esperamos faciliten la labor de preparación de estos actos judiciales.
Sustancialmente, un proyecto es un resultado con el que nos hemos comprometido y que requiere más de una acción para su cumplimiento. Los proyectos se caracterizan por disponer de un objetivo final, una meta hacía la que enfocar nuestro trabajo y una serie de acciones concretas y tangibles a lo largo del tiempo a través de las cuales nos vamos acercando a nuestro objetivo. Visto así, qué duda cabe que los abogados estamos proyectando, desarrollando y concluyendo proyectos continuamente. Muchos son los ejemplos que nos pueden auxiliar para comprender esta idea: un encargo del cliente (judicial o extrajudicial), la organización de los expedientes o el archivo; la creación de un proceso de gestión del conocimiento; un plan de marketing, etc., todos absolutamente todos son ejemplos de proyectos.
Naturalmente, la gestión de proyectos contiene numerosas ideas, principios y conceptos cuyo análisis y extrapolación a la actividad del abogado excedería nuestro trabajo (controles, evaluaciones, ejecución del proyecto, etc.) No obstante, mediante este post nos damos por satisfechos con poder trasladar la existencia de esta asociación entre nuestra actividad (en la preparación de los dos actos procesales principales) y la gestión de proyectos, lo que, sin ninguna duda, será de mucha utilidad a los abogados.
Expuesto lo anterior ¿Que elementos tendríamos que tener en cuenta para preparar la audiencia previa y el juicio como si de un proyecto se tratase?
1º.- Necesidad de planificación.
Un explorador jamás llegará a su destino sin un mapa en la misma medida que no podemos gestionar adecuadamente un proyecto sin un plan. Para ello, es imprescindible dedicar tiempo, paciencia y concentración en la elaboración del plan que contemple todos y cada uno de los aspectos generales del proyecto. Aquí es clave detenerse y dedicar el tiempo preciso de planificación para que dispongamos de una idea general pero bastante aproximada de los objetivos, la estructuración, los riesgos y las responsabilidades que entraña el proyecto. De hecho, uno de los errores más habituales de la gestión de proyectos deriva de la fragilidad de la planificación realizada, que se ve sustituida por el comienzo de la ejecución sin una base sólida.
2º.- Disponer de unos objetivos claros.
Todo proyecto requiere la identificación clara y precisa de lo que deseamos conseguir a través del proyecto, es decir, de nuestro propósito, objetivo o meta. De lo contrario, el proyecto no tendría sentido alguno. Por otro lado, el conocer el objetivo u objetivos nos hará sentirnos más motivados, será más fácil pasar sin dudas e inseguridades a la ejecución del proyecto y nos mantendrá alerta y dispuestos para aprovechar al máximo las oportunidades y desafiar los riesgos e imprevistos.
En el caso de la audiencia previa será el logro de los aspectos procesales y probatorios del juicio con el mayor éxito posible; en la preparación del juicio, es evidente que el objetivo será intervenir en el acto del juicio con la máxima profesionalidad y eficacia a fin de obtener el pronunciamiento judicial más acorde con los intereses de nuestro cliente.
3º.- La división del proyecto en fases.
Hemos de saber que los proyectos no se realizan, pues lo que se realizan son acciones concretas y tangibles a lo largo del tiempo a través de las cuales nos vamos acercando a nuestro objetivo. Por esta razón, es fundamental que dividamos el proyecto en diversas fases etapas en las que asociemos una determinada actividad con un determinado periodo de tiempo.
Para ello, hemos de tomar tres factores: las tareas a realizar, el orden de ejecución de dichas tareas y las fases temporales en las que aquellas deberán llevarse a cabo. De esta forma, podremos contemplar el proyecto tanto como un conjunto o asociación interdependiente de acciones que ejecutadas ordenadamente a lo largo del tiempo desembocarán en un resultado.
Para la preparación del juicio dispondremos de un determinado plazo, y dicho plazo estará salpicado de acciones que se irán sucediendo en el tiempo como, entre otras, el estudio de los documentos rectores del pleito, la visualización de la audiencia previa, el examen de la parte y de los eventuales testigos e incluso la realización de un feedback después del juicio para comprobar la eficacia de nuestra intervención. Una adecuada división ordenada de dichas tareas y la asignación de fechas y tiempos adecuados será garantía de éxito.
4º.- Gestión de Riesgos.
El riesgo se define como «las perspectivas de exposición a consecuencias adversas de eventos futuros». La identificación y gestión exitosa de los riesgos pueden mejorar enormemente las perspectivas de éxito del proyecto.
Todo proyecto puede verse afectado por situaciones que dificulten su desarrollo o que incluso lo impidan temporal o definitivamente. Durante la preparación del juicio, indudablemente se producirán situaciones de riesgo para el desarrollo del proyecto. A modo de ejemplo, podrán surgir imprevistos tales como una enfermedad del abogado, un repunte considerable en su trabajo que nos impida cumplir con los hitos, falta de motivación por cuestiones personales que nos afecten, situaciones éstas que pueden producir considerables retrasos en el proyecto. En estos casos, hemos de estar preparados para esperar que esto pueda suceder, aceptando qué problemas pueden ocurrir y disponiendo de estrategias alternativas para garantizar la conclusión del proyecto (aquí será esencial contemplar y actuar sobre los tiempos de preparación)
5º.- Identificación de responsabilidades para el Jefe de Proyecto
El Jefe de proyecto es la persona que en última instancia es responsable de la planificación, ejecución y conclusión del proyecto. Para ello, dispondrá de una serie de responsabilidades que le permitirán exigir la participación y colaboración de las personas involucradas en el proyecto. La definición de sus competencias y responsabilidades es esencial para evitar situaciones controvertidas por la resistencia o falta de colaboración de aquellos en el desarrollo del mismo.
Normalmente, la preparación del juicio va a asociada a que el abogado que lleva el caso es el propio Jefe de Proyecto. No obstante, en algunos casos en los que la preparación del juicio conlleva la intervención de diversos profesionales, es fundamental el establecimiento de estas responsabilidades con el fin de dotarlo de la suficiente autoridad para garantizar el control del proyecto.
A modo de conclusión, señalar que de lo que no cabe duda es que a través de la aplicación de las técnicas de gestión de proyectos, organizaremos y estructuraremos mejor nuestro trabajo, la rentabilidad será mayor, se reducirán los riesgos que serán tratados con más rapidez y eficacia, los tiempos de ejecución se reducirán como lo harán los costes de nuestro trabajo y, en definitiva, nuestra capacidad para trabajar eficazmente en diversos frentes se multiplicará.
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