David Baquero, experto en Gestión del Despacho, nos explica las principales tendencias del Knowledge Management actual, mostrando su escepticismo ante la nueva oleada cibernética que ha tomado por asalto el medio jurídico.
¿Qué es para usted el Knowledge Management?
El KM es, en términos generales, un conjunto de políticas de aprovechamiento racional de los datos recabados por el despacho, de manera que, una vez organizados, permitan extractar de ellos conocimiento reproducible y rentable. Esto implica sacar el mejor partido de la experiencia alcanzada por nuestros profesionales y clientes, con el fin de articularla para que faciliten el cumplimiento de los objetivos del despacho moderno: el servicio al cliente, la satisfacción del personal y la rentabilidad económica.
¿Cuál cree usted que es el problema más común que presenta el KM?
Sin lugar a dudas, se trata de la descontextualización del concepto. No es cierto que el KM sea una idea novedosa y mucho menos que implique necesariamente el uso de material informático para llevarse a cabo. Como dije antes, el KM es un conjunto de políticas que permiten transformar los datos y experiencias en conocimiento. Es, en síntesis, un asunto de políticas no de discos duros.
Una reunión semanal, por ejemplo, donde los abogados de un despacho pongan en común los hechos más relevantes que les han ocurrido en ese tiempo, puede considerarse un buen acercamiento al KM para un despacho pequeño. A gran escala, es conveniente usar servidores informáticos que permitan el acceso a material de interés común. Pero repito, solo las políticas determinan qué es común o interesante para el resto de abogados. Ahí está la clave para mí.
¿Cuáles son las tendencias más destacadas en el KM actualmente?
Hablando ya de informática, los expertos barajan dos alternativas opuestas. Los sistemas de codificación, donde se cataloga minuciosamente cada información que tiene origen en las oficinas del despacho (entrevistas, textos, videos, mapas, etc.), omitiendo, por supuesto, los detalles de índole privada que tiene cada cliente. Este tipo de mega base de datos es muy útil para las firmas que se destacan en sectores donde la repetición de casos similares es la clave de su rentabilidad. Organizaciones con una pirámide de base muy ancha, en las que se delega la gran mayoría del trabajo a los abogados júnior (que cobran salarios bajos), implica poner a su disposición todo el material disponible.
En las antípodas encontramos los sistemas P2P, que centran su atención en poner en contacto a las personas que han tenido relación con un tema puntual en el pasado. Aquí lo que se busca es generar relaciones entre profesionales (que pueden estar en diferentes oficinas o países), de manera que compartan experiencias. Este tipo de planteamiento se presenta en bufetes o "boutiques" que manejan temas muy complejos, donde el cliente es menos sensible al precio y sólo le importa la solución.
Sin embargo, como le digo, los sistemas antes descritos son dos polos opuestos, compete a cada despacho evaluar a cuál de ellos se acerca más su práctica legal.
¿Qué tipo de medidas de seguridad hay que tener en cuenta cuando se establece un sistema de KM?
En este tema todo viene por bloques; es decir, el sistema elegido, por sus propias dinámicas internas, presenta mayores o menores debilidades. Hay que tener siempre claro donde reside el conocimiento en cada una de las propuestas.
En una aproximación del tipo "codificación" lo valioso está en la base de datos, de ahí que las medidas para proteger el "tesoro" sean más de tipo informático: niveles de acceso, paswords, firewalls y filtros de todo tipo, son necesarios. No hay que olvidar que las firmas que se destacan por este tipo de planteamiento son aquellas que utilizan un gran número de profesionales, una baja posibilidad de ascender y una alta rotación de personal.
En el otro extremo están las P2P. En este caso el "tesoro" está en la experiencia adquirida por los profesionales, lo que implica que la seguridad se centre más en cláusulas de confidencialidad, así como en barreras contractuales que impidan la contratación de los abogados involucrados por parte de bufetes competidores.
¿Qué consejos le daría a un despacho que pretende establecer un programa de Knowledge Management?
En primer lugar, es necesario que antes de implementar soluciones tecnológicas se tengan claros los elementos diferenciadores con que cuenta el despacho; es decir, los intangibles que añade el despacho a su práctica legal, de manera que el KM potencie esos rasgos.
En segundo lugar, hay que ser muy austero y concienzudo a la hora de comprar material informático. En este sentido, me viene a la mente una frase de H. Wesseman "el KM tiene todo el sentido del mundo si es imposible justificar una menor tecnología". El KM debe responder a necesidades actuales o por lo menos previsibles a corto plazo. Es el despacho quien debe guiar el desarrollo de su sistema de KM y no caer presos de vanos afanes modernizadores.
