Entre otras cosas, ¡tiempo para ti!
Periódicamente nos llegan noticias sobre nuevas aplicaciones de gestión. En este artículo hemos seleccionado las 10 que nos parecen más interesantes tanto para uso profesional como personal. Seguramente podríamos añadir muchas mas, pero se trata de ser prácticos y no perdernos en los mares digitales. Algunas pueden que te suenen, te recomendamos que eches un vistazo a todas, ya que la descripción es breve y sus funcionalidades te pueden sorprender.
1. Evernote
Se trata de una aplicación para tomar notas que tiene muchos usos. Por ejemplo, puedes capturar notas escribiendo, o bien grabando audio, haciendo fotos, cargando archivos en formato PDF, dibujando digitalmente… Aunque también te permite guardar ideas: como una lista de libros recomendados o un recetario.
Tiene un buscador maravilloso, que no sólo busca la palabra o frase en los textos, sino también dentro de las imágenes. Esto significa que, si haces fotos a carteles, también los lee. Imagina que buscas un inmueble en venta entre tus notas e imágenes, te va a aparecer todo. En su versión de pago, esta función se extiende también a la búsqueda en archivos PDF y otros documentos cargados a partir de instancias de palabras.
Una de las ventajas que también nos gusta de esta aplicación es que aunque es muy válida para uso personal, es muy recomendable como herramienta colaborativa para compartir con un grupo. Entre todos se pueden crear y editar notas.
2. Dragon NaturallySpeaking
Éste es sin duda el mejor y el más preciso software de dictado que existe en el mercado. Quizás sea el software con el que debas dar la oportunidad al dictado para que aumente tu productividad. Existen diferentes ediciones en función de la terminología y de específicos formatos, por ejemplo: Dragon Legal Individual o Dragon Law Enforcement (para juristas).
Debemos advertir que no es demasiado económico, pero garantizamos que es muy bueno, por lo que si lo usas bien es una inversión que recuperarás en poco tiempo.
3. IFTTT
Estás siglas derivan de la expresión “If This, Then That”, que traducido sería: si esto, entonces aquello. Esta es una aplicación móvil y un sitio web diseñado para crear automatizaciones personalizadas entre servicios y dispositivos en red.
Se parece a los accesos directos de Apple, pero es anterior y funciona con muchas más aplicaciones que las que hay en un iPhone. ¿Cómo se usa?
Por ejemplo, puedes generar secuencias de este estilo: «Si tengo una reunión próxima en mi Calendario de Google, envíame un recordatorio con el nombre, la hora y la dirección». Aunque también es posible crear esta otra: “Si alguien etiqueta una foto mía en redes sociales, guarda una copia de la imagen en Dropbox».
La verdad, es que cuando delegas este tipo de acciones a IFTTT estás ganando tiempo y energía que puedes emplear en otras tareas.
4. RescueTime
RescueTime es una aplicación de seguimiento que registra las aplicaciones que usas, los sitios web que visitas y los descansos que tomas mientras estás trabajando. También clasifica cada página web y las aplicaciones organizándolas en cinco categorías de productividad que son personalizables:
- Muy productivo
- Productivo
- Neutral
- Que distrae
- Que distrae mucho
Esta herramienta de gestión de tiempo también clasifica tus aplicaciones y sitios web por tipo. Por ejemplo, diferencia entre las de comunicación, redes sociales, entretenimiento, organización, etc. De todo esto, lo más interesante es que RescueTime también puede bloquear los sitios que te distraen cuando necesitas focalizar tu atención en alguna tarea. Es un buen aliado para fijar metas de productividad.
5. Apple Shortcuts
Si tienes un iPhone o un iPad es muy recomendable que la uses. Esta aplicación te permite crear automatizaciones. Incluso basadas en el GPS, identificando cuando llegas a casa o a la oficina. Así por ejemplo, puedes programar que: «Cuando llego al gimnasio, mi teléfono se pone en silencio». Otra serie de eventos puede ser: «Cuando detengo la alarma del despertador de mi teléfono, se reproduce un podcast con las noticias de la mañana».
Es muy práctica para generar atajos de acciones que sueles hacer seguidas con el teléfono o con el iPad, aunque no sepas de programación. Y cuando le coges la dinámica, ahorras mucho tiempo.
6. Microsoft OneNote
Esta es una aplicación diseñada para tomar notas que se pueden sincronizar con otros productos de Microsoft. Se parece en concepto a Evernote, pero ésta tiene un diseño muy diferente.
En Microsoft OneNote cada página de notas es como una mesa de trabajo. Puedes colocar texto, imágenes y otros recursos y moverlos como quieras. Si por ejemplo usas Microsoft OneDrive para almacenar archivos o el Outlook como programa de correo electrónico y calendario, con OneNote tienes vínculos estrechos muy prácticos.
Entre sus usos podemos mencionar su utilidad para grabar una conferencia de audio mientras tomas notas, por ejemplo. Después, cuando reproduzcas la conferencia, tus anotaciones reaparecen sincronizadas con el audio, justo cuando las anotaste.
7. Todoist
Podemos afirmar que Todoist es una de las aplicaciones de tareas más avanzadas que existen. Tiene una versión gratuita muy buena, y es sumamente práctica la posibilidad que incluye para aplicar calificaciones de prioridad, la asignación de tareas a otras personas, entre otras funciones.
En la versión gratuita, puedes colaborar con otras cuatro personas más en un mismo proyecto, y puedes administrar hasta 80 proyectos. El plan de pago incluye funciones muy prácticas como recibir recordatorios, etiquetas, filtros y también la opción de agregar comentarios a las tareas. Si te gusta también para uso empresarial, también tiene una versión profesional.
8. X1 Search
¿Eres organizado y confías en una estructura de carpetas jerárquica, un correo bien clasificado y practicas reglas de limpieza periódicas? Si no es así, y además pierdes alguna que otra vez tus contraseñas, más vale que pienses en un aliado para la búsqueda eficaz. X1 Search puede serlo, porque te ahorra tiempo al encontrar cualquier cosa en tu PC o en tu correo electrónico. Esta aplicación puede buscar todo en: tu escritorio, tus cuentas de correo electrónico y tus archivos, Microsoft Sharepoint, tus calendarios, archivos alojados de forma remota, etc. Es una aplicación donde además de encontrar lo que buscas, encuentras tiempo.
9. SaneBox
Podemos definir esta aplicación como el mejor servicio para mejorar tu cuenta de correo electrónico. SaneBox organiza los mensajes que probablemente no son importantes, en otras carpetas diferentes a tu bandeja de entrada. Para ello diferencia entre un correo electrónico de «llamada en frío» y uno de un conocido o socio comercial, comprobando si están en su libreta de direcciones. Lo mejor es que con el uso, la aplicación va aprendiendo a clasificar para decidir También puedes enseñar a SaneBox para que aprenda con el tiempo, de forma quién y qué es importante para ti.
10. Stayfocusd
Esta aplicación es una extensión de navegador cuya misión es bloquear los sitios web que distraen mientras intentas hacer una tarea. Te permite bloquear las distracciones en horarios y fechas previamente establecidas (por ejemplo, como de 9 a 17:00, de lunes a jueves), o también en función del tiempo dedicado fijando límites: no más de 30 minutos en Facebook al día. Es una herramienta muy simple, gratuita y que puede ayudarte a mantener un buen ritmo de productividad.
¿Puedes instalar todas?
Ciertamente. Aunque seguro que algunas te resultarán más prácticas que otras por tus hábitos. No se trata de que te sobre cargues de aplicaciones, si no de que vayas probando y descartando aquellas que no usas o que te resultan complejas. Antes de instalar o apostar por una aplicación, deberías plantearte una pregunta: ¿en qué me gustaría ahorrar tiempo? ¿En qué aspecto de mi día a día puedo ser más ágil?
Entonces, con un objetivo de productividad claro, te será más fácil elegir. Y si no, siempre podrás consultar a un asesor tecnológico.
