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22/07/2024. 09:06:14

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La IA y la reducción de costes en los despachos de abogados  

Co-fundador & CEO de Yokoy

Perspicacia, integridad, conocimientos, compasión, ética, perseverancia, capacidad de análisis… son algunos de los cimientos sobre los que se asienta la profesión jurídica. El sector se basa en valores tradicionales que han superado la prueba del tiempo; no hay necesidad de estar a la vanguardia en las últimas maravillas tecnológicas y el potencial para la digitalización de un sector donde las personas representan el activo más valioso se antoja limitado en el mejor de los casos. O eso es, al menos, lo que se dice. No obstante, descartar tendencias en el ámbito digital puede tener un coste. ¿Y si la IA (Inteligencia Artificial) pudiera encargarse de las tediosas tareas administrativas y liberar un tiempo precioso para los abogados? ¿Y si, además, pudiera ayudar a reducir los costes de gestión del gasto empresarial de los bufetes?

Lo cierto es que hoy, la gran mayoría de los despachos de abogados están familiarizados con el software de gestión de la práctica jurídica (legaltech):  plataformas que utilizan algoritmos de aprendizaje automático y herramientas de procesamiento del lenguaje natural para elaborar documentos sobre temas con patrones más o menos predecibles (como por ejemplo, due diligence o revisión de contratos).

El entorno económico actual es un reto importante para muchas empresas, algo a lo que no escapan los despachos de abogados: la espiral de costes reduce los márgenes, lo que empuja a los socios directores a identificar áreas con potencial de ahorro.  En este contexto, se podría decir que algunas de las áreas en las que la tecnología puede ayudar a reducir costes no reciben la atención debida: un bufete suele gastar hasta el 50% de los honorarios de los clientes en gastos de oficina[1] (administración, alquiler, salarios, etc.). Mientras que algunos costes son inevitables, otros ofrecen un considerable potencial de ahorro. 

Una de estas áreas es la gestión del gasto empresarial[2], donde muchas organizaciones siguen confiando en sistemas aislados para respaldar sus operaciones financieras. Una mezcla de procesos de trabajo ineficaces, tasas de error relativamente elevadas y excepciones que requieren intervención manual tienden a ralentizar los procesos empresariales financieros. Y es que los tres principales generadores de costes en la gestión de gastos son la intervención humana, los errores y los costes transaccionales.

Cualquier abogado que haya realizado alguna vez un informe de gastos de viaje sabe lo molesta y lenta que puede resultar esta tarea. Lejos de ser un inconveniente que limita solo al sector jurídico, la gestión de los gastos de viaje de los ejecutivos es un problema para muchas industrias que han de lidiar con billetes perdidos y/o importes erróneos más a menudo de lo que quisieran. Aunque con un matiz importante: la diferencia con los bufetes de abogados es que aquí el modelo de negocio se basa en las horas facturables, lo que significa que el tiempo que un abogado dedica a tareas administrativas entra en conflicto directo con el tiempo que puede dedicar al trabajo facturable. No es una situación ideal, ya que los despachos que no cuentan con un procedimiento de gastos empresariales totalmente automatizado están perdiendo dinero por partida doble. Afortunadamente, la inteligencia artificial en el campo de la gestión del gasto empresarial proporciona soluciones escalables y adaptables para cualquier tipo de empresa, incluidos los bufetes de abogados.  

Naturalmente, la gestión del gasto empresarial es una parte esencial de cualquier negocio y en España muchos despachos de abogados ya han dado el primer paso hacia la automatización a través de la digitalización de los datos. Sin embargo, es un error común confundir digitalización con automatización: a pesar de los sistemas implementados, el porcentaje de casos que requieren intervención humana en la gestión del gasto sigue siendo alto, lo que generalmente ralentiza los procesos a la vez que dispara el coste por servicio prestado. Una plataforma de gestión de gastos impulsada por IA permite automatizar todos los procesos relacionados: control, contabilidad, almacenamiento y preparación de datos para reclamar el IVA correspondiente. 

Un proceso de control de gastos racionalizado es especialmente útil para las jerarquías complejas que suelen encontrarse en los bufetes de abogados grandes y medianos; ahí puede crear flujos de aprobación personalizados y definir políticas de gastos detalladas. La plataforma integrada de gestión de gastos con IA aprovecha los datos digitalizados y es capaz de lidiar con diferentes geografías, jurisdicciones y/o divisas. Las tareas recurrentes se automatizan y la intervención manual se reduce a un mínimo estricto. Esto supone un considerable ahorro de tiempo para el departamento financiero, que puede apoyarse en gastos de viaje digitalizados, ordenados y de fácil comprobación. Mientras tanto, los letrados evitan el tedioso papeleo (p,. ej. los tickets) y pueden centrarse en el trabajo facturable o, por supuesto, en el estudio de normativas, jurisprudencia, etc.

Dado que las operaciones financieras constituyen la columna vertebral de la mayoría de las empresas, suele haber reticencias a la hora de realizar cambios en este ámbito; la resistencia de los empleados y los cambios normativos son algunos de los obstáculos más comunes. Teniendo en cuenta el enfoque conservador y el pensamiento analógico que suele imperar en los despachos de abogados, la reticencia a implantar la IA en este ámbito podría ser incluso mayor. Sin embargo, una mirada más atenta a la automatización de las operaciones financieras con IA muestra que los beneficios superan con creces los retos iniciales en el largo plazo. Una plataforma inteligente de gestión del gasto no solo ayuda a desarrollar políticas corporativas y directrices de cumplimiento, sino que también contribuye a garantizar su cumplimiento. Adicionalmente, aporta una trazabilidad de datos, un requisito particularmente importante para sectores altamente regulados, como es el jurídico.

Hoy en día, las soluciones integrales de IA en la gestión del gasto empresarial ayudan a orquestar los procesos de trabajo; la planificación de recursos empresariales (ERP) permite una integración fácil de los sistemas existentes en un entorno de «low code» (o de «no code«). A su vez, da lugar a una automatización de extremo a extremo que conlleva importantes ahorros de tiempo y costes. La consultora McKinsey[3] calcula que, por término medio, las empresas podrían ahorrar entre un tres y un cuatro por ciento automatizando los procesos de abastecimiento de pago (S2P). De cara a las exigencias empresariales cambiantes en un entorno de perspectivas económicas inciertas, la automatización inteligente se ha convertido en una tendencia estratégica que, en última instancia, ayuda a impulsar el ROI. Los despachos harían bien en no ignorarla.


[1]https://www.lawyer-monthly.com/2018/11/cutting-costs-as-a-law-firm-means-embracing-technology/

[2] Las tres áreas principales de la gestión del gasto empresarial son las facturas de proveedores, las tarjetas corporativas y los gastos. Centralizar estas áreas en una plataforma inteligente mejora la transparencia, la visibilidad y el control para los CFO’s y otros dirigentes de la empresa.

[3] McKinsey & Company A road map for digitizing source-to-pay

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