Cada vez con menos frecuencia, pero es curioso que la presencia de un informático en una reunión suscita comentarios del tipo: “Tendría que actualizar mi antivirus”, “¡Ups, hace mucho que no hago copias de seguridad!”…
Después, viene el asalto con consultas directas, pero eso es inevitable y es otro cantar. Inspirado por algunas de estas frases, me he animado a compartir este artículo sobre cómo debemos mantener nuestro trabajo digital a buen recaudo.
Sobre las “copias de seguridad”
¿Es probable que tengas algún CD-ROM o DVD con archivos y documentación laboral guardado? Revisa en los armarios de tu despacho. Si es así, ¿has echado un vistazo a su estado? Seguramente si tienen algunos años, el material se ha podido deteriorar, y si ha subsistido al calor y al contacto con plásticos u otro tipo de fundas, no sé si tienes disquetera en tu portátil o disco duro para poder comprobar que los archivos permanecen intactos y no corruptos. ¡Cuidado! Antes de insertar uno de estos discos, pásale el antivirus, puede que en su día tuvieras algún elemento infectado y lo revivas ahora en tu equipo.
Incluso suponiendo que no has tenido imprevistos y que has podido acceder bien a lo que buscabas en estos, habrás comprobado que este sistema de seguridad resulta tan obsoleto, como inseguro e incómodo, ¿verdad?
En la actualidad podemos usar discos duros externos o unidades usb que tienen más capacidad y son mucho más prácticos. Sin embargo, no dejan de ser objetos físicos a los que tienes que dar un cuidado especial. En este sentido, te recuerdo que no deben estar expuestos a altas temperaturas ni próximos a fuentes imantadas. Tampoco debieras guardarlos en la misma estancia donde tienes tu ordenador, ya que si ocurre un accidente (fuego o inundación, por ejemplo) perderías todo de golpe.
Este tipo de aparatos actuales presentan muchas ventajas respecto a los antiguos discos, sin embargo, tampoco son lo más recomendable, también pueden sufrir incidencias. Además, debes ocuparte de forma periódica de realizar las copias de forma manual. Esto es muy importante, ya que seguramente de poco te sirvan informes si están desactualizados. Sobre esto, te planteo las siguientes reflexiones:
- ¿Cada cuánto sueles hacer copias de seguridad de tu disco duro?
- ¿Qué control tienes sobre sus archivos?
Tan necesario es organizar e identificar bien las carpetas con fechas, como poder acceder a los documentos que necesites. Cuanto mejor clasificados tengas tu trabajo, más ágil será la búsqueda y localización. Además, suele pasar que recurramos a las copias de seguridad ante un imprevisto, por lo que la prisa nos aprieta como para ponernos a buscar un dato de un informe que estará… ¡vete a saber dónde!
Si a todo a esto añadimos que lo normal hoy día es trabajar en distintos dispositivos, el caos está servido. ¿Lo tenía sen el móvil? ¿Lo habría pasado al ordenador? Si eres creyente, empieza a rezar para que no estuviera en esa antigua Tablet que diste a tu hijo para jugar hace unos meses.
Hasta ahora me he referido a material laboral, pero ¿qué ocurre con todas esas fotos y vídeos que has ido acumulando en tu teléfono? Sería una pena perder esa maravillosa puesta de sol de aquel maravilloso verano…
La realidad es que los accidentes ocurren, justo cuando menos lo esperamos, y si alguno nos pilla sin las copias hechas, ¡a ver cómo puedes recuperar lo que con tanto cariño y/o esfuerzo habías guardado!
Disponer de un seguro está muy bien, pero nadie te garantiza que puedas recuperar todos tus archivos.
La sugerencia que suelo dar puede parecer ambigua, pero el trabajo y/o archivos que cada uno produce y acumula guarda relación con su dedicación. Así que en función del volumen y del nivel de actualización de archivos que tengas, debes establecer periodos fijos para hacer tus copias. ¿Una vez al mes está bien? Para responder piensa si podrías reponerte aun perdiendo los archivos producidos en ese intervalo y qué coste tendría para ti y para tu empresa.
En cualquier caso, puedes consensuar con tus compañeros o colaboradores algún protocolo que asegure que tienes copias disponibles cada cierto tiempo, y que cuando termina un caso o proyecto, también se realiza copia de sus archivos en carpetas bien organizadas y datadas.
Llegados a este punto, puede que no te haga gracia que te diga que te olvides de todo lo que has leído hasta aquí. Pero créeme, continúa que te alegrará. Y es que te he dado algunas pautas sobre cómo mantener documentos, fotos y archivos a salvo (si no hay incidentes externos) en dispositivos que sufren desgaste, pueden fallar por su propio hardware o ser alterados por hackers, virus o un simple apagón. Y tampoco te he hablado de qué pasa con tus contactos o aplicaciones instaladas. ¿No te importaría perder todo esto?
Estoy seguro de que sí, y a pesar de que Google y Apple te pueden devolver mucho (si en la configuración no lo has denegado explícitamente), no siempre se recupera todo.
Entonces, ¿qué tienes qué hacer?
Estar prevenido en medidas de ciberseguridad y sobre todo, valorar la mejor de las opciones para trabajar seguros. Esto se traduce en optar por entornos digitales colaborativos, como la nube, donde puedes almacenar lo que necesites y más, y donde todo queda registrado y accesible desde cualquier dispositivo con conexión.
Copias automáticas
Al trabajar en una nube puedes olvidarte literalmente de las copias de seguridad, ya que todo lo que trabajes en este entorno está seguro y además, actualizado. Y si así lo quieres, puedes programar el sistema para que haga copias recurrentes con la periodicidad que quieras y cuando quieras, sin que este proceso interrumpa tu productividad. Tal y como se realizan cambios, se guardan de forma automática, y con total transparencia puedes acceder al histórico de versiones.
Disponer de tu documentación siempre actualizada de forma inmediata podrá salvarte en muchas circunstancias e imprevistos. Como en las películas, allá donde te surja la necesidad seguro que puede haber un ordenador o un dispositivo que usar para acceder a tu información en cuestión de segundos.
Como informático especializado, te recomiendo trabajar con una nube a medida que se ajuste a las necesidades específicas de tu forma de trabajar. Ponte en manos de un asesor tecnológico para que analicéis juntos cómo debe ser y qué servicios debe contemplar. Existen soluciones totalmente gratuitas para documentación de menor impacto, pero también intranets online personalizadas mucho más completas. Esta última opción aúna un sistema de copias en la nube con la compartición y el acceso inmediato a los compañeros y/o colaboradores de la empresa. Además, pueden integrar muchas utilidades y funcionalidades que agilizan y optimizan el trabajo. El uso de la nube, además, se ha extendido tanto porque se considera una herramienta competitiva.
Para tu día a día y como primer paso, puedes probar aplicaciones de almacenamiento y copia en la nube gratuitas como Dropbox, Google Drive o OneDrive.
Ahora bien, Independientemente de cómo decidas gestionar tus documentos y archivos, es importante que tengas reforzada la seguridad para ser menos vulnerable ante cualquier ciberataque y controlar quien debe acceder a tus documentos.
