Quizás sería conveniente comenzar este artículo con el siguiente título: “Aprende a delegar”. Si eres tan exigente como yo y te gusta tener controlado el trabajo puedo entender que te cueste confiar a otros tareas que siempre has realizado tú. ¿Eres capaz de delegar? Aunque soy consciente de que a delegar también se aprende, no es mi intención darte pautas que podrían facilitarte profesionales de los recursos humanos verdaderamente cualificados para ello. Así que, lo que te planteo es otra perspectiva al problema de la dichosa “falta de tiempo”.
Conforme cumplimos años y crece nuestra experiencia laboral, nos vamos dando cuenta de lo importante que es disponer de más tiempo para uno mismo. Y no sólo eso, sino que a diario nos enfrentamos con una cantidad de trabajo a la que parece que hay que dedicar jornadas interminables. La cuestión que te planteo es: ¿Cuánto tiempo dedicas a tareas repetitivas, a gestiones que podrías automatizar e incluso que podrían realizar otras personas? Te invito a que intentes poner cifras a estas cuestiones observando tan sólo uno de tus días habituales en el despacho.
Antes de aventurarme a redactar este artículo, volví a echar un vistazo a datos de estudios que ya en su día me llamaron la atención: invertimos aproximadamente un 28% de nuestra jornada laboral, a consultar y responder correo electrónico (datos de la consultora McKinsey & Company). Y este porcentaje atiende solo a una de las tareas recurrentes, pero son muchas más como rellenar formularios, comunicaciones, etc. Un inciso, si te ha preocupado el dato de dedicación al correo electrónico, te animo a echar un vistazo a otras publicaciones para optimizar la gestión de emails que he compartido en Legal Today.
Tiempo ¿perdido?
Seguramente, al final de alguna que otra jornada te acompañe esa sensación áspera: “qué poco he podido aprovechar el tiempo”. Si es así, es buen momento de plantearte “delegar”. Y ahora entenderás que, si sigues las recomendaciones que te voy a dar, delegar es posible sin perder los nervios, el control de la actividad de tu empresa e incluso manteniendo bien a flote tu reputada responsabilidad.
Hay tareas a las que podemos prestar menos tiempo. ¿Cómo?
Empieza identificando y clasificando tus tareas. En una lista anota las tareas “roba tiempo” y en otra las que consideras de alto rendimiento, es decir, que requieren de tu atención y conocimiento laboral para ser atendidas.
En la primera puedes anotar todo lo que sean gestiones de citas, llamadas, respuestas a mails y, en definitiva, son labores administrativas. ¿Cuánto tiempo dedicas a buscar una documentación? Sí por ejemplo son 5 minutos, multiplícalo por cada caso que tengas en la mesa… Hay veces que dedicamos más a buscar que a redactar, ¿verdad?
En la segunda lista debes incluir las que son competencia exclusivamente tuya y no puedes delegar. En estas es en las que tienes que focalizar la mayor parte de tu tiempo. Son tareas asociadas directamente a la actividad de tu empresa y que la hacen ser más o menos rentable.
En relación con las tareas roba tiempo tienes varias opciones que vamos a ir detallando:
- Subcontratar algunos servicios. Por ejemplo, la gestión de redes sociales, un administrativo de apoyo, mantenimiento… Aunque creas que esto incrementaría mucho tus costes, haz una comparativa de lo que te supone dedicar tu valioso tiempo a tareas como escribir en LinkedIn o agendar una reunión. Los grandes empresarios invierten en subcontratas, el éxito mayor o menor de cada uno estriba en cómo se definen, gestionan y controlan dichos servicios.
La clave debe ser recuperar tu tiempo y multiplicarlo para usarlo en las tareas que te rentan directamente. Hasta aquí parece fácil: se trataría de delegar o realizar una mejor gestión de las tareas repetitivas que tantas horas suponen a lo largo del año.
- Optimizar las tareas digitales. Piensa por ejemplo en esas cláusulas de un contrato que debes revisar, cambiar, volver a actualizar… Prepara documentos tipo o plantillas. Por ejemplo, en Excel o en otro programa que suelas utilizar. Si tienes un formato de modelo bien definido, probablemente puedas delegar esa tarea a otra persona o al menos, ganar tiempo si lo haces tú mismo. Para automatizar aún mejor, puedes pedir a tu técnico informático que genere macros para que los campos de tus documentos tipo y/ o formularios se rellenen de forma automática con un sencillo clic de tu ratón.
En este mismo punto, incluyo también una organización óptima de carpetas, para no perder tiempo buscando, con nombres intuitivos y versiones fechadas. E incluso, usar más el buscador de nuestro sistema operativo, comienza ya a dar trabajo a esa lupa o asistente de voz que usas poco y todo lo saben.
Hasta aquí ya podrás sumar mentalmente minutos que restas a las tareas repetitivas, por importantes que sean. Tengo otra mejor, vamos allá.
- Trabajar en espacios colaborativos. ¿Has oído mucho sobre la nube? Pues no sólo es para almacenar, sino que es una herramienta fabulosa para despreocuparte y delegar con toda la tranquilidad que mereces. Con una aplicación a medida, olvida ya el problema de las versiones, la documentación o las asignaciones de tareas, por ejemplo. Esta opción incluye infinitas ventajas, como, por ejemplo, los problemas de espacio en los discos duros, la temida ciberseguridad o la disponibilidad de información desde cualquier sitio con conexión a Internet.
Al igual que ocurre con cualquier sistema que quieras implementar en tu empresa, diseñar una nube a medida requerirá un periodo previo de análisis antes de su desarrollo, pero una vez definido todo, su puesta en marcha dará unos frutos muy notables desde el primer día.
Al fin y al cabo, estas herramientas tecnológicas están pensadas para despreocuparnos y agilizar el trabajo.
Por último, y no por eso menos loable, si hablar de nube te parece que de momento son palabras mayores para tu despacho, puedes optar por herramientas digitales específicas para algún tipo de gestión. Aunque como habrás advertido a estas alturas, la nube lo englobaría todo, eliminando, además, las barreras psicológicas muy asociadas al hecho en sí de delegar. Para ello, sin duda una de las grandes prestaciones de los entornos colaborativos es facilidad de supervisión activa sin tener que preguntar a nadie.
Y ahora, ¿ves posible dedicar un poco más de tiempo a aquello que te gustaría hacer de verdad?
