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28/09/2022. 14:40:56

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Gestiona todas tus cuentas de correo desde una misma aplicación

Una buena forma de ganar tiempo

Al fin y al cabo, para eso queremos digitalizarnos y usar más las tecnologías, ¿verdad?

En este artículo te desvelo las ventajas de usar un solo gestor de correo electrónico para que seas más ágil y ganes algo de tiempo en tus gestiones diarias.  Te aseguro que a lo largo de la semana ahorrarás muchos minutos de más delante de la pantalla.

¿Cuántas cuentas de correo electrónico tienes? Lo más normal es que como mínimo, dispongas de una personal y otra para asuntos profesionales. Aprovecho para recomendarte que tengas una sólo para recibir boletines de tiendas que te gustan, newsletters a las que te suscribes, etc. porque así evitarás spam y ciberriesgos en las cuentas que te interesa proteger. Tengas las que tengas, la idea de este artículo es básicamente proponerte una mejor organización de tus e-mails para que, además, te resulten más accesibles desde una sola aplicación. El hecho de tener todos tus correos juntos, pero no revueltos, en una buena forma de no tener que abrir varias ventanas ni volverte loco con una de las tareas a la que cada día dedicamos un buen rato.

Lo primero es elegir el programa de correo electrónico que más te interesa.

Existen muchos, aunque el que más utilizan tanto particulares como profesionales, es Microsoft Outlook. Para los seguidores de Apple, Mail es el gestor que dispone la marca por defecto, y también el que más suelen usar sus clientes. Sin embargo, la oferta de gestores es mucho mayor, y aunque sus nombres no te suenen, son muy buenas aplicaciones: por ejemplo, Spark, que es gratuito y funciona tanto para Windows como en otros sistemas operativos: IOS, Mac OS y Android. Otro muy utilizado que se integra en el navegador Mozilla Firefox es Thunderbird: resulta cómodo y además muy completo en opciones para configurarlo como quieras.

Para terminar con la elección, pero abrirte el abanico, te mencionaré otros dos gestores de correo que aunque son restrictivos, porque sólo funcionan para el sistema operativo Windows, son excelentes: MailBird y TouchMail.

Si estás pensando en tu móvil y/o tablet, lo habitual es que te descargues por separado la app de cada proveedor de correo electrónico como es el caso de Gmail. Ahora bien, como se trata de aprovechar las ventajas de tener las cuentas ordenadas en un solo programa, lo mejor es que sigas las mimas pautas que en tu portátil u ordenador de mesa: usar una única app. Echa un vistazo por ejemplo a la app de Spark, es muy intuitiva y fácil de usar.  

Si ya tienes claro qué programa vas a usar, a continuación, te indico cómo hacerlo.

En casi todos los gestores, la configuración y el funcionamiento es muy, muy parecido, así que te voy a indicar los pasos generales en Microsoft Outlook (la aplicación más popular) para añadir una cuenta de Gmail (no hay duda de que es el proveedor más utilizado).

Antes de empezar, debes saber que Gmail, como otros proveedores de e-mail, precisa que actives la verificación en dos pasos para que puedas abrir tus correos en un gestor de correo. No hay problema, ya que simplemente debes acceder a la página de activación de Google (en el caso de Gmail, https://safety.google/intl/es/authentication/) y desde ahí configurar la verificación. Ahora ya podrías añadir tu dirección de Gmail a través de la opción Archivo y Agregar cuenta.  

A continuación, Outlook va a intentar conectar con Gmail a través de la contraseña que le hayas especificado. Si no se conecta, puede que tengamos que habilitar el protocolo IMAP desde la cuenta de Gmail. Aunque que no cunda el pánico, porque es muy improbable, ya que suele aparecer habilitado por defecto. 

En otros proveedores de correo electrónico es similar, en función de la versión de Outlook, puede que tengas que especificar algunos puertos de IMAP o SMTP, o incluso habilitar el SSL (certificado de seguridad). Puedes conseguir estos datos que te solicite en el buscador de Google. Tan sólo debes saber que cada proveedor usa diferentes puertos y direcciones.

Una vez tengas configuradas las cuentas, verás que en tu gestor cada una dispone de su propia bandeja de entrada, carpetas de enviado, spam, papelera, etc. Aunque si lo prefieres puedes mantener una accesibilidad plena y disponer de todos los mensajes en una única carpeta de entrada. Eso sí, presta mucha atención y selecciona bien la cuenta que quieres que aparezca en el remitente antes de enviar un correo.  Si no, puede que termines facilitándole a clientes tu correo personal o al contrario, y seguro que esto, no te interesa. Para que esto no te ocurra, te voy a decir cómo puedes hacerlo:

  1. Abres la ventana para crear un nuevo correo,
  2. En la parte superior, haz clic en el desplegable que te aparece (si tienes más de una cuenta), en el campo «De» (o «Desde», esto depende del programa).
  3. Selecciona la cuenta que quieres que aparezca como remitente.
  4. Verifica que aparece y continúa con la edición de tu e-mail.

¿Qué ocurre si no seleccionas antes una cuenta?

Por defecto te aparecerá una de tus cuentas. Esto lo puedes modificar en la opción «Herramientas»/ «Configuración de la cuenta».

En el caso de que estés respondiendo a un correo recibido, por defecto aparecerá como remitente la cuenta a la que lo has recibido.

Más detalles que debes tener en cuenta:

  • Puedes configurar una firma diferente en cada cuenta. Esto es muy recomendable sobre todo, para tus cuentas profesionales.  Para ello salecciona en el menú «Herramientas», «Opciones», «Formato de correo», «Firmas».
  • Puedes aplicar reglas a tus mensajes y así favorecer la organización de tus correos.  Por ejemplo, puedes agrupar todos los mensajes con un mismo remitente o asunto a una carpeta en concreto. ¿Para qué? Pues si quieres responder antes a ciertos clientes, puedes especificar que sus correos se muevan por defecto a una carpeta que denomines: Prioridad. E incluso puedes recibir alertas en tu móvil cuando quieras estar al tanto de la recepción de ciertos correos.

Con estas recomendaciones seguro que puedes ser más eficiente y ahorrar tiempo. Aprovecha las ventajas de utilizar un solo gestor de correo para todas tus cuentas y ¡simplifica! Para eso están las herramientas digitales.

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