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06/10/2022. 05:23:11

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La oficina judicial electrónica apuesta por el intercambio electrónico de documentos

director de marketing de SERES para Iberia y Latam

La modernización de la Justicia pasa por la universalización del intercambio electrónico de documentos (EDI) en un mundo que sigue dominado por el papel. “La gran revolución y transformación –indica Alberto Redondo, director de marketing de SERES para Iberia y Latam- es la nueva Oficina Judicial Electrónica. Un nuevo modelo mucho más eficiente, ágil y seguro, que facilita la tramitación y el intercambio de información con los ciudadanos, los profesionales, las administraciones y los demás colectivos implicados”.

Balanza dibujada en una flecha

El intercambio electrónico de documentos (EDI) ofrece desde hace años un canal estándar y seguro de correspondencia electrónica de mensajes y documentos de forma certificada. Es decir, permite enviar y certificar, incluso notarialmente, el intercambio de todo tipo de documentos como nóminas, actas, facturas, certificaciones de obra, contratos, albaranes de entrega, órdenes de recepción de mercancía, etc., asegurando la confidencialidad y validez legal de los mismos.

Pensar en la Justicia es pensar en ingentes cantidades de documentos en papel: libros, códigos, boletines oficiales, notificaciones, señalamientos, sentencias, escritos, demandas… mucha información que, además, está en constante cambio. Un sector que se basa en el acceso y comunicación de grandes volúmenes de documentos jurídicos, que requiere una gran flexibilidad, seguridad y confidencialidad en el intercambio.

La introducción del canal electrónico en el ámbito jurídico se ha realizado de forma ordenada en los últimos años y ha precisado de un proceso considerable de digitalización de la información que existía en papel y en otros soportes electrónicos como CD's, DVD's, dispositivos USB, que ha facilitado la creación de un expediente judicial electrónico que permite el tratamiento y ejercicio online de las actuaciones judiciales, la recepción de notificaciones, la consulta de señalamientos, escritos, estado de los asuntos y demanda.

El nuevo ecosistema, para ser verdaderamente eficiente, precisa una gran interoperabilidad, es decir, de la capacidad que tienen las herramientas de intercambio electrónico de documentos para intercambiar datos y permitir compartir información y conocimiento con los diferentes colectivos del sector: órganos judiciales y oficinas de registro y reparto, procuradores y colegios de procuradores, abogacías, fiscalías, abogados y colegios de abogados, graduados sociales, comisiones de asistencia jurídica gratuita…

En un primer paso, el uso de estándares en los formatos de los documentos e información intercambiada ha hecho posible que el sistema receptor pueda leer y entender la información enviada por otros sistemas de forma automática y que, por consiguiente, se agilice el intercambio de los documentos y la información. Esto, que hasta hace poco se gestionaba en papel y se tenía que intercambiar por correo o fax, se ha traducido en una disminución en el tiempo que transcurre hasta la resolución final y en una mayor eficiencia en la gestión.

Pero no sólo los procesos se han visto mejorados, sino que, debido a la necesidad de uso de técnicas de cifrado y sistemas que utilizan certificados de firma electrónica, el intercambio electrónico se ha convertido en un instrumento de trabajo que aporta garantías de seguridad y confidencialidad en las comunicaciones del sector y, además, permite una conservación a largo plazo de los documentos. Esto avala que los intereses de los ciudadanos queden más protegidos y que los documentos intercambiados tengan validez jurídica, ya que se garantiza la integridad del documento ante una posible manipulación.

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