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02/12/2022. 07:33:03

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La utilización de la tecnología como herramienta de eficiencia

Socio Director de Hernández Romano Consultores, S.C.

asociada de HernándezRomano Consultores, S.C.

En la actualidad, las Firmas de Servicios Profesionales gastan grandes sumas de dinero en productos de tecnología, y pese al importante gasto que esto representa, son pocos quienes identifican el desperdicio económico que supone una mala utilización de estos recursos.

La utilización de la tecnología como herramienta de eficiencia

“Recurrimos a la televisión para apagar el cerebro, y a la computadora para encenderlo”.
Steve Jobs,CEO of Apple Computer

Se suele obviar que las organizaciones están formadas por personas, y la implementación de herramientas es insuficiente pues no todo consiste en adquirirlas e instalarlas; es imprescindible que todo el personal encuentre el valor que la tecnología representa para su trabajo diario y las facilidades que ofrece para mejorar la comunicación de todos los integrantes de un Despacho.

Cada vez es más común que las Firmas cuenten con un intranet; sin embargo, el uso que suele darse es muy limitado, utilizándose exclusivamente para el envío de correos internos, sin apreciar el potencial que ofrece. Un ejemplo práctico es la incorporación del intranet a una comunidad de aprendizaje, donde todos los contenidos de actualización, coordinación y comunicación pueden ser publicados en tiempo real y con acceso de todos los usuarios, convirtiendo a esta herramienta en un activo real.

Dentro de sus potenciales se encuentra posibilitar la participación de las diferentes prácticas en discusiones y la coordinación de las mismas, al tiempo que ofrece a los socios la posibilidad de mantener a toda la Firma informada de las acciones que se están llevando a cabo. Permite establecer equipos de trabajo remotos, discusiones interactivas; ofrece la posibilidad de monitorear el avance de los asuntos. Facilita, por ejemplo, que el personal profesional comparta sus experiencias en un tema específico y que todos estén al tanto de los asuntos que se llevan, homologando criterios y limitando las posibilidades de caer en contradicciones o conflictos de intereses.

El uso eficiente del intranet definitivamente reditúa en una comunicación más rápida y eficiente dentro de las Firmas, así como un ahorro en los insumos utilizados. Para que una Intranet sea eficiente, el personal deberá modificar algunas de sus prácticas diarias, por ello la importancia de una buena implementación.

Es un medio por el cual se pueden dar a conocer asuntos, acciones y logros realizados dentro de las organizaciones, generando por un lado un sentido de pertenencia de todos los miembros, al tiempo que combate "radio pasillo", esquema común de comunicación en los Despachos. De igual manera, es una forma de aprovechar el conocimiento de la Firma, y que permite publicar todos aquellos contenidos aptos para actualización o estudio que son necesarios para mantenerse a la vanguardia, de una manera sencilla, evitando de este modo fallas en los procesos de comunicación y gestión del tiempo.

Al utilizar foros de discusión tipo blog, reduce los tiempos de respuesta y las impresiones. Permite conocer las existencias de los títulos de los libros que integran la biblioteca del Despacho y controlar los préstamos, compartir artículos, publicaciones y sentencias, realizar foros de opinión sobre problemas específicos, cargas de trabajo de abogados y pasantes, a la par de contenidos estándar tales como directorios, calendarios, manuales de políticas, formatos de uso común, notificación de eventos importantes, etc.

Hoy más que nunca se requiere que las empresas sean flexibles y que permitan generar contenidos y paneles de discusión constructivos dentro de intranet, de esta manera se promueve la creatividad y el aprendizaje, y se le da al equipo Empowerment (poder de decisión y acción dentro de su trabajo), facilitando la delegación del trabajo y su monitoreo, optimizando la utilización de recursos humanos y materiales dentro de la Firma.

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