Los beneficios derivados del uso de la intranet para un despacho de abogados son, hoy en día, indiscutibles. Independientemente de su grado de sofisticación o de su tamaño, una intranet bien organizada y coherente puede facilitar mucho el trabajo de todos los trabajadores de un despacho.
Para aquellos que se vean enfrentados a un plan de reestructuración significativa de la intranet o los que se encuentren frente al reto de crear una nueva, no les resultará extraño el término que encabeza este artículo pues constituye uno de los pilares básicos de cualquier proyecto web.
Si tenemos la suerte de que nuestra intranet ha surgido y evolucionado de un modo coherente; sus desarrollos han sido suficientemente documentados y no existen zonas muertas o descompensadas, es bastante seguro que ya contemos con un mapa de contenidos o será muy fácil realizarlo. Sin embargo, cuando contamos con un sitio web desequilibrado, la mejor forma de mejorarlo es sentar unas bases sólidas para su construcción.
Un mapa de contenidos es el documento que especifica todos los contenidos que se quieren incluir en una intranet o sitio web, organizados y definidos con detalle. Por lo general, de cara a una mejor compresión y visualización del contenido, el análisis detallado va acompañado de un gráfico que muestra las secciones, los documentos y sus relaciones.
El mapa de contenidos suministra además información sobre la vigencia de cada contenido, los usuarios hacia los que va dirigido y el responsable de su creación/supervisión.
Es, por lo tanto, la espina dorsal que identifica el qué, el quién, el cómo y el para quién.
Ejemplo del gráfico de nivel superior de un mapa de contenidos. Muchas de sus secciones serán después desarrolladas en detalle de un modo similar.
No debemos confundir el mapa de contenidos con el diseño gráfico de una intranet o web, ya que el diseño se encuentra en el estadio final del desarrollo mientras que el trabajo de creación del mapa de contenidos se sitúa en el primer peldaño del proyecto. Su creación es incluso previa a la selección del software de implementación, ya que nos proporcionará las necesidades que el programa debe cubrir.
Para la configuración de un mapa de contenidos es preciso realizar un trabajo de análisis de lo que existe en la intranet y lo que se desea tener en el futuro. Se trata de una labor cuidadosa en la que debemos contar con los propios interesados: los usuarios de la intranet. Y esto es así porque, a pesar de que un proyecto web esté coordinado por un gran equipo de profesionales (documentalistas, informáticos, abogados…), está, en definitiva, creado para que lo usen los empleados del despacho y debe estar adaptado a sus necesidades y su forma de trabajo. Se trata, por lo tanto, tanto de un análisis como de una negociación.
¿Quién mejor que el departamento de RR.HH. para saber qué información es la más útil para los empleados? ¿Quién mejor que el departamento de márketing para conocer los documentos de promoción más actualizados e interesantes? ¿Quién mejor que el responsable de formación para conocer las necesidades formativas del despacho?..
Ante la primera vez que se realiza este trabajo de análisis y documentación de contenidos web, puede existir, no tanto una reticencia hacia ello, sino un desconocimiento de qué es. Personas que no se han visto enfrentadas a estas labores con anterioridad pueden no entender su finalidad o encontrar dificultades para conceptualizar sus necesidades o para agruparlas en conjuntos lógicos. Es ahí donde la aportación de un documentalista es muy valiosa ya que es el profesional especialmente formado en la conceptualización y organización de la realidad. Siempre en colaboración con los usuarios finales, el documentalista escucha las necesidades de cada departamento, organiza ese maremágnum en unidades lógicas, presenta los resultados al usuario, los ajusta según sus indicaciones…. Y así hasta que el proyecto satisface las necesidades de coherencia y de facilidad de uso.
Y no sólo podremos así detectar la información crítica para cada departamento sino que podremos involucrar y hacer partícipes a personas claves de nuestra organización que, cual nudos, constituyen la red que sustenta el despacho. Pues, en definitiva, el objetivo final de una intranet es precisamente convertirse en el punto clave de información y acceso a contenidos para todos; podríamos decir, parafraseando, pero cambiando, la máxima ilustrada: "todo para el pueblo Y con el pueblo"
