No es necesario ser un despacho con cientos de abogados para utilizar algunas de las tecnologías audiovisuales que el mercado ofrece y que ayudan a mejorar su imagen, ahorrar tiempo y aumentar el rendimiento. Muchas de ellas no son muy caras y algunas son especialmente útiles para despachos pequeños.
Una de las más interesantes son las centralitas telefónicas "VoIp". No se trata de las clásicas y caras centralitas con multitud de botones, todo lo contrario, funcionan íntegramente a través de Internet y entre otras muchas cosas, podrás tener:
- Una voz digitalizada contestando las llamadas externas con un mesaje de bienvenida e informando de las distintas extensiones del despacho, del nombre de los abogados o departamentos.
- Asignar una extensión numérica a cada abogado o departamento.
- Si el abogado cuya extensión se ha seleccionado no atiende la llamada, se activa su buzón de voz o bien se desvía la llamada a su teléfono móvil. Cada abogado configurará una u otra opción según desee en cada momento, pudiendo cambiar de opción tantas veces como desee.
- Recibir un correo electrónico cada vez que alguien deje un mensaje en el buzón, con el texto del mensaje.
- Acceder al buzón del teléfono para escuchar los mensajes desde cualquier aparato telefónico.
- El servicio se configura directamente desde Internet a través de un panel de control al que se accede mediante usuario y contraseña. De esta forma, desde cualquier sitio pueden configurarse nuevas extensiones, cambiar opciones o el mensaje de bienvenida.
Esta tecnología supone una excelente opción para despachos muy pequeños que inician su actividad y por ejemplo aún no tienen secretaria, para abogados que trabajan solos y pasan mucho tiempo fuera del despacho, o para firmas de tamaño mediano para aligerar la carga de trabajo de la secretaria que además de atender el teléfono normalmente realiza muchas otras tareas.
Otras tecnologías, como la videoconferencia o videollamada consiguen ahorros importantes de tiempo y dinero al permitir realizar reuniones virtuales con más de un interlocutor. Internet, ya sea mediante servicios gratuitos o de pago, permite que varias personas puedan mantener una conversación y además mostrar su imagen en pantalla en tiempo real. De esta manera podemos salvar distancias geográficas, solucionar problemas de agenda, ahorrar costes en desplazamientos y optimizar el tiempo de las personas precisamente por el hecho de no tener que desplazarse.
Dispositivos de uso ya absolutamente generalizado como los smartphones no solo deben ser apreciados por su gran cantidad de aplicaciones de ocio, sino también porque nos permiten aprovechar mucho mejor el tiempo. Por ejemplo, en las horas "muertas" que pasamos en el juzgado, en los desplazamientos, etc…. Podemos aprovechar para despachar el correo electrónico, revisar, editar y redactar documentos, tomar notas, grabar ideas con la grabadora de voz, realizar fotografías, gestionar las redes sociales en las que tenemos presencia, etc…
Estos son tan solo algunos ejemplos de tecnologías audiovisiales cuyo coste no es muy elevado y que pueden mejorar en gran medida la gestión del despacho.
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