La hoja de encargo es el documento más habitual por el que el profesional de la abogacía y el cliente materializan la relación contractual de arrendamiento de servicios en el que se determinan las condiciones esenciales de la prestación.
Si bien su regulación se encuentra en los artículos 1542 y siguientes del Código Civil, desde una perspectiva profesional, la hoja de encargo se recoge en los artículos 27, 28 y 48.4 del nuevo Estatuto General de la Abogacía Española (EGAE) y en el artículo 15 del Código Deontológico de la Abogacía Española (CDAE).
Comenzando por este último precepto, el CDAE establece el contenido mínimo que ha de figurar en la hoja de encargo:
“Si se suscribiera con el cliente una hoja de encargo se hará constar: a. el objeto del encargo; b. las actuaciones concretas que expresamente quedan incluidas, a las que, por tanto, es de aplicación. Se estima conveniente que también se haga referencia, en su caso, a aquellas que, como los recursos, informes periciales y otros, no formen parte del presupuesto; c. el precio por el trabajo profesional deberá figurar en forma clara y destacada. Cuando por las características del asunto se estime que no es posible su determinación en cuantía exacta, se dejará constancia de ello, indicándose en todo caso las bases que servirán para su determinación; d. las cantidades que se requerirán por suplidos o por otras circunstancias, que no se incluyen en el precio de los servicios; e. los momentos en que proceda el abono de las cantidades y los criterios para la prelación e imputación de los pagos; f. las consecuencias de la finalización anticipada del encargo por renuncia, allanamiento, pérdida sobrevenida del objeto y otras causas; g. las demás obligaciones que impone la legislación vigente, especialmente lo dispuesto en la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo; h. en su caso, la sumisión a arbitraje cuando surjan discrepancias y; i. las condiciones generales de la contratación en todo lo que les sea aplicable.”
En cuanto al EGAE, el artículo 27, al tratar el encargo profesional, señala:
1. Antes de iniciar su actuación profesional, el profesional de la Abogacía proporcionará a su cliente la información a que se refiere el artículo 48 del presente Estatuto General, preferentemente mediante la utilización de hojas de encargo.
2. Los Colegios de la Abogacía establecerán modelos de hojas de encargo para promover y facilitar su uso.
Con esta nueva regulación de la hoja de encargo, aunque sea una práctica optativa, se fomenta su uso, pues como hemos visto, el nuevo EGAE hace especial hincapié en la información del encargo profesional y en la facilitación de modelos de hojas de encargo por los Colegios de Abogados. Además, dedica el Capítulo V del Título II a la regulación específica y exclusiva de los honorarios de los profesionales de la abogacía donde se incluye, entre otros, los artículos 27 y 28 relativos a la hoja de encargo.
Dicha preocupación del EGAE es ciertamente loable, pues mediante el uso de la hoja de encargo se mejora:
1) La transparencia en la relación abogado-cliente.
2) Se crean nuevas obligaciones. En concreto, la obligación del profesional de la abogacía de informar al cliente sobre la viabilidad del asunto y, la de comunicarle previamente sobre el cálculo de sus honorarios y costes de la prestación del servicio mediante hoja de encargo o medio equivalente, deber de información recogido en el artículo 48.4 del nuevo EGAE. Dicha comunicación debe realizarse previamente, antes de iniciar su actuación profesional, así como la obligación fiscal de emitir factura.
3) La protección de los derechos de los consumidores.
En cuanto a los puntos 1 y 2 precedentes, la transparencia y los derechos de los consumidores mejoran, ya que con la hoja de encargo se podrá facilitar al cliente:
- La información básica y el servicio que se le va a prestar.
- El importe de los honorarios.
- Los profesionales que intervendrán en el asunto, pues es una relación “intuitu personae” en la que se tendrá que especificar si algún compañero colaborador participa en el caso para que el cliente lo conozca.
- Las consecuencias en caso de desistimiento.
- Los gastos o suplidos en que se pudieran incurrir.
- La confidencialidad y la protección de datos.
- Una estipulación dirigida a la aceptación del servicio, etc.
Finalmente, y desde una perspectiva de la relación de confianza abogado-cliente, el uso de la hoja de encargo genera diversas ventajas y beneficios:
1) Genera un clima de confianza, tranquilidad y seguridad al ser un documento que aporta transparencia.
2) Cumplimos con el derecho del ciudadano a conocer el coste aproximado de la intervención del profesional y forma de pago. En este sentido, se pronuncia la Carta de Derechos de los Ciudadanos ante la Justicia, en su artículo 37, donde se establece que «el ciudadano tiene derecho a conocer previamente el coste aproximado de la intervención del profesional, de la forma de pago» y a que se le prepare un presupuesto previo que contenga estos extremos, añadiendo que, para ello, «se regulará adecuadamente y fomentará el uso de las hojas de encargo profesional».
3) Se facilita la delimitación de la responsabilidad del profesional a través de la concreción del objeto de sus servicios regulando la eficacia y alcance del encargo estipulado a través de las condiciones en que dicha prestación se realizará.
4) Vetamos la posibilidad de que el cliente, a posteriori, impugne nuestros honorarios por excesivos. En tal sentido, el artículo 35 de la Ley de Enjuiciamiento Civil establece que «Si se impugnaran los honorarios por excesivos, se procederá previamente a su regulación conforme a lo previsto en los artículos 241 y siguientes, salvo que el abogado acredite la existencia de presupuesto previo en escrito aceptado por el impugnante, y se dictará decreto fijando la cantidad debida, bajo apercibimiento de apremio si no se pagase dentro de los cinco días siguientes a la notificación».
5) Consecuencia de lo anterior, se facilita la gestión de cobro de los honorarios al estar pactadas las condiciones de pago con claridad (fecha o evento que motiva el pago, etc…).
6) Regula de forma efectiva la eficacia y alcance del encargo a través de las condiciones en que dicho trabajo se realizará: si se extiende a una o más instancias, si el cliente le permite detraer fondos de terceros, si la falta de provisión de fondos le exonera de su cumplimiento, etc., cuestiones todas ellas que, de no constar debidamente articuladas, pueden generar más de un problema al profesional de la abogacía en caso de que su cliente se muestre disconforme con su actuación.
En definitiva, con la nueva regulación del Estatuto, se perfecciona la regulación de los deberes del profesional de la abogacía con su cliente, ya que no sólo debe ser diligente, sino que también le incumbe el deber de transparencia en la prestación de sus servicios.
Concluir desaconsejando pactar verbalmente la hoja de encargo, ya que como decía Samuel Beckett, “un contrato verbal no vale ni el papel en que se escribe.”
