Esta es una pregunta cuya respuesta debe tener ciertamente clara empresario o directivo. La importancia no solo radica en el beneficio que supone controlar los costes de fabricación sino también en las ventajas que proporciona a la hora de la venta del mismo, conociendo los márgenes que pretende obtener del cliente y negociarlos dentro de los límites de rentabilidad deseada para su negocio.
La mayor parte de los empresarios son conscientes de la importancia de esa pregunta. La primera pregunta va dirigida al Departamento de Contabilidad o a la Asesoría, y le explican las Normas de Valoración del PGC y las NIC, pero que solo podrá activar aquellos gastos que razonablemente correspondan al proceso de producción. Dado que el hecho de no poder considerar todos los costes para obtener unos precios de venta que cubran los mismos y permita un beneficio hace que la mirada se fije en el Departamento Financiero. El Financiero comienza a hablar de conceptos tales como Drivers de Imputación, Ratios, dificultades en la alimentación de datos en la ERP ("el Programa" como suele ser conocido en la empresa), contabilidad analítica…
Finalmente, el empresario decide calcular el coste de fabricación del producto (escandallo) en base a su amplio conocimiento del negocio. Y nos podemos encontrar con situaciones como la de este caso real:
La empresa X importa componentes de China que ensambla en su fábrica para ser vendidos a grandes cadenas de distribución. Los precios de venta son fijados por el empresario en base a su conocimiento de los contratos con los proveedores, el coste de transporte de compra, gastos salariales de producción, cierta estimación de electricidad, alquiler de nave e incluso estimación de gasto financiero por anticipar confirming; divide esos gastos entre unas estimaciones de unidades vendidas muy optimistas y establece un margen de venta de 9% sobre ese coste por unidad que obtiene.
Sus pedidos se disparan por el precio tan atractivo al que se ofertan, rápidamente alcanza su capacidad máxima de producción, pero al mantener el ritmo de fabricación tan elevado los problemas comienzan a surgir en la calidad de los productos, en primer lugar no cumpliendo los plazos de entrega (con las consiguientes penalizaciones impuestas por el cliente) y en segundo lugar por los problemas que presenta el producto vendido, lo que lleva a devoluciones cada vez mayores, el producto se acumula en almacén, pero el ritmo de fabricación impide que se destine personal para repararlo, solo en casos muy urgentes se subcontrata reparaciones a un precio muy elevado y llegado un momento no tiene liquidez para afrontar los pagos más importantes (pero si tiene mucho producto en el almacén).
Se le aconseja incrementar inmediatamente los precios de venta a sus clientes en un 20%, tras gran resistencia por parte del empresario finalmente plantea un incremento del 15% que sus clientes aceptan sin apenas negociación.
La empresa X tiene un problema muy común en un gran número de PYMES. Una incorrecta valoración del coste de producción de sus artículos (muchas no lo tienen). Es vital para el empresario tener unas cifras aproximadas de ese coste de producción, no solo para establecer correctos precios de venta, sino para identificar ineficiencias en el proceso productivo. Hemos visto que este tema es susceptible de complicarse mucho, pero el empresario debe tener muy claros algunos conceptos básicos.
En primer lugar, debe tener identificado todos los gastos de la empresa, la valoración que nos ofrece la contabilidad no es válida entonces, pero la contabilidad es muy útil para identificar todos los gastos, ya que hay algunos que se le pueden olvidar (en el caso de X pueden ser los gastos de personal de administración, servicios de abogados, impagados…). Los gastos deben ser referidos a un año. El siguiente paso es repartir esos gastos entre las unidades fabricadas en ese período.
Si la empresa fabrica un único producto se estima una cantidad de productos a vender para el próximo año (o una estimación anual en base a las ventas actuales) y se dividen todos los gastos entre el número de productos. Si la empresa fabrica varios productos diferentes entre sí debemos diferenciar los costes directamente imputables a cada producto en concreto "Directos" (Por ejemplo, coste de materia prima, coste de personal de una línea de producción…) y los que van relacionados con varios productos diferentes, "Indirectos" (Coste de electricidad, sueldos del personal de administración…). Un paso muy importante es establecer el criterio de reparto de esos Costes Indirectos y lo deseable en este cálculo tan general es que sea Lógico (el conocimiento del proceso productivo y sentido común es la mejor manera para establecerlos, podemos escoger las horas de producción de cada tipo de producto sobre el total, el % de ventas de cada tipo de producto…); Único (salvo que podamos identificar claramente cómo imputar esos costes, por ejemplo Kw consumidos en caso de electricidad, horas de trabajo efectivo, aconsejamos establecer un único criterio en esta primera etapa) y Fijo (una vez que hayamos seleccionado un criterio se deberá mantener, salvo causa justificada). Una vez hayamos calculado el coste unitario (distribuyendo unos y otros tipos de costes entre la cantidad de productos) ya podemos hablar de Coste Estándar, que será el coste de referencia que se puede manejar a la hora de negociar precios o valorar la eficiencia de la producción una vez obtengamos costes unitarios reales.
Sin embargo, este coste unitario no es fijo. Puede variar en función de las unidades producidas. Casi siempre cuanta mayor cantidad de productos se fabrican, más se abarata el coste de producción. Esto es debido a que existen dos tipos de costes (y en este punto ya hablamos de otra categoría diferente de identificar los costes). Por un lado, tenemos los Costes Fijos, que son aquellos que se incurren independientemente del nivel de producción y por otro los Costes Variables, que crecerán o disminuirán en función de la cantidad producida. Es muy importante tener estos conceptos igualmente claros ya que incrementar el volumen de unidades producidas permitirá que los costes fijos se mantengan, incrementándose solo los costes variables (y ya que el coste unitario es la suma de ambos entre las unidades fabricadas éste disminuirá al mantenerse constantes los fijos), por lo que se podrá estimar la variación del coste unitario en función de las unidades producidas, lo que será una herramienta muy útil en caso de negociar descuentos por volúmenes con clientes, afrontar ampliaciones en la cuota de mercado…
En definitiva, y a pesar de la explicación tan general presentada, puede comprobarse que todo empresario debe de tener claro unos importes no necesariamente exhaustivos (aunque cuanto más competitivo sea el mercado donde opera más deberán ser) de los costes incurridos en su proceso de producción. Es necesario tener, al menos, un sistema básico de cálculo (pero fiable) que nos permita conocer el coste de lo que fabricamos. Conocer el coste de los productos es la mejor arma para negociar con éxito con los clientes (conociendo en todo momento el margen que deseamos obtener y el descuento o rappel que se puede aplicar al cliente en función del volumen de ventas). Y es la mejor arma para analizar correctamente de nuestro proceso de producción.
