Aunque el tiempo pasa volando y ya estamos a mediados de febrero, permitidme que hable sobre esas primeras semanas del año en las que pasamos de felicitarnos el año nuevo y empezar en plan relax a recibir cientos y cientos de emails de los clientes solicitando certificados de residencia fiscal actualizados. Así, aprovechando la coyuntura, quiero comparar los diferentes procesos para solicitar y obtener certificados de residencia fiscal en diversos países y los problemas a los que nos solemos enfrentar desde los departamentos de fiscalidad de las empresas multinacionales.
Si tuviera que hacer un ranking con algunos de los países en función de lo ágil y fácil que es este proceso, pondría en primer lugar y con mucha distancia de los siguientes, a España. En esto tengo que decir que ganamos “por goleada”. En ocasiones anteriores he hablado de los avances tecnológicos que nuestra administración tributaria tiene, y aunque hay muchas áreas de mejora, en esta concreta y tras comparar con otros países, somos de lo mejorcito.
En España, una vez que has obtenido el certificado electrónico de representante para actuar ante los diferentes organismos públicos, es relativamente sencillo: accedes al área de certificados y solicitas el de residencia fiscal, que normalmente obtienes al momento. Y si encima tienes que solicitar más de uno, por ejemplo porque necesitas certificar la residencia con los diferentes países con los que España tienen convenio, puedes subir un fichero con el listado y rápidamente los obtienes.
En el caso de Reino Unido, para mí, estaría un pasito por detrás ya que sí que lo puedes solicitar online y también puedes subir un fichero para indicar los países con los que necesitas el certificado, pero no los puedes obtener online, ni al momento. Estos certificados son firmados por un representante de la administración y los envían por correo postal. Este proceso, dependiendo del mes en que los solicites, suele tardar unas 2 semanas hasta que los recibes y los puedes escanear para mandar.
Sorprendentemente, Estados Unidos no está en el top 3. Para solicitar un certificado de residencia fiscal en este país, tienes que rellenar un formulario, pagar una tasa y, ¡atención!, enviar el formulario firmado por fax. Sí, habéis leído bien, ¡FAX! ¿en 2025? Pues por si esto no fuera suficiente, lo envían por correo postal a la dirección que hayas indicado en el formulario. Además, desde que lo solicitas hasta que lo recibes pueden pasar tranquilamente un par de meses. Y podríais pensar… “bueno, pues lo solicitas antes y así lo recibirás para principios de año”. Pues no, sólo puedes solicitarlo aproximadamente un mes antes de que empiece el año fiscal para que te pueda cubrir ese periodo, así que nos encontramos con la desagradable situación de que se te queda un mes “colgando”.
Luego tenemos otros países como Australia, en el prácticamente necesitas solicitar el certificado a través de alguna firma de servicios porque es muy muy complicado que lo puedas obtener sin ayuda.
Y por supuesto en la cola estarían aquellos países en los que es casi imposible obtener un certificado de residencia fiscal o que incluso ese documento casi “ni exista”.
Ni que decir tiene que a veces, además de estos certificados, tienes que rellenar y firmar otros documentos propios del país del pagador de las rentas (por ejemplo el Mod. 21 RFI de Portugal, un formulario para evitar la doble imposición de Grecia, etc.). Estos formularios, además de estar firmados por la empresa, muchas veces piden que estén a su vez firmados y sellados por la administración tributaria del lugar de residencia, y suelen ser personalizados para cada uno de los clientes.
El proceso para solicitar estas firmas/sellos son similares a los certificados de residencia fiscal, por lo que también toca esperar de brazos en cruzados en muchos casos. Por suerte para nosotros (igual no tanto para los clientes) la administración española emitió una nota en la que ya indicaba que no firmará ninguno de estos formularios, al ser obligatorio adjuntar un certificado de residencia fiscal cuya autenticidad puede ser verificada electrónicamente [1]. Ahora la pelea en algunos casos es hacer entender al cliente que por mucho que insista, la administración española no los sellará.
En fin, no queda otra que armarse de paciencia. ¡Hasta la próxima!
[1] Agencia Tributaria: Tramitación de formularios de residencia fiscal
