Desde hace un par de años venimos celebrando en nuestro despacho una reunión que, a mi juicio, es de las mas productivas que conozco. La llamamos la reunión de primera hora y, como veréis, es fácil de instaurar y de llevar a cabo con absoluta regularidad. En el presente post me ocuparé de transmitir sus líneas esenciales de forma esquemática.
Esta reunión, que comienza a las 8,10 (la jornada comienza a las 8 horas), y se celebra en la sala de juntas con la participación todos los abogados del despacho y bajo la dirección de un socio, tiene como objeto que cada abogado exponga sucesivamente y de forma telegráfica las tareas que va a realizar durante la jornada (que se recogen en una libreta que hemos diseñado ex profeso). De ahí que la reunión empiece a los diez minutos del comienzo de la jornada, ya que de esta forma los abogados disponen de tiempo suficiente para planificar el día. Una vez que todos han intervenido, si hay algún tema que tratar sobre las actividades a realizar, se comenta entre todos a modo de debate. La reunión no debe exceder de diez minutos.
A través de esta reunión, tratamos de conseguir los siguientes objetivos:
1º.- Obligarnos a planificar las tareas al principio de la jornada (o el día anterior).
2º.- Los socios conocen las actividades en las que los abogados están inmersos, realizando indirectamente un seguimiento de dichas tareas.
3º.- Se simplifica el trabajo al poder reducir el número de gestiones que tengan que realizarse, ya que si un abogado tiene que ir a una Notaria, Registro o Juzgado, otro compañero puede encargarle le haga otra gestión que tenía prevista para otro día.
4º.- Pueden solventarse dudas en relación con el trabajo a desarrollar durante la jornada.
Para el óptimo funcionamiento de la reunión, el socio que dirige debe evitar se produzcan cualquiera de las siguientes situaciones:
1º.- La asistencia a la reunión sin la planificación realizada.
2º.- Que el abogado de excesivas explicaciones sobre la tarea planificada, alargando innecesariamente la exposición.
3º.- Hacer coincidir la hora de la reunión con la cita de algún cliente.
4º.- Coger llamadas del móvil durante la reunión.
Animo a aquellos que no tengan instaurada una reunión similar a que probéis, ya que la experiencia nos ha enseñado que la reunión de primera hora es muy productiva ya que nos ayuda a planificar y gestionar bien nuestro tiempo, simplifica el trabajo y refuerza la identidad del equipo, sin olvidar que los socios pueden valorar y destacar la contribución de los profesionales que intervienen en el día a día del despacho.
