La presupuestación de los servicios profesionales constituye uno de los pilares fundamentales en la organización de todo despacho de abogados, puesto que el perfecto funcionamiento de procedimiento de presupuestación es vital para la supervivencia de cualquier firma de abogados.
Es lógico, si no se factura y cobra adecuadamente, el despacho, como empresa, pierde los recursos básicos para su subsistencia. No podemos olvidar que los despachos de abogados soportan unos costes muy importantes tales como personal, seguros sociales, alquileres o amortizaciones, comunidad, suministros y consumibles, informática, programas, electricidad, teléfono y, como no, las retribuciones de los propios profesionales, costes éstos que son directamente sufragados por nuestros clientes, de ahí que cuando no se factura o se cobra incorrectamente o con retraso, se está produciendo un desfase de tesorería completamente innecesario.
Sin embargo, es un hecho constatado, que a pesar de ser conscientes de su importancia, muchos compañeros, especialmente en las primeras etapas de la profesión, son reticentes a esta materia, gestionando el proceso de presupuestación de una forma poco eficaz. Las causas de dicha actitud pueden ser variadas, pero si tuviéramos que destacar alguna, nos inclinamos ante el absurdo temor reverencial que produce el acto de pedir al cliente la retribución por nuestro trabajo y la dificultad de centrarse en dicha materia cuando la carga de trabajo del propio asunto a minutar nos abruma. Afortunadamente, a medida que el despacho va creciendo, pasando de una estructura individual a colectiva, la presupuestación de los servicios va ganando importancia, si bien no dejan de observarse con frecuencia algunas carencias que, de mejorarse, dotarían al proceso de mayor eficacia.
Con estos antecedentes, consideramos una necesidad esencial para todo despacho disponer de un proceso de presupuestación de honorarios profesionales cuya principal finalidad no es otra que facilitar la adecuada facturación y el puntual cobro de la retribución derivada de los servicios contratados. Dicho proceso de presupuestación lleva consigo, además y, entre otros, los siguientes efectos beneficiosos:
- Con el presupuesto, disponemos de una auténtica hoja de encargo que hace las veces de contrato de arrendamiento de servicios, permitiendo al abogado y al cliente conocer con exactitud los servicios objeto de contratación y, por defecto, aquellos no contratados.
- Ofrece al abogado un conocimiento puntual sobre las previsiones económicas, más concretamente, de las previsiones de facturación del despacho en las distintas fases temporales en las que se desarrolla el servicio.
- A través del presupuesto se clarifican cuestiones tan importantes como la imputación de pagos de procuradores, peritos, notarios, etc…; el tratamiento de la imposición de costas; el pago de las dietas y suplidos.
- Propicia en el abogado y en el cliente un estado de seguridad en cuanto que, desde el comienzo de la relación, está perfectamente definida la obligación económica y modo de su cumplimiento.
Tras esta breve introducción, en nuestros próximos posts, abordaremos las líneas básicas del modelo de proceso de presupuestación del MANUAL INTERNO y el examen práctico de un presupuesto de honorarios.
