El Consejo Europeo ha adoptado un nuevo Reglamento refundido [Expediente interinstitucional: 2018/0204 (COD), de 22 de octubre de 2020] en el que se establecen normas para la notificación y el traslado de documentos judiciales y extrajudiciales en los Estados miembros en materia civil o mercantil. Sin embargo, no será de aplicación a la notificación en materias tales como fiscal, aduanera o administrativa. Dicho texto, se encuentra aún pendiente de ratificación por parte del Parlamento para su instauración final.
La idea clave radica en que, la eficacia y la celeridad de los procedimientos judiciales en el ámbito civil requieren que la transmisión de los documentos judiciales y extrajudiciales se efectúe directamente y por medios rápidos entre los órganos locales designados por los Estados miembros.
Para logar tal cometido, deben utilizarse todos los medios que la era digital facilita con el fin de garantizar la transmisión instantánea de documentos entre Estados miembros, siempre que se reúnan determinadas condiciones que garanticen la integridad y fiabilidad del documento recibido. Por ello, toda comunicación e intercambio de documentos entre los organismos designados por los Estados miembros debe efectuarse a través de un sistema informático descentralizado seguro y garante que esté interconectado y sea técnicamente interoperable. De esta manera, el carácter descentralizado de ese sistema informático permitiría intercambios de datos exclusivamente entre un Estado miembro y otro, sin que ninguna de las instituciones de la Unión intervenga en los mismos.
Así, no se denegarán los efectos jurídicos, ni se inadmitirán como prueba en el proceso, los documentos tramitados vía electrónica, por el mero hecho de que su encauzamiento se ha realizado a través de medios digitales.
No hay que olvidar que, en los procesos transfronterizos hay variaciones sustanciales de un Estado miembro a otro, en cuanto a las normas de procedimiento, la fecha efectiva de notificación o traslado. Ahora bien, será el Derecho del Estado miembro requerido el que determine la fecha de notificación o traslado.
La operatividad instaurada en la sociedad digital actual conlleva que la notificación o el traslado de documentos sea efectuada, directamente, por medios electrónicos a un destinatario que tenga una dirección conocida para la notificación o el traslado en otro Estado miembro. Las condiciones para la utilización de este tipo de notificación o traslado electrónico directo deben garantizar que, únicamente se practique la notificación o traslado por los medios electrónicos que estén disponibles con arreglo al Derecho del Estado miembro del foro en materia de notificación. Si bien, se deben salvaguardar los intereses de los destinatarios, en particular, el seguimiento de directrices técnicas rigurosas y el requisito del consentimiento expreso por parte del destinatario.
No obstante, cualquier parte interesada en el proceso debe tener la posibilidad de efectuar la notificación o el traslado de documentos judiciales directamente por medio de los agentes judiciales, funcionarios u otras personas competentes del Estado miembro en el que la notificación o el traslado es reclamado, siempre que tal notificación o traslado directos estén permitidos con arreglo al Derecho de dicho Estado miembro.
Interesa poner de manifiesto que, en aras de proteger los derechos de defensa del demandado, si el Derecho nacional y el futuro Reglamento permitieran al órgano jurisdiccional dictar sentencia en ausencia de certificación alguna de la notificación o el traslado del escrito de incoación, deben realizarse las diligencias oportunas ante las autoridades competentes del Estado miembro requerido, a fin de obtener dicha certificación antes de que se dicte sentencia.
Por lo que se refiere al ámbito de aplicación frente a otros instrumentos legales, el futuro Reglamento prevalecerá sobre las disposiciones contenidas en convenios o acuerdos bilaterales o multilaterales celebrados por los Estados miembros que tengan el mismo ámbito de aplicación que el presente Reglamento, en particular el Convenio de La Haya, de 15 de noviembre de 1965, relativo a la notificación o traslado en el extranjero de documentos judiciales y extrajudiciales en materia civil o comercial en las relaciones entre los Estados miembros que sean partes en ellos.
En cualquier caso, los derechos y libertades fundamentales de todas las personas interesadas deberán observarse y respetarse plenamente de conformidad con el Derecho de la Unión, en particular los derechos a la igualdad de acceso a la justicia, a la no discriminación y a la protección de la intimidad. Igualmente, en lo que acontece al intercambio o la transmisión de datos personales deberá ser conforme a los parámetros legales enmarcados por el Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.
