Desde el 1 de julio de 2022, se encuentra en vigor y resulta plenamente aplicable el Reglamento (UE) 2020/1784 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de noviembre de 2020, relativo a la notificación y traslado de documentos judiciales y extrajudiciales en materia civil o mercantil entre Estados miembros de la Unión Europea (Reglamento 2020/1784).
Este Reglamento, aplicable en todos los Estados miembros de la Unión Europea, deroga al Reglamento (CE) núm. 1393/2007 relativo a la notificación y al traslado en los Estados miembros de documento judiciales y extrajudiciales en materia civil o mercantil (Reglamento 1393/2007), con excepción, según lo establecido en el art. 36.1º, de sus arts. 4 y 6, que continuarán siendo de aplicación hasta la fecha de entrada en vigor de los arts. 5, 8 y 10 del Reglamento 2020/1784 (art. 37.2º Reglamento 2020/1784).
El objetivo principal del nuevo instrumento normativo consiste en establecer un marco jurídico actualizado para la transmisión transfronteriza de documentos judiciales y extrajudiciales en el ámbito civil y mercantil, reforzando así la cooperación judicial entre los Estados miembros en el contexto del espacio europeo de justicia civil. A tal fin, se establece como principio general la utilización de medios electrónicos de comunicación entre las autoridades competentes designadas por los Estados miembros, con el fin de agilizar los procedimientos de notificación y traslado de documentos en dicho ámbito, garantizando en todo caso el pleno respeto a los derechos fundamentales.
Para ello, dispone que toda comunicación e intercambio de documentos entre los organismos y órganos competentes deba realizarse, con carácter general, a través de un sistema informático descentralizado, que ofrezca garantías de seguridad, fiabilidad e interoperabilidad técnica, mediante la integración de los sistemas informáticos nacionales. Dicho sistema deberá estar basado, preferentemente, en la infraestructura e-CODEX, sin perjuicio de su eventual adaptación a futuros desarrollos tecnológicos (art. 5 del Reglamento 2020/1784).
El sistema informático descentralizado se implementa dentro de un marco más amplio, denominado Sistema de Intercambio Digital en el Ámbito de la Justicia – conocido por su acrónimo en inglés como JUDEX–, para lo que es preciso un intercambio efectivo de información sobre los cambios que se produzcan de tipo horizontal (Decisión de Ejecución (UE) 2025/921 de la Comisión, de 19 de mayo de 2025, por la que se crea el Comité de Dirección de la notificación y el traslado de Documentos, DO L núm. 921, de 21 de mayo de 2025).
El desarrollo técnico de este sistema se ha concretado en el Reglamento de Ejecución (UE) 2022/423 de la Comisión, de 14 de marzo de 2022 (DO L 87, de 15 de marzo de 2022), en el que se establecen las especificaciones técnicas del sistema informático descentralizado.
La entrada en funcionamiento del sistema descentralizado estaba prevista para el 1 de mayo de 2025, conforme a lo dispuesto en los arts. 25 y 37.2º del Reglamento 2020/1784. Hasta dicha fecha, el régimen jurídico aplicable ala práctica de la notificación intracomunitaria de documentos judiciales y extrajudiciales en materia civil o mercantil presentaba un carácter jurídicamente fragmentado, como consecuencia de lo dispuesto en el art. 36 del Reglamento 2020/1784, el cual prorrogaba la vigencia de los art. 4 y 6 del Reglamento (1393/2007) hasta la entrada en funcionamiento del sistema descentralizado (arts. 5, 8 y 10).
En este contexto transitorio, los documentos podían ser transmitidos bien mediante el sistema descentralizado previsto en el Reglamento 1393/2007, o bien a través de distintas vías contempladas en el Reglamento 2020/1784: vía consular y diplomática (arts. 16 y 17), vía postal (art. 18), o incluso por medios electrónicos directamente al destinatario, siempre que se cumplieran las condiciones estipuladas (art. 19).
El 1 de mayo de 2025 era, por tanto, la fecha prevista para la derogación efectiva del Reglamento (CE) 1393/2007. Sin embargo, esta no se ha hecho efectiva, dado que la puesta en funcionamiento del sistema descentralizado requiere de su implementación efectiva por parte de los Estados miembros, un proceso que no se ha llevado a cabo de manera uniforme. Para conocer el estado actual de la implantación del sistema informático descentralizado por parte de los Estados, puede consultarse el European Judicial Atlas –Serving documents (Recast), disponible en: https://e-justice.europa.eu/topics/taking-legal-action/european-judicial-atlas-civil-matters/serving-documents-recast_en) –.
La falta de homogeneidad en la implementación nacional de dicho sistema ha supuesto que el Reglamento 1393/2007 continúe siendo, en determinados casos, de aplicación, retrasando así su derogación total.
Actualmente, la aplicación efectiva del sistema informático descentralizado previsto en el Reglamento 2020/1784 y, por tanto, la derogación práctica del Reglamento 1393/2007 solo es posible en los Estados miembros que ya han finalizado la implementación del sistema. Estos son: Bélgica, Alemania, Luxemburgo, Malta, Polonia, Portugal y Eslovenia. El resto de los Estados seguirán una incorporación progresiva: en junio se sumarán Bulgaria, Croacia, Chipre, República Checa, Francia, Grecia, Hungría, Irlanda, Italia, Letonia y Lituania; en julio, España y Rumanía; y entre julio y septiembre, Austria.
La implementación definitiva del sistema descentralizado diseñado en el Reglamento 2020/1784 no se producirá hasta que lo haga Dinamarca, prevista para enero de 2026. A partir de dicha fecha, el Reglamento 1393/2007 quedará completamente derogado y el uso del sistema informático descentralizado será obligatorio y preferente frente a cualquier otro medio de comunicación entre autoridades competentes, en virtud del principio de “digital by default”.
Este cambio supone una transformación significativa respecto a la normativa anterior, ya que el sistema descentralizado se establece como el medio exclusivo y prioritario para la notificación de documentos en el marco del Reglamento 2020/1784, rompiendo con la doctrina previamente sostenida por el Tribunal de Justicia de la Unión Europea, que hasta ahora consideraba los distintos medios de transmisión como equivalentes y alternativos (STJUE de 9 de febrero de 2006, As. C-473/04, “Plumex v. Young Sports”, ECLI:EU:C:2006:96).
No obstante, en situaciones excepcionales – cuando existan fallos técnicos del sistema descentralizado o la necesidad de transmitir documentos específicos que no se ajusten a las condiciones del entorno digital– el Reglamento autoriza el uso de medios de comunicación alternativos, siempre que sean lo más seguros y rápidos posibles, incluyendo otros medios electrónicos o, en su caso, el servicio postal tradicional (Considerando 15).
En definitiva, el sistema informático descentralizado representa un avance fundamental hacia una justicia más moderna, accesible y eficiente en la Unión Europea. No obstante, su impacto final aún permanece incierto. Se prevé que esta herramienta se convierta en un instrumento esencial para fortalecer la confianza en el mercado único y para impulsar la modernización tecnológica de los sistemas judiciales nacionales.
No obstante, uno de los principales retos será garantizar que los sistemas judiciales estatales sean plenamente compatibles e interoperables, permitiendo una comunicación eficaz y segura, sin comprometer los altos estándares de protección de datos y ciberseguridad exigidos por el marco europeo. Para asegurar el éxito y la plena operatividad del sistema informático descentralizado, la Comisión Europea ha elaborado un manual para garantizar su correcta implementación (véase en European Judicial Atlas – Serving documents (Recast), disponible en https://e-justice.europa.eu/topics/taking-legal-action/european-judicial-atlas-civil-matters/serving-documents-recast_en). Además, resulta esencial fomentar una cooperación continua entre los Estados miembros y fortalecer la infraestructura digital.
En este sentido, el Reglamento 2020/1784 establece la creación de un Comité de Dirección [art. 25.1, letra e)], cuyo propósito es supervisar la implementación del sistema, coordinar los esfuerzos técnicos y normativos, así como facilitar el intercambio de buenas prácticas entre los Estados miembros. La entrada en funcionamiento de este órgano se ha formalizado mediante la Decisión de Ejecución (UE) 2025/921, que regula su composición, competencias y funcionamiento, consolidando el marco institucional necesario para un despliegue armonizado del sistema en toda la Unión Europea.
