Una de las novedades de la nueva Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas ha sido la regulación de la Administración electrónica, y la obligación de algunos sujetos de relacionarse por medios electrónicos con las Administraciones Públicas.
Dadas las dificultades que entraña la puesta en práctica de las disposiciones sobre Administración electrónica, se ha establecido un tiempo para que éstas sean de aplicación efectiva. Por ello, las previsiones relativas al registro electrónico, al punto de acceso general electrónico de la Administración y al archivo único electrónico, entre otras, producirán efectos a los dos años de su entrada en vigor, es decir, el 2 de octubre de 2018.
Por lo que se refiere a las novedades introducidas por la LPAC en materia de Administración electrónica, destaca la generalización de la utilización de los medios electrónicos en el procedimiento administrativo común. Dicha generalización se concreta en los siguientes tres aspectos:
Comunicaciones por vía electrónica en las relaciones de los interesados con las Administraciones Públicas
Las personas físicas podrán elegir en todo momento si se comunican con las Administraciones Públicas para el ejercicio de sus derechos y obligaciones a través de medios electrónicos o no, salvo que estén obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas.
En todo caso, estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos, los siguientes sujetos: (i) personas jurídicas; (ii) entidades sin personalidad jurídica; (iii) quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles; (iv) quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración; y (v) los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administración.
Por último, en cuanto a las comunicaciones entre los interesados y las Administraciones Públicas, destaca también la utilización de la firma electrónica por los interesados, cuyo uso será obligatorio en los siguientes supuestos: (i) formulación de solicitudes; (ii) presentación de declaraciones responsables o comunicaciones; (iii) interposición de recursos; (iv) desistimiento de acciones; y (v) renuncia a derechos.
Utilización de medios electrónicos en la tramitación de procedimientos administrativos
En este sentido, se establece la obligación para las Administraciones Públicas de contar con un registro electrónico general o, en su caso, adherirse al de la Administración General del Estado.
Las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publicarán en el diario oficial correspondiente y su texto íntegro deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica de acceso al registro. En todo caso, las disposiciones de creación de registros electrónicos especificarán el órgano o unidad responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los días declarados como inhábiles.
Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán ser digitalizados por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización.
Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de presentar determinados documentos por medios electrónicos para ciertos procedimientos y colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.
Respecto de la forma de producción de los actos administrativos, la LPAC impulsa la forma electrónica, estableciendo que los actos administrativos se expedirán de este modo, salvo que, por su naturaleza, otro formato sea más adecuado.
A este respecto, la LPAC determina que los expedientes electrónicos contendrán los documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, y otras notificaciones. No obstante, la LPAC introduce expresamente qué elementos no forman parte del expediente, entre los que se encuentra la información que tenga carácter auxiliar o de apoyo, que comprende (i) la información contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas; (ii) notas; (iii) borradores; (iv) opiniones; (v) resúmenes; o (vi) comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas.
Nuevo régimen de notificaciones electrónicas
En este sentido, las notificaciones se practicarán, con carácter preferente, mediante la vía electrónica, y se realizarán en la sede electrónica de la Administración correspondiente.
Además, la notificación no podrá realizarse por medios electrónicos, entre otros supuestos, si el acto a notificar va acompañado de elementos no susceptibles de conversión en formato electrónico.
En todo caso, la notificación electrónica se complementa con la posibilidad de que las notificaciones se continúen practicando en papel, si bien en este último caso, existe el deber de que sean puestas a disposición del interesado en la sede electrónica de la Administración correspondiente.
Con independencia de que la notificación se realice en papel o por vía electrónica, la Administración enviará un aviso a la dirección de correo o dispositivo electrónico del interesado, informándole de la notificación en la sede electrónica, aunque la falta de práctica del aviso no impedirá que la notificación sea considerada plenamente válida.
La práctica de la notificación electrónica tiene lugar con la comparecencia del interesado en la sede electrónica de la Administración y, en todo caso, se entiende que existe comparecencia en el momento en que el interesado accede al contenido de la notificación. Por otra parte, la notificación electrónica se entiende rechazada si, transcurridos 10 días naturales desde su puesta a disposición, los interesados no acceden a su contenido.
Finalmente, debe señalarse que se entiende cumplida la obligación de notificar, con la puesta a disposición de la notificación en la sede electrónica de la Administración. Hay que tener muy en cuenta que la recepción de notificaciones electrónicas va a suponer una carga importante para el administrado, puesto que según estas normas prácticamente se le obliga a acceder cada 10 días a las direcciones electrónicas del amplio universo administrativo.
