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Blog Administración Pública

13 de Febrero de 2017

Gerardo Bustos

Subdirector general del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

El principio de una sola vez, o cómo dejar de marear al ciudadano

La nueva normativa sobre procedimiento administrativo es el marco de una administración pública sin papeles. Tal objetivo ha de entenderse como una mejora del servicio público, en cuyo centro se instala el viejo principio de no marear al ciudadano pidiéndole documentación que se encuentra en poder de las administraciones públicas.


La ley la ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las administraciones públicas, considera en su artículo 28 que la entrega de documentación es un derecho y un deber. Los interesados tienen el deber de aportar al procedimiento administrativo los datos y documentos exigidos por las administraciones públicas de acuerdo con lo dispuesto en la normativa aplicable. Pero, al mismo tiempo, si lo estima necesario, al interesado también le asiste el derecho de poder aportar al procedimiento cualquier documento que crea conveniente.

La ley 30/92 le hizo un brindis al sol

Pero más importante que todo eso es el derecho a no aportar documentos que están en poder de las administraciones públicas, bien porque han sido producidas por ellas o bien porque los hemos entregado en otra ocasión. No es un derecho nuevo, sino un viejo objetivo de nuestro ordenamiento jurídico con un cuarto de siglo de antigüedad.

Nada menos que en 1992, muy lejos aún de las posibilidades tecnológicas de interrelación actuales, el legislador ya estableció el derecho del ciudadano a no presentar documentos que estaban en poder de la administración. Sin duda un precepto visionario entonces, aunque en la práctica resultó un brindis al sol. La ley ha quedado derogada en octubre de 2016 sin que viera cumplido ese derecho ciudadano de no entregar en las administraciones públicas una y otra vez sus propios documentos.

Veamos el recorrido normativo de este viejo derecho ciudadano:

  • Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. En su artículo 35.f, entre los derechos de los ciudadanos apunta el de "no presentar documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate, o que ya se encuentren en poder de la administración actuante".
  • Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. En su artículo 6, destinado al derechos de los ciudadanos, recoge el de "no aportar los datos y documentos que obren en poder de las administraciones públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información", salvaguardando siempre la protección de datos del ciudadano en cuestión.
  • Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la ley 11/2007. En su artículo 2.1 recoge las reglas que deben cumplirse "cuando los ciudadanos ejerzan el derecho a no aportar datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas establecido en el artículo 6.2.b) de la Ley 11/2007".

El secreto está en la interoperabilidad

La mencionada ley 39/2015 establece en el artículo 28.2 que "los interesados no estarán obligados a aportar documentos que hayan sido elaborados por cualquier administración, con independencia de que la presentación de los citados documentos tenga carácter preceptivo o facultativo en el procedimiento".  Previamente, el interesado deberá expresar "su consentimiento a que sean consultados o recabados dichos documentos".

Un paso muy importante de esta ley para facilitar el procedimiento es considerar el consentimiento ciudadano por defecto. Por ello, "se presumirá que la consulta u obtención es autorizada por los interesados salvo que conste en el procedimiento su oposición expresa o la ley especial aplicable requiera consentimiento expreso".

Pero esta ley va más allá, porque no sólo ahorra al ciudadano presentar documentos que hayan sido realizados en cualquier administración, sino que tampoco requerirá al interesado "datos o documentos no exigidos por la normativa reguladora aplicable o que hayan sido aportados anteriormente por el interesado a cualquier Administración."

El secreto está en la interoperabilidad, la posibilidad real de intercomunicarse entre las administraciones públicas hablando el mismo lenguaje técnico y documental. Para evitar que el ciudadano tenga que aportar el documento, "las administraciones públicas deberán recabar los documentos electrónicamente a través de sus redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto".

Viene en apoyo de estos planteamientos el artículo 155 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, centrado en las transmisiones de datos entre administraciones públicas: "Cada administración deberá facilitar el acceso de las restantes AA.PP. a los datos relativos a los interesados que obren en su poder, especificando las condiciones, protocolos y criterios funcionales o técnicos necesarios para acceder a dichos datos".

Pídamelo "una sola vez"

Estas aspiraciones de nuestra normativa encajan con los planes europeos; concretamente con el conocido como principio de "una sola vez" ("once-only" en inglés). De acuerdo con la Declaración Ministerial de Malmö sobre la Administración en línea de 2009, los Estados miembros de la UE utilizarán el "eGovernment" para reducir la carga administrativa. Tal objetivo debe lograrse en buena parte mediante el rediseño de los procesos administrativos para hacerlos más eficientes. El logro de esta meta se puede facilitar mediante la aplicación del principio de una sola vez. Un principio que tiene por objeto eliminar la carga administrativa innecesaria que se produce cuando los usuarios deben suministrar la misma información más de una vez a las administraciones públicas.

De la importancia de este principio reductor de la burocracia da una idea lo que apunta el estudio SMART 2012/0061 sobre la administración electrónica y la reducción de la carga administrativa: "una estrategia de una sola vez a nivel de la UE podría generar un impacto neto total de alrededor de 5.000 millones de euros al año para 2017". La estrategia de una sola vez garantiza que "los ciudadanos y las empresas suministren cierta información estándar sólo una vez, porque las oficinas de la administración pública toman medidas para compartir internamente estos datos, de modo que ninguna carga adicional recaiga sobre los ciudadanos y las empresas".

En el marco de los planes de acción europeos de administración electrónica, una de las estrategias puesta en marcha para minimizar las cargas administrativas es la estrategia de una sola vez. Implica, como se ha apuntado antes, la eliminación de la carga administrativa innecesaria que se produce cuando los usuarios deben suministrar la misma información más de una vez a las administraciones públicas.

La interoperabilidad es un requisito para facilitar la interacción con los ciudadanos y, en particular, para poder hacer realidad, entre otros, el principio de solo una vez. La línea de fondo consiste en decir a las administraciones públicas que se pongan de acuerdo entre ellas, que interactúen, recojan la documentación de otras administraciones y dejen en paz al ciudadano.

¿Y ahora por qué sí?

Pero desde 1992 es una obligación legal incumplida, ¿qué razones hay para pensar que ahora sí se va a cumplir?

Desgraciadamente sigue habiendo una razón de peso para el incumplimiento de este principio. Todas las leyes que han incluido este derecho desde 1992, incluida la actual ley 39/2015, no prevén sanciones ni ningún tipo de penalización por el incumplimiento de este derecho. Si el incumplimiento no tiene consecuencias negativas para la administración incumplidora, el cumplimiento se deja al voluntarismo de las administraciones públicas. Y lamentablemente hasta ahora ni ha habido voluntad de cumplimiento ni se han desarrollado los mecanismos técnicos para hacerlo realidad.

A pesar de ello, algo ha cambiado en esta ocasión. En principio, al menos tres razones invitan a pensar que por fin el principio de una sola vez terminará viendo la luz:

  • Ya no es un derecho aislado, sino una pieza más de un proyecto global que va a convertir las administraciones públicas españolas en administraciones exclusivamente electrónicas. La administración sin papeles.
  • Hay herramientas técnicas que permiten cumplir este principio. Especialmente la plataforma de intermediación de datos. Suite de productos relacionados con el intercambio de datos entre administraciones públicas para facilitar la interoperabilidad entre ellas. Cuenta con un Servicio de Consulta y Verificación de datos que en 2016 ofrecía más de 75 servicios disponibles.
  • Todo hace pensar que hay voluntad por parte de las administraciones públicas de cumplirlo, aunque no se pueda hablar aún de plazos concretos.

Dejar de marear al ciudadano con peticiones innecesarias está algo más cerca.


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