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Blog Administración Pública

11 de Mayo de 2016

Gerardo Bustos

Subdirector general del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

Las bases de datos reclaman hueco en el archivo electrónico

A medida que el documento y archivo electrónico avanzan aparecen nuevos interrogantes. Hasta ahora al hablar de archivo siempre pensamos en el documento. Sin embargo la electrónica ha cambiado este planteamiento, porque en el mundo digital el dato cobra vida propia. Por eso, al abordar el archivo electrónico tendremos que reservar un rinconcito para los datos, agrupados en bases de datos. Naturalmente, eso no quiere decir que deban conservarse todas las bases de datos, pero sí que tenemos que definir cuáles son conservables y en qué condiciones.


Los documentos son una consecuencia de la actividad desarrollada por las instituciones. Como evidencia de esa actividad, los documentos se conservan por su valor probatorio o por su valor histórico o cultural; son prueba y son información. Los documentos contienen información, datos. Pero el dato es una figura jurídica muy nueva.

El dato prácticamente no ha existido para el ordenamiento jurídico hasta la aparición de la tramitación electrónica, que es la que permite tratar separadamente el documento y el dato. Esta nueva realidad jurídica cobra su mayor dimensión en la existencia de una ley para proteger los datos de carácter personal.

Hay datos que son patrimonio

La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, introduce desde su artículo primero el concepto de "patrimonio documental" y en el título VII lo salvaguarda. Ese patrimonio documental únicamente podrá ser destruido de acuerdo con los procedimientos que legalmente se establezca, según el artículo 55.  La conservación de ese patrimonio documental la organiza posteriormente el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.

Al menos a nivel estatal, la única referencia legal a la conservación de las bases de datos la encontramos en el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Este real decreto contempla la transferencia de datos y la posibilidad de conservar un documento incluyendo su información en una base de datos. Señala en su artículo 51.2: "la conservación de los documentos electrónicos podrá realizarse bien de forma unitaria, o mediante la inclusión de su información en bases de datos siempre que, en este último caso, consten los criterios para la reconstrucción de los formularios o modelos electrónicos origen de los documentos así como para la comprobación de la firma electrónica de dichos datos".

Información en movimiento

La etimología nos ayuda mucho a entender el sentido de cada elemento. Documento viene de "documentum", que deriva de "docere", enseñar. Hoy el documento transmite información. Dato viene de "datum", que significa dado, proporcionado. Hoy el documento proporciona el dato, y el dato estructurado constituye la información. Por último, base de datos proviene de "basis" y "datum", algo así como información en movimiento. Hoy la base de datos es información en movimiento, actualizable.

En el plano más simple, una base de datos es un conjunto de información (datos) relacionada que se encuentra agrupada o estructurada. La informática ha permitido desarrollar programas que manipulen, estructuren y relacionen cada vez mejor esos datos. La idea etimológica de información en movimiento nos acerca plenamente a la realidad, en el sentido de que las bases se actualizan continuamente, lo que en realidad puede implicar la pérdida de la información original. Ahí es donde entra el estudio de valoración de la base de datos.

La electrónica da vida propia al dato

Con la electrónica el dato tiene vida propia, en la medida en que ya no tiene que formar parte obligatoriamente de un documento. En papel la unidad mínima que archivamos es el documento. En digital la unidad mínima que puede archivarse es el propio dato. Si dejamos de pensar en papel y pensamos en digital llegamos al dato.

Cuando hablamos de documento electrónico y expediente electrónico, tenemos que especificar la condición de "electrónico", para diferenciarlo del soporte papel. Sin embargo, cuando hablamos de datos no especificamos la condición de electrónico, porque la custodia de un dato independiente del documento sólo puede ser electrónica.

A partir de la mencionada Ley 11/2007 el dato ve reconocida su presencia en la normativa, especialmente en el desarrollo reglamentario de la ley. El glosario de términos del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) recoge su definición: "Dato: Una representación de hechos, conceptos o instrucciones de un modo formalizado, y adecuado para comunicación, interpretación o procesamiento por medios automáticos o humanos".

Por la vía de los hechos, ya hemos dotado a algunas bases de datos de valor patrimonial. Por ejemplo, cuando en un estudio de valoración fundamentamos el expurgo en el hecho de que lo esencial de esa serie documental está conservado en una base de datos. Igualmente, también le damos ese sentido cuando la información ingresa directamente en la base de datos, sin pasar previamente por el documento. La realidad es que en numerosos casos los tribunales piden certificación de la información, y se asume el valor probatorio de un documento elaborado expresamente con el dato extraído de la base de datos.

La revolución del archivero

Esto nos hace pensar que con la conservación del dato podremos prescindir de millones de documentos. No sólo porque podemos expurgar aquellos documentos cuya información esencial está en una base datos. También podemos darle la vuelta a la tortilla y llevar expresamente a bases de datos la información de determinadas series documentales para poder destruirlas. Sin duda ésa es una de las misiones de conservación que el mencionado Real Decreto 1671/2009 confiere a las bases de datos.

Probablemente se produce cierta revolución en el papel del archivero, que deja de custodiar sólo documentos para custodiar también datos. Pero en realidad el papel del archivero ya ha está viviendo una gran transformación desde la llegada digital. Hasta ese momento el sector del archivo era finalista y único competente en su sector. Pero desde la irrupción digital la frontera competencial está compartida con gestores y técnicos, y el archivero está presente en todo el proceso del documento electrónico.

Lógicamente, esta presencia del dato y el uso que hemos comentado de las bases de datos, obliga a protegerlas y conservarlas de manera que garanticemos la supervivencia de esos datos y su recuperación íntegra en el tiempo. Eso no quiere decir que todas las bases de datos deban ser conservadas, sino que es necesario determinar cuáles lo son y darles un tratamiento específico. Para ello es necesario regular los requisitos y agentes responsables de la conservación de estas bases de datos, para las que se deberán aportar las garantías de autenticidad, integridad, disponibilidad y conservación de los datos en ellas contenidos, durante todo el ciclo de vida de la información que almacenan.

A nivel práctico, un dato optimista. "Archive" es una aplicación web de archivo definitivo de documentos y expedientes electrónicos, totalmente adecuada al ENI. Ha sido desarrollada por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas al servicio de todas las administraciones públicas. Pues bien, es importante señalar que "Archive" incluye ya la custodia de bases de datos entre sus servicios. La realidad siempre se impone.



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