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10 de Noviembre de 2017

Cierre de la hoja registral

Los españoles somos más permeables a las medidas coercitivas que al valor que comporta para la sociedad un comportamiento cívico y responsable.


Comenzamos a respetar los límites de velocidad cuando nos comenzaron a quitar puntos del carnet y comenzamos a presentar las cuentas anuales en el Registro cuando nos cerraron la Hoja Registral. Nuestros gobernantes lo saben. Y por eso legislan como legislan, con el "Código Penal" debajo del brazo.

"Calificación defectuosa. El/La Registrador/a Mercantil ha resuelto no practicar la inscripción solicitada debido al Cierre de su Hoja Registral"

Mediante la presente colaboración proponemos explicar los motivos por los que se produce el cierre de la hoja registral. Asimismo expondremos los pasos a seguir para la reapertura de la misma.

¿Qué actos se inscriben en la Hoja Registral? ¿Por qué nos debe preocupar el Cierre de la Hoja Registral?

Previamente a entrar en el fondo del asunto (cierre de la hoja registral), es necesario conocer los actos de inscripción obligatoria en el RM:

  • La constitución de la sociedad.
  • La modificación del contrato y de los estatutos sociales, así como los aumentos y las reducciones del capital.
  • La prórroga del plazo de duración de la sociedad.
  • El nombramiento y cese de administradores, liquidadores y auditores.
  • Los poderes generales y las delegaciones de facultades, así como su modificación, revocación y sustitución.
  • La apertura, cierre y demás actos y circunstancias relativos a las sucursales.
  • La transformación, fusión, escisión, rescisión parcial, disolución y liquidación de la sociedad.
  • La designación de la entidad encargada de la llevanza del registro contable. Esto se exige en el caso de que los valores se hallen representados por medio de anotaciones en cuenta.
  • Las resoluciones judiciales inscribibles relativas al concurso, voluntario o necesario, principal o acumulado, de la sociedad. También se incluyen las medidas administrativas de intervención.
  • Las resoluciones judiciales o administrativas, en los términos establecidos en las Leyes y Reglamentos.
  • Los acuerdos de implicación de los trabajadores en una sociedad anónima europea, así como sus modificaciones posteriores.
  • El sometimiento a supervisión de una autoridad de vigilancia.
  • En general, los actos o contratos que modifiquen el contenido de los asientos practicados o cuya inscripción prevean las leyes o Reglamentos.

¿Por qué nos debe preocupar?

En numerosas ocasiones las sociedades se encuentran con que el Registro Mercantil ha procedido al cierre de su hoja registral. Estos empresarios desconocen por completo los motivos que están impidiendo la inscripción del documento o acuerdo que pretenden registrar. Su enfado es tremendo. No es para menos. Los perjuicios que conllevan el cierre de la hoja registral para la sociedad son de extrema gravedad.

Una sociedad adquiere plena capacidad jurídica únicamente cuando se inscribe el Registro Mercantil (En adelante "RM"). Para su inscripción, las sociedades deben aportar los siguientes documentos: (i) La escritura de constitución de la sociedad; (ii) el certificado de denominación que habrá de ser protocolizado en la escritura de constitución;  (iii) y la carta de pago del Impuesto de Operaciones Societarias.

El RM es una institución administrativa dependiente del Ministerio de Justica. En este organismo se inscriben los hechos y actos relativos a las sociedades mercantiles.  Su finalidad es dotar de publicidad los actos inscritos de forma que puedan ser conocidos por las personas que contraten con ellos.

Así pues, una vez inscrita la sociedad en el RM, se le asigna una Hoja Registral. De este modo, todos los actos relacionados con la Sociedad que requieran de publicidad registral se inscribirán allí.

En muchas ocasiones, las sociedades encuentran su hoja registral cerrada, de forma que no pueden inscribir ningún acto o documento. El perjuicio para estas entidades suele ser inmenso. Y la solución para reabrirla, dependerá del motivo por el cual se ha producido el cierre de la hoja registral.

Motivos que implican el cierre de la hoja registral

Dos son los motivos que implican el cierre de la hoja registral. El primero, la falta de depósito de las cuentas anuales. El segundo, la baja provisional en el índice de entidades de la Agencia Tributaria. Es especialmente relevante diferenciarlos, pues las implicaciones para la sociedad difieren en función del motivo que conlleva el cierre registral. En este sentido se pronuncia la Dirección General de los Registros y del Notariado.

1.- Falta de depósito de las cuentas anuales

Una de las principales obligaciones del empresario es la depositar en el RM las cuentas anuales del ejercicio social.  Si transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social no se  hubieran depositado, el RM procederá al cierre de la hoja registral.  Así se desprende del artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil (RRM)

Pongamos como ejemplo una sociedad que cierra el ejercicio social el 31 de diciembre de 2016 (ejercicio 2016). ¿Qué pasa si no depositan las cuentas anuales del ejercicio 2016 el 31 de diciembre de 2017? Ante este hecho el RM procederá al cierre provisional de la hoja registral. Y por tanto, no podrá inscribirse ningún acto o documento alguno.

Sin embargo, existe una excepción que permite la inscripción de determinados documentos a pesar del cierre de la hoja registral. En consecuencia, y de manera excepcional, se podrán inscribir los siguientes documentos:

  • Los títulos relativos al cese o dimisión de Administradores, Gerentes, Directores generales o Liquidadores.
  • La revocación o renuncia de poderes.
  • La disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores.
  • Los asientos ordenados por la Autoridad judicial o administrativa.

¿Qué sucede cuando no se depositan las cuentas anuales porque la Junta General no las aprueba?

En algunos casos, la sociedad no deposita las cuentas anuales porque no han sido aprobadas por la Junta General.  En estos supuestos, el artículo 378.5 RRM establece que no procederá el cierre de la hoja registral.  Para ello,  se deberá acreditar tal circunstancia mediante certificación del órgano de administración con firmas legitimadas. Dicha certificación expresará la causa de la falta de aprobación. Otro modo para acreditar esta circunstancia es mediante copia autorizada del acta notarial de la Junta General.

Estos documentos  deberán presentarse en el RM antes de del plazo de un año desde el cierre del ejercicio social. Asimismo, serán objeto de inscripción y publicación en el BORME.

2.-Baja provisional en el Índice de Entidades

El Índice de Entidades es un registro competencia de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT). En  él se inscriben las entidades que tengan su domicilio fiscal dentro de su ámbito territorial.

Cuando la entidad no presenta la declaración del impuesto de Sociedades de los tres últimos ejercicios, se procede la baja provisional. Por consiguiente, la AEAT comunica al RM que se proceda al cierre de la hoja registral de la sociedad.  En lo sucesivo, la entidad no podrá realizar ninguna inscripción hasta que se vuelva a dar de alta.

A estos efectos, cabe destacar que este motivo de cierre de la hoja registral no admite ninguna excepción. Por lo tanto, encontramos aquí una gran diferencia con el anterior motivo de cierre de la hoja registral.

Consecuencias del cierre de la hoja registral

Respecto de las consecuencias que se derivan del cierre de la hoja registral, destacamos las siguientes:

  • La sociedad no podrá inscribir documento u acto alguno mientras el incumplimiento persista. Si bien, se deben tener en cuenta las excepciones anteriormente reseñadas. En consecuencia, estos actos no gozarán de publicidad registral, ya que se les aplica el principio de publicidad material negativa del Registro mercantil. (Art. 21 Código de comercio).
  • La sociedad será considerada como una "sociedad irregular". Así pues, no se les aplicará la legislación como sociedades mercantiles de capital. En estos casos, les será de aplicación la legislación de sociedades civiles.
  • Sanciones: Las sanciones son consecuencia de la falta del depósito de las cuentas anuales y de la falta declaración de impuestos. Así pues, destacamos las siguientes:
    • Posible multa de 1.200€ a 60.000€ por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. (Art 283 LSC)
    • Posibilidad de sanción de 600€ por la no llevanza o conservación de la contabilidad. (Art 200 LGT)
    • Posible multa de 200€ por no presentar impuesto de sociedades en plazo. (Art 198 LGT).

Pasos a seguir para la apertura de la Hoja Registral

Para proceder a la reapertura de la hoja registral, debemos distinguir previamente el motivo por el que ha sido cerrada.

Si el motivo del cierre es debido a la falta del depósito de cuentas anuales, se deberán seguir los siguientes pasos:

    1.       Proceder a la confección y depósito las cuentas anuales de los tres últimos ejercicios sociales. Esto es, actualmente, se deberían depositar los ejercicios 2014,2015 y 2016.  

    Prueba de ello es la Resolución de 23 de noviembre de 2016, de la Dirección General de los Registros y del Notariado:

    "Para reabrir la hoja registral y poder inscribir los documentos que se presenten, será necesario depositar los tres últimos ejercicios"

    2.       Una vez depositadas y calificadas correctamente por el RM, se procederá automáticamente a la apertura de la hoja registral.

Si el motivo del cierre es la baja en el Índice de Entidades, los pasos a seguir son:

    1.       Presentar las declaraciones omitidas y liquidar la posible deuda existente con la AEAT.

    2.       Presentar un escrito dirigido a la AEAT indicando que se proceda al alta en el Índice de Entidades.

    3.       La AEAT notificará al Registro Mercantil la cancelación de la baja provisional en el Índice de Entidades.

    4.       El Registro Mercantil procederá a la reapertura de la hoja registral.

Si el cierre de la hoja registral se produce por ambos motivos:

    1.       En primer lugar, se seguirán los pasos indicados para el alta en el índice de Entidades.

    2.       Cumplidos los anteriores pasos, se procederá al depósito de las cuentas anuales tal y como se ha explicado anteriormente.

Conclusión

En conclusión, el cierre de la hoja registral es un perjuicio grave para la sociedad.  Por consiguiente, la sociedad no podrá inscribir documento en el Registro Mercantil. Además la sociedad devendrá como "sociedad irregular" con las implicaciones que ello conlleva.

Por último, habrá que atender a las posibles sanciones que puede conllevar la reapertura de la hoja registral. A recordar, sanciones por falta del depósito de las cuentas anuales, y sanciones por la no declaración de impuestos.


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