Simplemente porque cada vez me encuentro con más despachos y profesionales que avanzan en su nivel de digitalización y sin embargo, no han ganado en eficiencia. Así que, hoy te lanzo directamente esta pregunta:
¿Tu despacho es realmente más eficiente o simplemente está más digitalizado?
Imagino que tienes un gestor de expedientes, que trabajas en la nube y compartes documentación digital (esto es lo mínimo que deberías tener). Tal vez hasta uses un CRM. probablemente tengas aplicaciones para videoconferencias, firma electrónica, facturación, gestión del tiempo… y si eres de los más lanzados seguro que también herramientas de Inteligencia Artificial.
Si es así, podríamos valorar tu despacho como “perfectamente digitalizado”. Sin embargo, hay una cuestión que a menudo planteamos a nuestros clientes y que hoy te traslado a ti: ¿Todo eso ha conseguido que trabajemos mejor o en menos tiempo?
Digitalizar un despacho no significa, necesariamente, hacerlo más eficiente.
La realidad para algunos bufetes es que, aunque hayan incorporado tecnología, siguen dedicando prácticamente el mismo tiempo a determinadas tareas. Por ejemplo, continúan buscando documentos durante demasiado tiempo o mantienen procesos que podrían ser mucho más sencillos. La tecnología está ahí, pero la eficiencia, no como debiera.
Digitalizar no es sustituir el papel
Durante años se ha asociado la transformación digital con dejar de utilizar papel, trabajar en la nube o incorporar nuevas aplicaciones. Esto, indudablemente, forma parte de la digitalización, pero existe una gran diferencia entre hacer digital un proceso y mejorarlo.
Cinco preguntas para descubrir si tu tecnología funciona
Más que un complejo estudio de productividad, puedes empezar con estas sencillas preguntas:
1. ¿Tardamos menos?
Si después de incorporar una herramienta sigues empleando el mismo tiempo, quizá has digitalizado la tarea, pero no la has optimizado.
Recuerda que esos minutos al día pueden convertirse en muchas horas a final de mes.
2. ¿Hemos reducido errores?
Una buena solución tecnológica debería ayudarnos a reducir incidencias, evitar despistes, duplicidades o información desactualizada.
Si tras automatizar una tarea tienes que revisar manualmente los resultados, el ahorro conseguido puede ser mucho menor de lo esperado. Hablamos aquí de confianza y seguridad, no solo velocidad.
3. ¿Encontramos antes la información?
Imagina que necesitas un expediente de un cliente. Lo pides a un compañero. ¿Todos sabéis dónde y cómo buscarlo?
En este punto, lo más importante es la organización, sobre todo si sueles tener documentos repartidos entre el gestor documental, el correo electrónico, carpetas compartidas, aplicaciones de gestión o en hojas de cálculo. Es preciso: digitalizar y organizar (para esto Sharepoint es perfecto).
4. ¿Trabajamos mejor como equipo?
Debes valorar si las nuevas herramientas que has implementado facilitan realmente la coordinación con tu equipo. Puede que cada uno utilice sus propias herramientas.
Si seguimos enviando documentos continuamente por correo o utilizando hojas de cálculo paralelas porque alguien no encuentra la información que necesita, quizá el problema no sea que falte tecnología, sino que sobre la que se usa de forma independiente. Hay que unificar, establecer criterios de selección de sistemas y aplicaciones que sean útiles a todos.
5. ¿La tecnología nos ayuda a tomar mejores decisiones?
Un buen sistema no debería limitarse a almacenar información, sino que nos facilite su uso.
¿Qué tareas consumen más tiempo? ¿Qué procesos generan más incidencias? ¿Qué clientes requieren más dedicación? Si tu tecnología te permite responder, no tienes solo una herramienta operativa, sino de gestión.
El error al medir
Es habitual considerar que un proyecto tecnológico ha tenido éxito porque se ha implantado correctamente. Es decir, funciona, los usuarios acceden bien y la información está migrada. Es cierto que funciona, pero eso no implica que el despacho funcione mejor.
Puedes comparar cómo se hacía antes, valorando el tiempo que requería, los recursos que necesitaba y los errores que se producían respecto a lo que ocurre ahora.
Para ello, puedes medir tiempo, incidencias, tareas duplicadas, utilización de la herramienta…
Debes tener claro qué pretendías mejorar antes de implantar la tecnología y comprobar después si realmente ha sucedido.
Cuando aparece un problema de eficiencia, la reacción habitual puede ser buscar una nueva aplicación que lo solucione, pero no siempre necesitas más tecnología sino configurar o usar mejor la que ya tienes.
Digitalizar es el principio, no el resultado
La transformación digital comienza tras instalar una herramienta: comprobar si se utiliza, si ha mejorado el proceso y si continúa respondiendo a las necesidades del despacho.
En el entorno tecnológico todo cambia continuamente, pero tus necesidades también. Por eso, procura cambiar la pregunta: “¿está mi despacho digitalizado?” por: “¿es mi despacho más eficiente gracias a la tecnología que utiliza?”
Entre contar con la tecnología y sacar provecho de ella hay todo un camino; el verdadero reto de la transformación digital.
