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03/08/2020. 10:12:30

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Aitor Cubo, director general de Transformación Digital de la Administración de Justicia

“Hemos ganado mucha eficiencia al pasar a lo digital, pero en ocasiones la tramitación no ha cambiado mucho”

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Aitor Cubo

Desde su nombramiento por el Consejo de Ministros, el pasado 12 de mayo, Aitor Cubo Contreras es el máximo responsable de la Dirección general de Transformación Digital de la Administración de Justicia, cuya principal finalidad es su modernización y desarrollo tecnológico. Aitor Cubo es ingeniero informático y psicólogo, y pertenece al Cuerpo Superior de Sistemas Tecnológicos de la Información de la Administración General del Estado. Ha desarrollado su carrera, fundamentalmente, en el sector público, donde ha ejercido como subdirector general de Impulso de la Administración Digital y Servicios al ciudadano, y subdirector general de Programas, Estudios e Impulso de la Administración Electrónica del Ministerio de Hacienda, entre otros. Cubo ha participado en proyectos tecnológicos como en el lanzamiento del Portal de Transparencia del Estado, el Sistema para la Facturación Electrónica de las Administraciones Públicas o la Carpeta Ciudadana. 

Usted atesora una amplia experiencia en el sector público, en el que ha dirigido varios proyectos relacionados con su transformación digital. ¿Qué retos se ha planteado en esta materia para la Administración de Justicia?

El reto es apasionante porque la Justicia es un pilar básico del Estado y afronta en estos momentos un auténtico desafío postergado durante años como es la digitalización. Da una idea de la importancia que adquiere, el hecho de que en el seno del Ministerio se haya creado una Dirección General para el impulso de la transformación digital que asumo con gran responsabilidad, esperando contribuir a que la Justicia dé ese salto adelante que todos esperan.

Me gustaría destacar dos cuestiones relevantes que creo que van a ser determinantes para la consecución de resultados en el ámbito de transformación digital de la Justicia. Por un lado, de puertas para dentro, integrar esta transformación digital dentro del proyecto estratégico Justicia 2030 es la mejor forma de conseguir resultados y sinergias. Por otro lado, la realidad es que hasta ahora los sistemas y la digitalización de la Justicia se hacían de manera muy interna, como si fuera un entorno aislado del país o del resto de administraciones. Las indicaciones claras de colaborar e integrar los sistemas digitales de Justicia en un ámbito más general, creo que pueden ser determinantes para conseguir los objetivos. Por ejemplo, permitir en el ámbito judicial el uso de los sistemas de identificación y firma digital de las administraciones públicas, no sólo abre el abanico de posibilidades, también facilita la relación con la ciudadanía que ya usa estos sistemas con el resto de administraciones, y así logramos reducir costes de manera significativa.

  • “La orientación al dato también formará parte de la gestión, y de ésta se conseguirán los principales incrementos de productividad”
  • “La transformación digital real va mucho más allá de la digitalización de los procesos; sólo se consigue con proyectos holísticos”

La transformación digital real va mucho más de la mera digitalización de archivos. ¿Cree que en ocasiones se confunden ambos conceptos? ¿hay que digitalizar los procesos, no los trabajos? ¿en qué estadío de llegar a la transformación real se encuentra la Administración?

La transformación digital real va mucho más allá de la digitalización de los procesos. Es cierto que muchas veces, como se indica en la pregunta, ni siquiera se digitaliza el proceso, si no el trabajo que se hacía en papel, sin pararse a pensar si estaba mal, bien, o era beneficioso para la organización o el ciudadano.

Precisamente, uno de los grandes problemas es plantear la digitalización de los procesos de manera individual. La transformación digital real sólo se consigue con proyectos holísticos, que vean el bosque completo, no la digitalización de un proceso como tal. Ese proceso que va a ser digitalizado está relacionado con otros, dentro de un sistema complejo, no aislado e independiente como se suele plantear hasta ahora.

Por ejemplo, la cita previa. Se puede ver como algo que es común en muchos ámbitos (el sanitario, empresas privadas, renovación del DNI…), y se implanta en el ámbito judicial. La digitalización del proceso plantearía un sistema más de cita previa.

Pues bien, en esa visión holística que le decía que tenemos en el proyecto de transformación digital de la justicia, se detecta al pedir la cita si el ciudadano está dado de alta en el sistema de inmediación digital (que permite tramitar a través de videoconferencia). Si lo está, se le ofrece la cita presencial o por videoconferencia. Y todo esto, integrado con el proyecto de teletrabajo: las citas por videoconferencia pueden derivarse al edificio físico del ministerio de Justicia, donde un funcionario atiende en presencial y por videoconferencia, o a un domicilio, donde el funcionario atiende al ciudadano por videoconferencia en régimen de teletrabajo. Además, en lugar de realizar un proyecto específico, desde cero, planteamos una colaboración con la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, para no sólo reducir costes, sino también el tiempo de puesta en marcha. Y poder tener sinergias con otros sistemas relacionados de dicha secretaría de estado. Así, un proyecto de digitalización “clásico” o sencillo, y que parecía que no aportaba demasiado, al relacionarlo con inmediación digital, videoconferencia y teletrabajo, da una mejora cualitativa de servicio al ciudadano y una mejora en la eficiencia de la administración.

¿Considera que invertir en tecnología no debe ser visto como un gasto sino, bien al contrario, como una política de ahorro?

Efectivamente, debiera ser así. Salvo que el proyecto esté mal planteado, afortunadamente, el mundo de la transformación digital tanto las inversiones como los supuestos “gastos corrientes”, el capítulo 2, en muchos casos generan mayores beneficios que los costes que suponen. El problema es que muchas veces no se tienen los proyectos planteados desde este punto de vista económico, ni los datos para corroborarlo. La digitalización de un proceso suele conllevar ahorros y no sólo económicos, también de personal, medioambientales, por reducción de tiempos de desplazamientos o uso de papel, y otras ventajas añadidas. El problema es que en muchas ocasiones no se tienen los datos de impacto, pero en general, los proyectos tecnológicos permiten un gran retorno de inversión.

Además de aportar una mayor agilidad y estandarización a los procesos, ¿en qué medida las nuevas tecnologías proporcionan la capacidad para transferir los recursos actualmente asignados a actividades de mayor valor añadido?

Me gusta mucho como está planteada la pregunta porque la eficiencia que se consigue con las TIC en algunas ocasiones puede verse como impacto en puestos de trabajo, y por la experiencia que tengo, esto no es así. Lo que se consigue es derivar recursos a actividades de mayor valor añadido, mejorando de manera clara la eficiencia de la administración y el servicio al ciudadano. La tecnología permite justo orientar el servicio a mayor valor añadido: si el personal de atención y registro, por ejemplo, como ya no tiene que llevar físicamente el papel a los distintos despachos de un gran edificio, y con esto ahorra un 30, 50% o el porcentaje que sea, puede dedicar ese tiempo en mejorar la atención al ciudadano. Se podrá atender a más personas, con una atención más personalizada, lo que hace que tanto ciudadanía como funcionarios estén más satisfechos con el servicio.

Debido a la necesidad de la Administración de adaptarse durante estos meses al teletrabajo, ¿ha demostrado la tecnología su verdadero potencial?

Cuestiones que antes se consideraban imposibles, se han convertido en habituales debido a la emergencia sanitaria, y muchas de ellas, han venido para quedarse, pues permiten mejorar al mismo tiempo la eficiencia de la administración y el servicio público. El teletrabajo y la digitalización no sólo se han visto como algo que incluye mejoras o que era una moda: aquellos ámbitos que seguían trabajando en presencial o papel, lamentablemente, han dejado de funcionar, dejando de prestar servicios públicos esenciales. Por lo tanto, independientemente de cómo luego avance la regulación del teletrabajo, las horquillas de horas o días, o la implantación en los distintos sectores, la necesidad de trabajar en digital en lugar de en papel, y con teletrabajo, se ha demostrado como algo crítico para el funcionamiento del Estado, lo que es un espaldarazo significativo al potencial de la tecnología. Una pena que hayamos tenido que descubrirlo en algunos ámbitos de una forma tan dolorosa

Ante una situación como la que estamos viviendo, la Administración va a necesitar un incremento de la productividad de sus letrados. ¿En qué medida lo lograrán gracias a la tecnología?

Es importante resaltar que estamos trabajando en una transformación digital orientada al dato. En la actualidad, la mayoría de los sistemas lo son de administración electrónica orientado al documento. Esto quiere decir que hemos ganado mucha eficiencia, al pasar del papel, la presencia física y lo material a lo digital, pero realmente en muchas ocasiones la tramitación no ha cambiado mucho y es decimonónica: el letrado lee un documento, lo procesa, genera otros documentos, los encamina… cierto que ahora los documentos son electrónicos, pero hay mucho camino en los incrementos de productividad que se pueden conseguir en base a las tecnologías, si orientamos al dato la gestión.

Y no nos estamos refiriendo a algo que cada vez cala más, como que “los datos son el nuevo petróleo” y las posibilidades (desaprovechadas hasta ahora en muchos casos) en relación a la explotación de datos, para dar un mejor servicio público, una mejor política pública. Esto es una de las cuestiones fundamentales que, dentro del proyecto estratégico Justicia 2030 se está reforzando, a través de la oficina del dato.

La orientación al dato también formará parte de la gestión, y de ésta se conseguirán los principales incrementos de productividad. Así, en algunos procesos, por ejemplo, llega un momento en que hay que notificar a los actores implicados, y en algunos casos, dar trámite de audiencia. Si el sistema está orientado al dato, no tiene el letrado que procesar la decisión que desencadena esto, generar los documentos de notificación, proceder a la misma, buscar fechas para las audiencias, hacer los señalamientos…

El sistema de información puede detectar esto, lanzar las notificaciones de manera automática. Además, estas notificaciones, aparte del PDF para entendernos, tienen los metadatos que permitan que, si llegan a una empresa (o a un abogado) sepa del juzgado del que proviene, en qué procedimiento, etc… lo que permite procesarla automáticamente (y si tiene el sistema de información preparado, ponerla directamente en la bandeja de entrada del abogado que llevaba el caso, o el departamento de la empresa implicado). Y la citación se hace automáticamente, revisando el calendario del letrado, lanzando la fecha de manera tentativa automáticamente, y habilitando los sistemas de videoconferencia en su caso. Todo esto, que en la actualidad conlleva mucho trabajo manual, que no aporta al trabajo del letrado, se puede hacer de manera automática si el proceso está orientado al dato, liberando el tiempo del letrado para las tomas de decisiones o criterios que sí que tiene que tomar él, y son de alto valor añadido. 

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