Con la reactivación judicial, una de las recomendaciones es, en la medida de lo posible, la preferencia en el empleo de medios telemáticos. Pero para garantizar el uso correcto de estos medios telemáticos, existen unos requisitos técnicos mínimos.
Las tecnologías o herramientas “específicas” que se consideran necesarias para dar respuesta a los distintos niveles de virtualización que pudieran necesitarse para la celebración de cualquier acto procesal son las siguientes:
Sistema de Gestión Procesal
El Sistema de Gestión Procesal (SGP) almacena y gestiona todos los documentos de un procedimiento judicial incluidos a lo largo de su vida procesal, incluidos los nuevos documentos que se aporten durante la vista o la grabación de la misma. Se considera imprescindible que todos los recursos tecnológicos elegidos estén integrados entre sí.
Sistema de Grabación de Vistas
En la mayoría de los territorios de España, los sistemas de grabación –Arconte, Aurea, eFidelius- se están utilizando con frecuencia por todos los órganos judiciales y están integrados con el SGP. Se pueden considerar el elemento central y más esencial de todas las posibles herramientas y dispositivos informáticos que puedan utilizarse para virtualizar actos procesales y es un requisito esencial que todos ellos se integren o interoperen con los sistemas de grabación de vistas de cada territorio. Estos sistemas se deben complementar con suficientes pantallas de gran tamaño y de alta resolución (HD), micrófonos omnidireccionales, cámaras HD y ordenadores en las salas de vista, para que la calidad de las grabaciones sea la necesaria, no haya problemas de visualización por parte de los asistentes y sea posible acceder a los expedientes judiciales o mostrar documentos. Los requisitos técnicos concretos para cada sala de vistas dependerán de su tamaño, iluminación, aislamiento acústico y capacidad.
Sistema de videoconferencias de calidad
Los elementos básicos en los que se apoyan son la red de comunicaciones, la sala de videoconferencias, un codificador/decodificador (códec), cámaras de calidad y cámaras para documentos. Los sistemas de videoconferencia que se utilicen en la sede judicial deberán estar integrados con el sistema de grabación de vistas, con la ‘salas de vista virtual’ y con el SGP. Estos sistemas de videoconferencias se consideran de calidad cuando permiten comunicación bidireccional y simultánea de la imagen y el sonido y la interacción visual, auditiva y verbal entre dos personas o grupos de personas geográficamente distantes, asegurando en todo caso la posibilidad de contradicción de las partes y la salvaguarda del derecho de defensa, cuando así lo acuerde el juez o tribunal. Son imprescindibles para declaraciones, interrogatorios, testimonios, careos, exploraciones, informes y ratificación de las periciales.
Almacén de documentos seguros (nube)
Puede no ser imprescindible si la integración con el SGP de todas las herramientas permite la exhibición de documentos que las partes puedan presentar en el momento de la vista o su descarga y distribución, pero es necesario contar con facilidades para presentar con claridad los escritos por los intervinientes, que las partes se puedan descargar estos documentos o los que el Tribunal considere oportuno, de los que integran el expediente judicial residente en el SGP. Una de las herramientas más habituales para ofrecer esta prestación es contar con un almacén seguro y accesible desde cualquier lugar. En todo caso se desaconseja la utilización del correo electrónico para intercambiar documentos. Las condiciones que deben cumplir estas “nubes” deberán adaptarse a las condiciones de seguridad de la guía que a tal efecto tiene publicada la AEPD.
Salas virtuales
Son sistemas de videoconferencia que simulan una sala física en el mundo virtual. También se les conoce como “videoconferencias de baja calidad”. Carecen de bidireccionalidad de sonido, siendo especialmente necesario un moderador que gestione la sala: invitaciones, anulación de sonido, dar uso de palabra, etc. Se recomienda que ofrezcan facilidades como:
- Antesalas o ‘salas de espera’.
- Invitaciones para conectarse.
- Posibilidad para silenciar a los asistentes.
- Posibilidad de expulsar a algún asistente.
- Presentación de documentos.
- Garantizar el acceso a canales de comunicación privados para cada parte y para el tribunal. En su defecto deberá ofrecerse alguna alternativa.
- Visualización en tamaño grande de la persona que habla y del resto en pequeño tamaño.
- Compartición de nombres completos y contactos de todos los participantes antes de iniciarse la audiencia.
- Chat para la propuesta de preguntas o la canalización de mensajes de los participantes.
- Las redes de comunicaciones que utilicen los intervinientes para conectarse a las salas virtuales deben tener un ancho de banda suficiente. De todas formas, esta tecnología no podrá utilizarse para las declaraciones, interrogatorios, testimonios, careos, exploraciones, informes y ratificación de los periciales.
Sedes Judiciales Electrónicas
Son portales en los que se ofrecen los servicios de la Administración de Justicia a los que pueden acceder los ciudadanos y los operadores jurídicos. Entre otros servicios, se realizarán a través de sedes judiciales electrónicas todas las actuaciones, procedimientos y servicios que requieran la autenticación de la Administración de Justicia o de los ciudadanos y profesionales por medios electrónicos, acceso, en los términos legalmente establecidos, al estado de tramitación del expediente, publicación electrónica, cuando proceda, de resoluciones y comunicaciones que deban publicarse en tablón de anuncios o edictos. Por tanto, para cumplir con la exigencia de garantizar la publicidad cuando los actos procesales deban celebrarse en audiencia pública, la sede electrónica es el mejor modo de garantizar la difusión de la información.
Los servicios técnicos del CGPJ verificarán con los servicios técnicos de las Administraciones prestacionales que los medios puestos a disposición de los Juzgados y Tribunales cumplen con los requerimientos técnicos.
