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27/02/2024. 07:18:00

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José Luis Esteban, director de Esteban Villar Abogados

“El Derecho va mucho más despacio que las TIC”

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"Con SaaS no necesitamos soporte informático local: sólo acceso a Internet" "Mejoramos enormemente la calidad y rapidez de nuestros procesos" "Nuestros empleados pueden tener acceso al sistema desde cualquier punto"

José Luis Esteban lidera ESTEBAN VILLAR, Abogados, es un Despacho Profesional que presta sus servicios jurídicos desde hace más de veinte años. Su equipo tiene a su disposición y a la de sus clientes, un sistema informático avanzado: “Collectia”, una aplicación expresamente desarrollada para el trabajo en colaboración, que permite integrar toda la labor en una única base de datos accesible por todos los intervinientes con los debidos sistemas de seguridad y acceso: nuestros clientes, los despachos colaboradores y los procuradores. Esta aplicación ha sido diseñada para trabajar en Internet, con lo que se puede dar una visibilidad completa a las compañías para las que trabajan del progreso y evolución de sus expedientes. Otra de las ventajas que ofrece es que agiliza al máximo los procesos de información junto con la reducción del movimiento físico de papel limitándolo a las situaciones estrictamente imprescindibles por necesidades procesales.

José Luis Esteban Villar

Esteban Villar Abogados ha implantado un software modelo SaaS en su despacho. ¿Podría explicar cuáles son las características de dicho software?

Efectivamente, hemos implantado una solución para la gestión del despacho en modelo SaaS, concretamente, Collectia de la firma "Intelligence Partner", cuyo apoyo he de decir que ha sido y es inmejorable.

El proceso surge de la siguiente situación:

  • Hemos pasado por múltiples experiencias con diferentes aplicaciones para la gestión de grandes volúmenes de expedientes (del orden de 4.000 al año). En primer lugar, alrededor de mediados de los 80, implantamos una solución a medida, diseñada por un "amateur"; posteriormente, implantamos una solución impuesta por uno de nuestros grandes clientes y finalmente decidimos optar por una solución de mercado, que proporcionará a nuestros clientes nacionales y extranjeros acceso directo a nuestros servicios.
  • Por ello, a finales del año pasado, y dado el poco grado de cobertura y funcionalidad que nos daban las diferentes aplicaciones, encargamos a unos especialistas en procesos informáticos que buscaran una aplicación diferencial. Exploraron diferentes productos del mercado y, al final, nos decidimos por Collectia, dado que su arquitectura SaaS, nos daba con mucha diferencia el nivel de flexibilidad y parametrización que necesitaba la complejidad de las diferentes actividades que desarrollamos en nuestro despacho.

¿Cómo surgió la idea de trabajar con SaaS?

En realidad, no fue una idea preconcebida, pero puedo señalar las causas que nos inclinaron finalmente a esta decisión:

  • Con este sistema no necesitamos soporte informático local: sólo acceso a Internet. Un despacho de dimensión media, como el nuestro, y de grandes volúmenes de expedientes, quiere dedicarse a su "core business" que es la abogacía y no tener un Departamento de Informática interno cuyo coste es además, elevadísimo.
  • Mejoramos enormemente la calidad y rapidez de nuestros procesos. Al poder compartir información entre todos los intervinientes, éstos se agilizan de un modo espectacular, lo que nos permite ser más eficientes y "hacer más con menos". Vivimos un momento en que los grandes clientes exigen acuerdos económicos más ajustados, y la eficiencia en los procesos, además de la productividad, son factores clave para tener éxito.
  • Por añadidura, podemos darles acceso directo a determinada información de la gestión que efectuamos, de manera que tienen la posibilidad  de estar al tanto de cómo evolucionan sus expedientes. Esto tiene un doble efecto: el cliente gana en seguridad, porque acredita nuestra transparencia; y nosotros no tenemos que dedicar tiempo a crear informes y gráficos comparativos, porque Collectia nos lo da automáticamente.

¿En qué ha cambiado la forma de trabajar del despacho a raíz de esta implantación?

En ese sentido, tengo que diferenciar dos aspectos:

  • Desde el punto de vista de mejoras internas, nos ha permitido automatizar determinados procesos que consumían muchos recursos (por ejemplo, procesos masivos de facturación); hemos mejorado significativamente el sistema de gestión de nuestros expedientes (y, en consecuencia, ganar en productividad) y nos ha permitido liberarnos de dar información periódica al cliente porque tiene acceso directo a la información que les proporcionamos.
  • Desde el punto de vista de hábitos de trabajo, salvo el hecho natural de tener que pasar por un proceso de aprendizaje al cambiar de interfaz de usuario, Collectia es un producto que se adapta, mediante parametrización, a nuestra forma de trabajar y no al contrario: nosotros no nos hemos tenido que ajustar a procesos definidos por el producto, sino que la compañía "Intelligence Partner" ha parametrizado la aplicación para que se adapte a nuestros sistemas de trabajo.

¿Cómo se plantea Esteban Villar Abogados el día a día del despacho a partir de este momento?

Básicamente, la adopción de este sistema nos permite, como he dicho antes, absorber más trabajo, al haber aumentado en productividad, aunque hay una serie de efectos colaterales que no son de poca importancia: nuestros empleados pueden tener acceso al sistema desde cualquier punto a Internet (siempre que entre dentro de los rangos de IP que nosotros permitimos), mediante un login y un password únicos, pueden teletrabajar, tienen acceso en tiempo real a la información de los expedientes desde cualquier punto y a través de cualquier dispositivo…

¿Pueden acceder a toda la información en tiempo real?

Sin duda ninguna, y no sólo a la información operativa, sino a información de gestión (cuadros de mando, informes, etc…) en tiempo real "rabioso". Además, la plataforma sobre la que se ha construido Collectia (force.com) garantiza una disponibilidad de acceso a la aplicación del 99,9%. Virtualmente, podemos decir que "nunca está caído" el sistema, como nos pasaba con las aplicaciones anteriores.

 

La seguridad es esencial, y más cuando hay datos sensibles; en cuanto a las actualizaciones del software y cumplimiento de la LOPD, ¿qué nos puede decir?

Comprenderá que éste es un tema, particularmente sensible para nosotros siendo un despacho de abogados, y que nos preocupa de modo muy especial. Cuando nos pusimos en contacto con "Intelligence Partner" y con Salesforce.com (el proveedor de la plataforma sobre la que está desarrollada Collectia) nos demostraron que el cumplimiento de los requisitos de la LOPD está amparado por el acuerdo denominado "Safe Habour" entre el gobierno de los Estados Unidos y la Comunidad Europea, que garantiza el cumplimiento de las leyes de protección de datos de todos los países de la Comunidad Europea y, por supuesto en España.

Es más, en mi opinión, con la capacidad de inversión en sistemas de seguridad informática de un despacho de nuestras dimensiones, me siento mucho más seguro con mis bases de datos residiendo, y perdóneme por la comparación, en un "Fort Knox" informático que en mi propio despacho.

 

Una de las virtudes de este software es que permite la movilidad. Movilidad, ¿puede llegar a ser sinónimo de teletrabajo?

Podemos hablar de movilidad en dos aspectos diferentes:

  • Ubicuidad. Ciertamente esto incluye el teletrabajo. Hoy en día, cualquier empleado del despacho (o usuario externo, que tenga acceso a determinada información de Collectia) tiene la libertad de acceder a Collectia desde cualquier punto con acceso a Internet (Adsl, 3G…), siempre que nosotros autoricemos el mismo mediante el sistema de control que incorpora Collectia.
  • Multidispositivo: podemos acceder a la información de Collectia no sólo desde un ordenador, sino también desde otros dispositivos móviles, como Blackberrys o iPhones…

¿Podremos decir a medio plazo que el Derecho y las TIC caminan a la misma velocidad?

En mi opinión, el Derecho va mucho más despacio que las TIC… no obstante, las compañías como nosotros que optamos por utilizar las últimas tecnologías como Collectia para mejorar nuestros procesos estamos convencidos de conseguir una ventaja competitiva que nos permite ponernos en cabeza de la "línea de salida" y ofrecer servicios mucho más adecuados a nuestros clientes que los de nuestros competidores, que son los grandes despachos.

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