En los últimos años, la transparencia es uno de los conceptos más en auge y que más se repiten cuando se habla de la gestión de la información y de las formas de dirección dentro de los gobiernos y empresas. La sociedad civil y la influencia de Internet -que ha permitido y facilitado el acceso a múltiples fuentes de información y ha abierto canales para compartir los contenidos- han fomentado también una actitud crítica hacia actitudes oscuras y ocultistas en lo relativo a la información que el ciudadano recibe, tanto desde el sector público como del sector privado.
Los primeros han intentado avanzar en este ámbito: Gobiernos e instituciones públicas han puesto su acento en la necesidad de promover una cultura de la transparencia y la rendición de cuentas y con tal fin se dictó en 2013 la tan consabida Ley de Transparencia por la cual se pasaba de una cultura de la no información al de la proactividad, obligando al sector público a publicar toda aquella información que se considerase relevante para el ciudadano, así como atender las peticiones de los mismos. En esta misma línea, el sector privado también comienza a plantearse nuestras estrategias de comunicación y promoción de la imagen que tienen como uno de los puntos centrales la transparencia.
La Abogacía no ha sido ajena a esta tendencia. Hace sólo unos meses el Consejo General de la Abogacía Española (CGAE) daba luz a su portal de transparencia en el que los ciudadanos interesados pueden conocer la estructura y actividades del Consejo, la información sobre convenios, contratos o incluso su actividad presupuestaria, así como la Memoria Anual de la Abogacía. Igualmente, el CGAE ha firmado un convenio con la organización Transparencia Internacional-España con el que asume de forma voluntaria una serie de compromisos sobre transparencia relativos tanto a su política de funcionamiento como a una amplia serie de informaciones sobre la institución.
En esta misma línea, muchos despachos de abogados han optado por examinar la información que generan, los canales a través de los que se publica, la comunicación interna y la comunicación externa. Todo con un objetivo: ser más transparentes y accesibles a una sociedad formada por millones de clientes potenciales que cada vez más relaciona transparencia con buena reputación y en la que ésta se ha convertido en un elemento más a tener en cuenta en la toma de decisiones por parte del cliente.
Transparencia para despachos
Pero, ¿qué es la transparencia y cómo se adapta a los despachos de abogados? La transparencia está íntimamente ligada con la ética y la confianza en las empresas y organizaciones, incluyendo por tanto a los bufetes dentro de su ámbito de actuación.
Estos, por sus especiales características relativas al mercado en el que se mueven, pero también por su cercanía con los clientes, deben poner en el centro de su comunicación e imagen la transparencia dado que está demostrado que durante el proceso de compra, y ante una oferta poco diferenciada, los clientes valoran ésta, entre otros factores, como un rasgo esencial e incluso definitorio para la elección de los despachos.
Algunos despachos más reacios a esta práctica argumentan que la total transparencia puede estar en contradicción con la intimidad, secretismo e incluso confidencialidad que requieren muchos de los asuntos que los despachos dirigen. Pero debemos aclarar que la transparencia no significa revelar secretos o información sensible, de carácter competitivo, sino la disposición efectiva a mostrar los principios de acción y las decisiones del despacho de abogado para que exista un control social y canales de comunicación con el ciudadano. En definitiva, acercar el funcionamiento del despacho y su filosofía al ciudadano para que éste le responda.
Sin embargo, muchos despachos que han apostado por diseñar una política de transparencia interna, se preguntan qué tipo de información han de ofrecer y cuál no. Transparencia Internacional en su estudio Principios de Transparencia y Prevención de la Corrupción para las empresas ha elaborado un decálogo de principios que deben cumplirse para fomentar la cultura de la transparencia dentro de las empresas de los que pueden extraerse al menos cinco tipo de información que ha de ser accesible en el entorno del sector legal:
1. Información relativa al Gobierno Corporativo, es decir, el sistema por el cual los despachos son dirigidos y controlados, y las relaciones entre el cuerpo directivo de una empresa. Identificar a los miembros del equipo, especialmente los de más relevancia por su posición interna, sus CV o sus intereses. No se trata de relevar información interna del despacho, pero desde luego, sí las relaciones jerárquicas establecidas, los sistemas de carrera o las promociones internas dado que son claves para que el despacho sea abierto y permita al ciudadano conocer la estructura del mismo y su funcionamiento interno.
2. El Código Ético o los valores que dirigen la acción del despacho. Estos valores no deben ser sólo enunciados como una mera declaración formal, sino que deben dirigir la acción del despacho y en ese sentido, ser claros para el ciudadano, concisos pero también representativos de la filosofía que subyace en el negocio. Pero hay que tener cuidado con enunciarlos y no cumplirlos: la contradicción entre lo que el despacho dice representar y cómo actúa puede perjudicar la imagen y reputación del mismo.
3. Información pública de las políticas de Responsabilidad Social Corporativa. La existencia de una cultura empresarial basada en valores requiere también la transparencia e información de las políticas de responsabilidad social corporativa, pues éstas inciden dentro de la empresa y a la mejora social y económica. Un aspecto que interesa cada vez más al ciudadano que se muestra favorable y positivo hacia aquellas empresas que contribuyen con su propio beneficio a mejorar la sociedad.
4. Información económica, entre otras, memorias anuales o cuentas de resultados anuales. Igualmente, Transparencia Internacional insiste en la importancia de informar sobre las contrataciones con el sector público así que como sobre las actividades subvencionadas con ayudas públicas. No hay que olvidar que, todavía en plena crisis económica, los ciudadanos se muestran especialmente sensibilizados y concienciados hacia estos aspectos.
5. Publicación de informes, resultados o programas de cumplimiento normativo –Compliance Programmes – que, junto con informes que atestigüen el cumplimiento de las obligaciones fiscales, debe mostrar al despacho como un despacho cumplidor con las normas, legalmente responsable. No es ésta una información menor dado que éste aspecto es hoy uno de los valores que más subrayan los ciudadanos como importancia en su relación con las empresas.
Estos cinco grandes grupos de información representan, grosso modo, todo aquello que debe ser accesible al público. Pero lo cierto es que, sin ánimo de ser minucioso, los despachos deben tener una política de "puertas abiertas" en la que la información que se oculta sea mínima y desde luego, reducida en comparación con los datos que se ofrecen al público.
No obstante, no es fácil lograr este nivel de transparencia. Impone obligaciones, claridad y un gran sacrificio en sostenerla para que ésta sea realmente útil y esté actualizada. Pero por ello, conviene subrayar que la transparencia no ha de entenderse sólo como un concepto de moda con un alto coste interno, sino también un concepto rentable. Las empresas que tienen implantadas políticas de transparencia se convienen en empresas más rentables, que atraen más clientes y retienen mejor su talento. Algo que también ocurre en la Abogacía.
Transparencia, también interna
Si hasta ahora nos hemos centrado en la transparencia con el exterior, lo cierto es que el despacho de abogados también debe ser transparente internamente. Enseñar y divulgar la cultura corporativa, fomentar la confianza interna, compartir los objetivos y estrategias del despacho o ayudar al desarrollo profesional de los abogados y su responsabilidad individual son sólo algunos de los objetivos que se lograrán si hacemos accesible internamente la información que se genera en el despacho.
En este ámbito, identificar los objetivos individuales de forma clara, explicar la estructura y las relaciones entre los miembros, informar de los proyectos o informar de las principales decisiones son fundamentales para motivar a los trabajadores, pero también para atraer nuevo potencial. De hecho, se pueden consultar este tipo de información en muchos de los despachos más importantes del mundo anglosajón dado que lo entienden como un elemento para la atracción del talento.
Esta política de claridad es, obviamente, más fácil cuanto más reducido sea la dimensión del despacho. Pero cuando el bufete alcanza grandes dimensiones, la gestión de la información -y el control de la información informal- se complica. No obstante, ha de establecerse mecanismo que permitan su control: designar responsables de la misma, establecer canales internos – desde el envío de correos informativos al uso de la Intranet- o, incluso, a través de la página web puede ayudar a gestionar la transparencia con más facilidad y a un menor coste económico y de recursos. Y de cara al exterior, las redes sociales y los nuevos canales de información son los mejores aliados.
En definitiva, la transparencia puede ser vista como un riesgo para los despachos de abogados. Sin embargo, no ser transparente es, a largo plazo, mucho más perjudicial para el negocio. Resulta necesario impregnar al sector legal de esta nueva filosofía y utilizarla más como un incentivo de mejora, que como una amenaza; más como un instrumento de retención del talento, que como una pérdida de control interno; más como una acción de promoción y atracción de clientes que como una apertura incontrolada hacia el exterior. Porque la transparencia es una relación de win-win para los despachos de abogados y esto, en los tiempos que corren, es por sí mismo, una buena noticia.
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