Deberemos considerar la gestión documental tanto desde el punto de vista de las persona o roles que maneja los documentos (qué usan, qué necesitan), como desde el punto de vista de la empresa (objetivos a conseguir con la gestión documental en los procesos y las actividades de la empresa, viabilidad de realizarla, coste…).
¿Podemos hacer gestión documental con documentos en papel?
El almacenamiento de documentos en papel es muy poco eficiente.
- Al archivar los documentos en papel no podemos emplear más que un solo criterio.
- No siempre es fácil o cómodo mantener ese criterio de archivado.
- Si archivamos documentos en un lugar equivocado equivale a perder los documentos.
- Además, hacemos fotocopias, sobre las que realizamos anotaciones, que también solemos tener que archivar, creando nuestro propio archivo, y por ello un buen número de archivos paralelos.
- Si necesitamos conservar las versiones sucesivas de un documento todavía complicamos más las cosas.
Como resultado, encontrar la versión adecuada de un documento suele ser complicado. Tendremos nuestro propio método, que suele comenzar por consultar a alguna persona que lo ha creado o modificado, e ir persiguiendo su rastro…
En consecuencia consumir un tiempo, un esfuerzo y un coste excesivos. Si lo midiéramos, veríamos que es mucho mayor de lo que nos imaginamos.
Métodos y herramientas para la gestión documental
La gestión documental es un conjunto de herramientas y métodos ideados para que en su empresa se puedan manejar mejor los documentos.
Si tenemos documentos en papel
- podemos digitalizarlos, es decir obtener una imagen digital al pasarlos por un escáner.
- Después, esa imagen digital se "lee" automáticamente por programas de reconocimiento de caracteres.
De esta forma nuestros documentos en papel tendrán ahora la misma naturaleza que los que hayamos escrito con un editor de textos. Pero podemos hacer más cosas.
- En lugar de guardar los documentos en subdirectorios, los podemos almacenar en bases de datos documentales.
- Estas bases de datos están especialmente preparadas para buscar cualquier documento por cualquier palabra o combinación de palabras contenidas en él, como hacemos en Google.
Además las bases de datos documentales permiten clasificar los documentos por distintos criterios. Cada criterio es un "metadato", y nosotros podemos crear todos los metadatos que nos convengan en la empresa: por proyecto, por tipo de documento, por cliente… Para cada metadato debemos construir una lista de valores posibles (lista de proyectos, lista de tipos de documento, lista de clientes,…).
En cada documento elegiremos los valores adecuados de cada metadato, y de esa forma nuestros documentos digitales quedarán clasificados por los distintos criterios que hayamos establecido.
De esta forma también podemos acceder a conjuntos reducidos de documentos estableciendo valores para uno o varios criterios (un proyecto, un tipo de documento, un cliente,…).
Beneficios adicionales
Con todo ello se evitará la pérdida de documentos archivados en lugar equivocado. Disminuirá la existencia de muchas copias del mismo documento. Se encontrarán más fácilmente referencias de cualquier tema. Disminuirá el número de archivos. Podremos archivar documentos por criterios distintos a los de búsqueda para facilitar el mantenimiento, la modificación periódica, o la retirada de documentos obsoletos.
