Sin duda el tiempo de dedicación a los asuntos en un despacho es el elemento más importante de la gestión, en la medida que el tiempo es un recurso finito, que no se puede recuperar, y a la vez es la principal materia prima con la que trabajamos, pues sustancialmente nuestra actividad consiste en dedicar horas a atender los encargos de nuestros clientes. Según la gestión del tiempo de los profesionales que implementemos estaremos determinando la experiencia del cliente, el logro de los objetivos del despacho y el propio bienestar de los profesionales, de aquí su capital importancia.
Antes de abordar la optimización en la gestión del tiempo debemos mencionar dos elementos que tienen un gran impacto, en la medida que generan importantes disponibilidades de tiempo, si bien no los abordaremos en esta ocasión en la medida que pretendemos analizar la gestión del tiempo desde la perspectiva del coste de oportunidad:
- La automatización de las tareas, de la mano de la tecnología y de manera relevante de la inteligencia artificial, nos va a permitir liberar tiempo para la mejora en la eficiencia de la gestión, especialmente en aquellas tareas que no aportan valor, que está trasformando la actividad de los profesionales y la gestión del tiempo.
- La aplicación de metodologías ágiles en la gestión de los proyectos reduce los desperdicios de tiempo y evita la realización de tareas duplicadas, con una evidente mejora en la eficiencia de la gestión del tiempo.
La adecuada combinación de los tres elementos determinantes en la gestión del tiempo: la automatización de tareas, la gestión de proyectos y la planificación de tareas, además de conformar un determinado modelo de negocio, tiene un impacto directo en los costes de explotación, en la medida que el coste de personal suele suponer el gasto más importante del despacho, y de esta manera su adecuada gestión tiene un impacto directo en la cuenta de resultados.
Debemos tener en cuenta que, si bien los recursos tecnológicos o de gestión son escalables, en la medida que nos permiten atender más proyectos sin aumentar los recursos, el conocimiento y la dedicación de los profesionales no lo son, pues un mayor número de proyectos nos van a requerir más profesionales, lo que nos exige gestionar el coste de oportunidad del recurso tiempo para minimizar la incorporación de nuevos profesionales, planificación que construiremos desde tres elementos:
1. Elección: La actividad profesional implica gestionar el coste de oportunidad de lo que dejamos de hacer.
Excepto para unos pocos elegidos es evidente que no podemos hacer bien dos cosas a la vez, lo que convierte nuestro quehacer cotidiano en una elección permanente de si nos dedicamos a este proyecto o a otro, y en consecuencia dejaremos de hacer cosas que habrá que eliminar, delegar o posponer, según veremos posteriormente en la planificación. La decisión comportará así un coste de oportunidad que no debemos dejar a la improvisación o al azar.
La gestión del coste de oportunidad va a requerir de un cuádruple plan temporal: anual, mensual, semanal y diario para tener visión a corto, medio y largo plazo, pues si solo gestionamos el plan diario solo gestionaremos las urgencias, en la medida que lo inmediato no es siempre lo importante.
Los planes temporales deberán incorporar una lista de tareas, la clasificación en atención a su naturaleza, la previsión del tiempo para su desarrollo, la priorización en su ejecución, así como un elemento dinámico para el ajuste en su ejecución que permita incorporar la flexibilidad necesaria para atender sobrecargas de trabajo o imprevistos. Los excedentes a nuestra disponibilidad horaria suponen el coste de oportunidad a gestionar, de acuerdo con los dos elementos que siguen.
2. Temporalización: La correcta ubicación en el espacio temporal de las tareas a realizar va a resultar clave para conseguir los objetivos.
Lógicamente no todas las tareas admiten la misma dilación en el tiempo, algunas estarán sujetas a vencimientos inaplazables y en consecuencia la construcción de cronogramas y diagramas de Gantt van a ser claves para la correcta ubicación de las tareas en el tiempo.
Generar la disponibilidad personal necesaria para la ejecución continuada en el tiempo de una determinada tarea, es otro elemento clave en la gestión del tiempo, en la medida que la interrupción en su ejecución, o su aplazamiento, consume un tiempo adicional y un cansancio en el profesional, en la medida que la ejecución secuencial aporta mejores rendimientos. Debemos liberar el tiempo necesario para tareas que exijan concentración, buscando el aislamiento que evite la interrupción.
Debemos dejar constancia de la ejecución diaria de las tareas, mediante una herramienta de timesheet o gestión de horas, con la doble finalidad de hacer un análisis de las desviaciones e introducir las correcciones temporales necesarias, así como implementar un sistema de evaluación de la aportación de valor y rentabilidad en la ejecución de los proyectos. No podremos mejorar aquello que no podamos medir.
3. Priorización: la adecuada combinación entre lo urgente y lo importante
La actividad profesional consiste a menudo en la elección entre hacer lo urgente o lo importante, con el consiguiente estrés, que deberemos resolver mediante una matriz para la decisión a tomar: eliminar, delegar o posponer.
Así, si no son urgentes ni importantes podremos eliminar las tareas, normalmente asociadas a actividades improductivas. Si son urgentes pero no importantes, podremos delegar y hacer el correspondiente seguimiento. Si son importantes pero no urgentes, podremos planificar su ejecución. Y si finalmente son urgentes e importantes, deberemos actuar de inmediato.
El adecuado balance de las diferentes entradas de la matriz nos pondrá de relieve el nivel de organización del despacho, pues si la mayoría de las tareas son urgentes e importantes estaremos seguramente ante un problema de organización, y si por el contrario estamos ante una situación donde la mayoría de las tareas no son importantes y no son urgentes estaremos posiblemente ante un problema de modelo de negocio.
La planificación en la ejecución de las tareas va a ser clave para su eficiencia, en la media que si controlamos su ejecución podremos desarrollar una estrategia de gestión. Por el contrario, si las tareas determinan la planificación del despacho nos limitaremos a aplicar táctica, con el consiguiente estrés que penalizará adicionalmente el rendimiento.
El crecimiento del despacho va necesariamente asociado a la estrategia de delegación de tareas y la construcción de una cultura de equipo. En este sentido debemos estar especialmente atentos a los factores que nos impiden una delegación de las tareas: falta de confianza, falta de tiempo para delegar, falta de recursos, falta de motivación … La delegación de tareas tiene un componente de transmisión del conocimiento que fortalece la cultura del despacho y su crecimiento harmónico, y atendiendo a la importancia de estos elementos deberemos dedicarle la atención necesaria.
Detallamos algunas técnicas específicas para la gestión del tiempo:
- Dedicar 10 minutos al inicio de la jornada para planificar el día.
- Establecer los objetivos de manera clara y visible, con previsión de dedicación temporal y compartirlo con el equipo.
- Dividir las tareas complejas para su gestión en periodos máximos de 2 horas.
- Determinar un espacio temporal para las llamadas, gestión de los correos y gestión de las redes sociales.
- Determinar espacios de tiempo bloqueados para tareas que exijan concentración, así como una planificación de los descansos.
- Liberar tiempo para imprevistos y evitar las tareas ladronas de tiempo sin valor.
- Usar herramientas de gestión de proyectos compartidas con el equipo, y hacer un seguimiento de la ejecución de la planificación.
- El orden en la mesa de trabajo y en el ordenador ayuda a la mejora de la gestión del tiempo.
- Medir la aportación de valor al cliente y la rentabilidad económica.
- Al final de día medir la ejecución de la previsión, para corregir la siguiente para temar el ciclo. El aplazamiento de las tareas será la parte más sensible a gestionar.
Sin duda el activo más importante de un despacho son sus profesionales y en consecuencia una adecuada gestión de las tareas que realizan es clave para la retención del talento, la mejor experiencia del cliente y la rentabilidad del despacho. La gestión del coste de oportunidad va a determinar el éxito en los retos planteados.
